1-On

David Allen on aikajohtamisen konsultti ja myydyin kirjailija. Hän on kehittänyt tuottavuus- ja parannusohjelmia yli miljoonalle ammattilaiselle sadassa organisaatiossa, mukaan lukien Fortune 500 -yhtiöt, globaalit voittoa tavoittelemattomat organisaatiot ja Yhdysvaltain hallitusvirastot.

Hän johtaa usean miljoonan dollarin yritystä ja on kirjoittanut kolme kirjaa, muun muassa Getting Things Done: Stressitöntä tuottavuutta ja kaikelle valmis: 52 Tuottavuusperiaate asioiden saamiseksi. David Allen keskustelee kahden minuutin säännöstään saada aikaan enemmän menestyksen kanssa.

MENESTYS: Puhut ihmisistä, jotka käyttävät pieniä aikaikkunoita saavuttaaksesi enemmän. Kerro meille, miten tämä tehdään tehokkaasti.

David Allen: Monet ihmiset viivyttävät, koska he eivät tiedä, minkä heidän seuraavan toimintansa pitäisi olla. Kun todella päätät, mitä seuraavaksi tehdä, kun sanot: "Odota hetki, tiedät, voisin tehdä sen melko nopeasti", silloin edistyt. Se voi olla surffailla verkossa saadaksesi tietoja, tai se voi olla noutaa puhelin ja jättää viesti sisarellesi vastaajaan … Monta kertaa seuraava askel jotain on jotain, joka voitaisiin tehdä melko nopeasti. Joten ensimmäinen tehtävä on varmistaa, että kaikki on jaoteltu seuraavalle toimintatasolle. Ja sitten, jos saat aikaikkunan, vilkaise kaikkia näitä toimia ja valitse toiminto, joka saattaa mahtua tällaiseen aikatauluun. Totuus on, että monien asioiden tekeminen vie vähemmän kuin kaksi minuuttia.

MENESTYS: Kerro meille kahden minuutin säännöstäsi.

David Allen: Minulla on kahden minuutin sääntö, joka sanoo: Jos päätät, että toiminto voidaan suorittaa kahdessa minuutissa, sinun pitäisi itse tehdä se oikein silloin, koska sen järjestäminen ja tarkistaminen vie kauemmin kuin todellisuudessa olisi. lopeta se ensimmäisen kerran kun huomaat sen. Jos et välttää kysymystä siitä, mikä on seuraava vaihe, paljon kahden minuutin kohteita voitaisiin tehdä silloin. Nyt on monia kertoja, että sinulla on seuraava vaihe, joka vie pidempään aikaa, kuten esimerkiksi isojen laskentataulukoiden laatiminen. Et halua tehdä sitä kahdessa minuutissa. On hyvä idea säilyttää paljon pieniä asioita, kun saat nuo omituiset pienet ikkunat, kuten puhdistaa vanhat sähköpostiviestit tai puhdistaa joitain tiedostoja. Ympärilläni on paljon asioita, kun saan outon pienen aikaikkunan ja kun minulla ei ole paljon energiaa. Oletetaan, että olen lopettanut suuren puhelun ja minulla ei ole toista seitsemän minuutin ajan, puhdistan todennäköisesti vain roskapostin sähköposteistani tai tiedätkö tiedoston puhdistamisen tai ehkä menossa ja saan kupin kahvi.

MENESTYS: Tämä kahden minuutin sääntö, josta puhut, on yksi niistä asioista, jonka olen oppinut sinulta ja jota käytän joka päivä. Tiedätkö, että sähköposti laskeutuu postilaatikkoosi ja teet päätöksen, voinko saada sen aikaan kahdessa minuutissa? Ja jos se on, tyhjennä se vain, tee se, tee se valmis, siirry eteenpäin. Jos ei, niin arkistoi se pieninä aikoina, kun aiot keskittyä sellaisiin toimintoihin. Pitääkö tämä paikkansa?

David Allen: Kyllä. Tiedätkö, että monet ihmiset ovat huomanneet, että olevan ehdottoman voimakas osa kirjaani, Getting Things Done, ja mielestäni ei ole pelkästään tehokkuutta päästä eroon kahden minuutin asioista, vaan sen ei tarvitse myöskään pysäköidä sitä, katso sitä uudelleen ja ajattele sitä uudelleen. Ota se pois. Ole kuin Teflon. Anna sen päästä pois sieltä. Mielestäni se kouluttaa ihmisiä tekemään toimeenpanopäätöksiä siitä, mitä heidän on tehtävä asioista, kun ne kohtaavat. Voinko tehdä tämän kahdessa minuutissa? Tämä kysymys todella huijaa sinua tekemään toimeenpanevan päätöksen siitä, mitä seuraavaksi tapahtuu ja mitä ihmiset todella tarvitsevat.