1-On

Asiantuntijat läheltä
Louis Barajas on finanssiasiantuntija ja yrityskirjailija pienyrityksille, suurelle elämälle ja ylityölle, ylenmääräiselle ja alipalkatulle .

Jan Yager on tutkinut ajanhallintaa ja johtanut työpajoja 1980-luvulta lähtien. Hän on kirjoittanut kolme aikahallintaa käsittelevää kirjaa, viimeksi " Work Less, Do More: 14-Day Productivity Makeover" .

Peggy Duncan on henkilökohtaisen tuottavuuden asiantuntija, puhuja, konsultti ja kirjoittanut The Time Management Memory Jogger and Conquer Email Overload -sovelluksen .

Q. Minulla on yritys kotona ja minua häiritsee kotiprojektien ja perheen tuleminen ja meneminen. Kuinka voin pitää laserin kaltaisen tarkennuksen kotiyritysympäristössä?

Louis Barajas : Sinun on luotava "pyhä työtila", jossa perheesi oppii kunnioittamaan fyysisen työn rajoja. Monet kotona työskentelevät yritysomistajat ovat henkilökohtaisesti vastuussa näiden näkymättömien rajojen ylittämisestä. Aikataulut taukoille nähdäksesi perheesi.

Peggy Duncan : Aivan kuten töissäkin, sinun on pysähdyttävä tarpeeksi kauan asettaaksesi järjestelmät paikoilleen, jotta kaikki tehdään kotona.

Arvioi keskeytykset. Jos arvioit perheen keskeytyksiä, voit tehdä niihin yksinkertaisia ​​muutoksia, esimerkiksi alentaa hyllyä jääkaapissa, jotta lapselle olisi helpompi päästä käsiksi.

Aseta rajat. Aseta aukioloajat samalla tavalla kuin perinteisessä ympäristössä, ja tee selväksi, mikä merkitsee arvokasta keskeytystä, kuten esimerkiksi takan palaminen.

Järjestäydy. Sinun tulisi luopua kotona kadonneen ja löydetyn osaston johtamisesta. Kaikkien tulisi organisoitua, jotta he löytäisivät kaiken mitä tarvitset ilman sinua.

Luo rutiineja. Aikataulutuksen helpottamiseksi on apua, jos luot rutiineja. Kokki esimerkiksi viikon ajan joka lauantai-aamu.

K: Onko kirjoitettaessa luetteloita mahdollista keventää niitä?

Jan Yager : Keskeisiä tapoja tehdä tehtävälistoista tehokkaampia ovat:

Järjestä luettelo prioriteettien mukaan.

Yritä arvioida, kuinka kauan jokin vie.

Yritä tehdä tehtäväluettelosta paitsi suuria asioita - kirjoittaa kirja, vaan jakaa se vaiheisiin - kirjoittaa luku 1 tai tehdä haastattelut luvulle 1.

Varmista, että siirrät aina kohteen, jota ei ole vielä valmis, nykyisestä luettelosta seuraavaan luetteloon.

Minkä tyyppinen luettelo sopii sinulle, on hieno. Jotkut mieluummin tietokone tai PDA, mukaan lukien BlackBerry tai jopa puhelin. Toiset mieluummin paperia. Jotkut laativat päivittäisiä luetteloita, ja toiset tekevät viikoittain, kuukausittain tai jopa vuosittain luettelot, mukaan lukien tavoitteiden asettaminen ja liiketoimintasuunnitelmat.

Joku kirjoittaminen auttaa sinua konkretisoimaan suunnitelmasi ja tavoitteesi. Luo tehtävälista jokaisen työpäivän lopussa auttaaksesi sinua määrittelemään, mitä teet ensin seuraavana aamuna.

Katso tehtäväluettelosi ja tarkista, mitä olet saavuttanut ja mitä sinun on vielä tehtävä. Asiat eivät tapauksellisesti tapahdu, koska olet kirjoittanut ne muistilistaan.

Peggy Duncan : On tärkeää käyttää aivoja ajatteluun, mutta käyttää ulkoisia vihjeitä muistamiseen. Tehtäväluettelo toimii vain muistutuksena asioiden tekemisestä. Se voi olla kierremuistio, Outlook-tehtävä, muistilappu, kalenterimuistutus, tarkistuslista, hälytys jne.

Tässä muutamia esimerkkejä:
Neuvottelupuhelu kello 13.00 Aseta kalenterimerkinnän lisäksi hälytys matkapuhelimeesi, jotta melu kiusaa sinut pois työstäsi. Toinen vaihtoehto on ilmainen lataus CinnamonSoftware.com-sivustosta, Talking Alarm Clock.

Kansio seuraavalle matkallesi. Aseta kansio loogiseen paikkaan ja merkitse kalenteriin tai matkaluetteloon, että tarvitset sen. Kun valmistaudut matkallesi (aina edellisenä päivänä), tarkista muistiinpanosi ja hanki kansio.

Projektit, jotka tarvitsevat enemmän kuin muutama tunti. Siirrä nämä tehtäväluettelostasi ja kalenterisi kuukausittain, viikossa tai päivässä suunnitelma niiden tekemiseksi. Jakaa projekti vaiheisiin ja luo seurantajärjestelmä, joka pitää sinut aikataulussa.

Errands lauantaina. Tämä voi olla yhtä yksinkertainen kuin taskussa oleva paperiarkki. Erällä asioita, jotta voit käsitellä niitä sen perusteella, mitkä ovat ja mihin sinun on mentävä.

Vastaajaviestit. Kuunnellessasi vastaajaa, käytä spiraalimuistikirjaa merkitsemään se. Tarkista paluupuhelun jälkeen se luettelosta. Korosta se, jos et saanut sitä aikaan sinä päivänä. Muista, että on hienoa käyttää näiden kaikkien vinkkien yhdistelmää.

K: Mitkä ovat parhaat vinkit saada aikaan enemmän - mitä tapoja minun pitäisi yrittää omaksua?

Jan Yager : Priorisointi on avainta. Mitä sinun on suoritettava tai haluat saavuttaa pitkällä tähtäimellä tai heti, ja mitä toimia sinun on suoritettava saavuttaaksesi nämä tavoitteet? Yritä olla mahdollisimman konkreettinen.

Opi siirtämään tehtäviä, jotka ovat joko sinulle liian tylsää tai eivät ole aikasi parhainta hyödyntäviä. Älä kuitenkaan delegoi sitä, mitä teet parhaiten ja mikä on avain menestykseesi. Lisäksi delegoi tehtäviä, ei suhteita.

Vältä työnarkomaania. Muista, että suurin osa työtovereista on huonoa aikaa hoitavia. He työskentelevät jatkuvasti, koska he eivät voi aloittaa ja lopettaa työtä; joten kun he alkavat, he jatkavat. Uupuminen, korkeampi onnettomuuksien tai virheiden määrä ja heikko työsuhde tai henkilökohtaiset suhteet ovat joitakin työkierroksiin liittyvistä kielteistä. Työntekijöiden on ymmärrettävä, että työ- ja yksityiselämän tasapaino on parempi vaihtoehto kestävälle aikatehokkuudelle ja tyydyttävälle ja palkitsevalle elämälle. Tämä ei tarkoita, että ei ole aikoja, joissa satunnaisia ​​työsuorituksia tapahtuu määräaikojen tai vuodenaikojen vaatimusten takia, mutta jos vuorokauden ympäri työ on 24/7, parempi aikahallinta, mukaan lukien parempi tahdistus ja suunnittelu, voi johtaa suurempaan tehokkuuteen ja terveellisempi sinä ja perhe-elämäsi.

Louis Barajas : Jokaisen tulisi suunnitella työpäivänsä kirjoittamalla yksi tärkein tehtävä, joka heidän on tehtävä ennen toimistostaan ​​lähtöä. Järjestä työpäiväsi käyttämällä teknisiä ratkaisuja ja käytännöllisiä järjestelmiä asioiden tekemiseen. Ilman päivittäistä työsuunnitelmaa on käytännössä mahdotonta keskittyä tehokkuuteen. Luo myös tukipiiri, jonka avulla voit siirtää tai hallita aikaa tehokkaammin. Viimeiseksi, kysy itseltäsi seuraava kysymys päivittäin: Kuinka voin luoda enemmän arvoa elämässäni ja asiakkaalleni tänään?

Peggy Duncan : Muutamia asioita, jotka sinun tulisi harkita, ovat:

Ota sana kokeilla sanastostasi. Aiot joko muuttaa ja tehdä tämän tai et.

Kiinnitä enemmän huomiota siihen, miten vietät aikaa. Pidä loki muutaman päivän ajan luodaksesi visuaalisen kuvan siitä, miten vietät aikaa. Vertaa sitten kuinka vietät aikaa arvoihisi, tavoitteisiisi ja prioriteetteihisi.

Tule itsekkäämmäksi. Tee mitä sinun täytyy tehdä pitääksesi se yhdessä asettamalla itsesi etusijalle.

Delegoi niin paljon kuin pystyt. Kun olet luonut rauhallisen ja puhdistanut kaaoksen, siirrä lisää ja keskity ydintöihisi.

Lopeta jahkailu. Viivästyessäsi sinulla ei ole aikaa tehdä parhainta työtäsi, ja otat mahdollisuuden, että mikään ei mene pieleen (tulostimen väriaine loppuu). Jos kyseessä on kiire, josta pidät, etsi jotain muuta terveellistä korvaamaan tuo nautinto.

Pudota 9-1-1-mentaliteetti. Mitä tapahtuisi, jos et olisi käytettävissä heti, kaikki sähköpostit, puhelut, pikaviestit tai koputukset oven tapahtuu? Sinä selvisit. Ole keskittynyt siihen, mitä teet ja kenen kanssa.

Pysy tällä viikonloppuna. Jätä ainakin yksi viikonloppu täysin ilmaiseksi joka kuukausi. Älä päästä pyjamasta, ja tee joitain projekteja kotona.

Sinun on lähestyttävä elämää kuin sinulla ei ole sekunteja varaa. Kun aloitat työskentelemään älykkäämmin, luo enemmän aikaa ajatella. Ja kun alat ajatella, kaikenlaisia ​​villejä, hulluja asioita alkaa tapahtua.