1-On

Asiantuntijat lähietäisyydeltä Louis Barajas on pienyritysten, isojen elämien ja ylenmääräisten, ylikuormitettujen ja alipalkattujen yritysten asiantuntija ja yrityskirjailija.

Jan Yager on tutkinut ajanhallintaa ja johtanut työpajoja 1980-luvulta lähtien. Hän on kirjoittanut kolme aikahallintaa käsittelevää kirjaa, viimeksi " Work Less, Do More: 14-Day Productivity Makeover".

Peggy Duncan on henkilökohtaisen tuottavuuden asiantuntija, puhuja, konsultti ja kirjoittanut The Time Management Jogger and Conquer Email Overload with Better Habits -ohjelman.

Q. Työskentelen usein samanaikaisesti erilaisissa projekteissa, joilla on erilaiset määräajat, ja minulla on työntekijöitä omien projektiensa kanssa. Haasteeni on keskittyä riittävästi kuhunkin projektiin unohtamatta mitään, mutta kyetä silti vaihtamaan vaihteet ja vastaamaan henkilöstön esittämiin kysymyksiin. Voitteko auttaa?

Jan Yager: Olen havainnut, että menestyvät ihmiset voivat siirtyä edestakaisin hankkeiden välillä, olivatpa ne sitten liikemaailmassa tai kirjoituksen tai taiteen luovissa maailmoissa. Nyt tämä eroaa monitehtävistä, joissa taipumus yrittää tehdä useita projekteja samanaikaisesti. Kuten huomautan kirjassa Work Less, Do More, moniajoa käsittelevässä kappaleessa, mitä todella haluat tehdä, on sitä, mitä on kutsuttu valinnaiseksi huomioksi . Suurimman osan meistä on žongloida yksi, kaksi, viisi, 10 tai jopa 20 hanketta minkä tahansa ajanjakson aikana, joka näiden hankkeiden loppuunsaattaminen kestää. Mutta - ja tämä on erittäin tärkeä "mutta" - valikoiva huomio-osa on, että kun työskentelet tietyllä projektilla - kun olet siirtynyt projektista A projektiin B - olet täysin keskittynyt yhteen projektiin. Vältä häiriötekijöitä äläkä siirry edestakaisin kahden tai useamman projektin välillä. Ole keskittynyt ja keskity siihen, mihin parhaillaan työskentelet, kunnes olet valmis tai joudut siirtymään uudelleen mistä tahansa syystä (esim. Uusi oikea-aikainen kysyntä tai odottamasi tieto jne.).

Louis Barrajas: Monien tehtävien suorittaminen on tarpeeksi vaikeaa omien projektiesi kanssa. Kun olet vastuussa muiden ihmisten projekteista, se monimutkaistaa asioita huomattavasti. On tärkeää luoda rakenne ja järjestelmät . Tyypillisesti ongelma ei ole hankkeiden määrä, vaan keskeytykset kaikilta ihmisiltä, ​​joilla on omat määräajat. Sinun on oltava varovainen, että luot projektikalenterin, jossa voit ajoittaa ajan jokaiselle projektille. Käytän Microsoft Outlook -sovellusta estääkseni aikaa työskennellä projekteissani ja ajoittaa tapaamisia henkilöstöni kanssa projektien tarkistamiseksi. Käytän Microsoft Outlook -tehtäviä myös tehtävien määrittämisessä henkilöstölleni, jotta he voivat pitää minut ajan tasalla etenemisestä.

Peggy Duncan: Ei riitä, kuinka paljon työtä teet; siksi ja miten teet sen. Katso jokaista hanketta erikseen ja varmista, että sen arvoinen on kaikkien aika. Sitten selvittää, miten se tehdään vähiten aikaa ja vaivaa. Parempien prosessien avulla on helpompaa kouluttaa työntekijöitä riittävästi, ja tämä johtaa siihen, että heillä on vähemmän kysymyksiä.

Sinun tulisi ajoittaa aika työskennellä kunkin projektin suhteen ja välttää hyppäämistä yhdestä toiseen. Saat enemmän aikaan, kun keskityt yhdestä asiasta kerrallaan ja joko lopetat sen tai siirrät sen loogiseen pysähdyskohtaan. Älä anna monitehtävien ryöstää sinua tyytyväisyydestä, joka syntyy jonkin suorittamisesta.

Ymmärtämättä sitä, olet ehkä jatkanut työskentelyä kuten aina, aina ajatellut, että voisi olla parempi tapa. Pysähdy tarpeeksi kauan ajattelemaan tätä ja työskentele virtaviivaistamaan ja dokumentoimaan kaiken askel loogisesti. Jos sinä ja työntekijäsi alat työskennellä näin, sinulla on riittävästi aikaa saada kaikki aikaan.

K. Miten voin keskittyä yritykseesi, kun ajan yritystä kotonani?

Jan Yager: Jos et pysty keskittymään tehokkaasti kotona työskentelemiseen, epäonnistut yrityksessäsi, pakotat hankkimaan ulkotoimiston tai perheesi turhautuu ja on hämmentynyt. Joten ensimmäinen askel on, että työ suunnitellaan niin, että kaikki tietävät, onko kyse 9–5 vai 8–4 vai edes 9–2. Et tee astioita tai ota henkilökohtaisia ​​puheluita. Nämä ovat työaikasi ja kaikki tietävät, että he kunnioittavat annettua työaikaa.

Kotoa työskentelemällä on etuja, ja yksi niistä on joustavuus. Joten älä ole niin jäykkä aikataulusi suhteen, ettet tee poikkeuksia. Esimerkiksi, tahdistaminen ja taukojen tekeminen työstäsi on tärkeää. Rakenna taukoja työaikaasi, vaikka olisitkin kotona työskentelevä. Nouse tietokoneeltasi ja kävele tai heitä pyykki pesukoneeseen, jos haluat tehdä sen tauollasi.

Muista, että vaikka työskentelisit ulkopuolisessa toimistossa, sinun on kohdennettava häiriötekijöitä ja haasteita. Perheenjäsenen sijaan, joka saattaa kysyä, milloin on päivällisaika, kävijän “pudotus” voi olla salin alareunassa oleva työntekijä.