11 temppua asioiden tekemiseen itse

Tehtäväluettelot voivat olla paras ystäväsi tai pahin vihollisesi. Tiedätte, että puhdas tyytyväisyys, joka tulee tehtävien ylittämisestä, se tunne, jonka saat päivän päätteeksi, kun olet tarkistanut kaiken luettelosta. Se plus tuottavuutesi kiihtyy, kun käytät niitä tehokkaasti. Mutta toisaalta huonosti hoidettu ja epärealistinen tehtäväluettelo voi jättää sinut tuntemaan uupumusta ja valmiina luopumaan.

Pyysimme nuoren yrittäjäneuvoston jäseniä jakamaan parhaiten hoidetut salaisuutensa tehtäväluetteloiden hallinnassa. Ota nämä, lisää omat parhaat käytännöt ja kehitä tehokas suunnitelma, joka sopii sinulle.

1. Etsi vastuuhenkilö.

Joskus tehtäväluettelossa oleva kohde saattaa työntyä taaksepäin, koska esiin tuli jotain tärkeämpää. Mutta liian usein haluamme perustella viivyttelyn hetken kutsumalla sitä ”priorisointiin”. Näiden kahden termin välillä on suuri ero. Pysyäkseni tiellä, ehdotan, että etsit vastuullisuuskumppanin (tai kaksi), joka voi pitää sinut itsellesi asettamiesi tavoitteiden saavuttamisessa.

2. Tunnista kolme tärkeintä prioriteettia joka päivä.

Kun olet kirjoittanut pitkän tehtäväluettelosi, korosta kolme asiaa, jotka sinun on suoritettava, jotta sinä päivänä voit olla tuottava ja painopiste. Älä pudota helpojen voittojen jännityksestä.

3. Arvioi jokaisen tehtävän suorittamiseen kuluva aika.

Jos sinulla on esimerkiksi seisokkeja esimerkiksi kokousten välillä, voit helposti lyödä muutaman tehtäväluettelon kohteen, jos arvioit, että niiden kuluminen kestää muutaman minuutin. Kun sinulla on enää käytettävissä olevia aikavälejä, voit keskittyä raskaampiin tehtäviin, joiden suorittaminen voi kestää 30 minuutista useisiin tunteihin.

4. Luo "ei-älä" -luettelo.

Onko tehtävälistojen ongelma? Asiat vain saavat aikaan! Tässä on korjaus: Luo tehtäväluettelosi rinnalla tehtäväluettelo. Nämä ovat asioita, joita sinun ei tarvitse tehdä suorittaaksesi päivätehtäväsi, kuten “Älä avaa sähköpostia ennen klo 10”, “Älä syö raskasta lounasta” ja “Älä vastaa puheluihin keskittyessäsi .”

5. Aikataulu kalenterisi jokainen toiminto.

Tehtäväluettelo on vain yhtä tehokas kuin sen takana tekemäsi toiminto, ja paras tapa saada asiat hoidettavaksi on ajoittaa ne kalenteriin. Kun tiedät, että jotain on tehtävä, varaa aika sen tekemiseen. Jos se on jotain, joka voidaan tehdä nopeasti, tee se sitten. Jos se vie enemmän aikaa kuin sinulla on nyt, ajoita se kalenteriin, kun sinulla on aikaa.

6. Tee siitä digitaalinen.

Nykypäivän digitaaliaikana sinun ei tarvitse rajoittaa tehtäväluetteloasi kynään ja paperiin. Tehtävien hallintajärjestelmien avulla voit luoda virtuaalisia tehtäväluetteloita, joissa on määräajat, prioriteetit, useita tehtäviä ja paljon muuta. Suurin osa näistä on yksinkertaisia, intuitiivisia eikä vaadi tietokoneasiantuntijan perustamista. Älä rajoitu itse kivikauteen, kun kyse on jostakin yhtä tärkeästä kuin tuottavuutesi.

7. Tarkista luettelosi päivän alussa ja lopussa.

Aikataulu päivä jokaisen päivän lopussa arvioida tehtäväluettelosi. Mitä saavutettiin? Ylitä se. Mikä on vielä vireillä? Mikä on prioriteetti? Poista, järjestä ja priorisoi luettelo. Tarkista jokaisen päivän alussa valmisteltavasi tehtäväluettelo ja ajoita päiväsi tehtäväluettelosi ja prioriteettien perusteella.

8. Keskity yhteen asiaan kerrallaan.

Laadimme liian usein tehtäväluettelon jokaisesta mielessämme ilmestyvästä ajatuksesta, mikä johtaa pitkiin ja yksityiskohtaisiin luetteloihin, jotka voivat olla pelottavia. Avain tehokkaaseen tehtäväluetteloon on priorisoida luettelo ja keskittyä sitten yksittäiseen tehtävään kerrallaan. Älä hukku itsesi katsomalla luettelon pituutta. Keskity ensimmäiseen tehtävään ja siirry sitten luetteloa alaspäin askel kerrallaan.

10. Käytä sitä kaikkeen mitä teet.

Käytä samaa luetteloa töissä ja leikissä. Kun yhdistät työ- ja henkilökohtaiset toiminnot (ja joka sisältää vapaa-ajan), muodostuu tapa käyttää luetteloa. Joko kirjoitat tehtävät paperille tai käytät jotakin online-tehtäväluettelo-sovellusta, mitä johdonmukaisemmin käytät luetteloa, sitä tehokkaammaksi se tulee. Iso esitys? Päivittäistavaroiden luettelot? Lääkärin tapaaminen? Kaikki täytyy saada aikaan, joten laita ne kaikki samaan luetteloon.

11. Ole realistinen.

Paras tapa tehdä tehtävälistalla olevat tehtävät realistisiksi. Niin paljon kuin haluat viimeistellä kaikki nykyiset projektisi, suurin osa ihmisistä ylikuormittaa luetteloa ja tekee mahdottomaksi tarkistaa jokaista tuotetta päivän loppuun mennessä. Säädä odotuksiasi, jotta voit tuntea olosi hyväksi siirtäessään näitä tehtäviä, jolloin tunnet olosi paremmaksi ja virkistyneemmäksi.