12 Ajanhallintatekniikat auttavat sinua hyödyntämään 24 tuntia

Olemme kaikki vaivanneet hallita aikamme paremmin yhdessä vaiheessa. Joten jos tunnet olevansa hajallaan, tiedä, että et ole yksin. Hyvä uutinen on, että ajankäytön tekniikat voidaan oppia, kunhan ymmärrät miksi teet jotain ja harjoittelet sitten, kunnes hyvästä ideasta tulee tapana.

Pyydäksemme nuorten yrittäjien neuvoston jäseniä selvittämään, mitä lähestymistapoja on syytä noudattaa, jakamaan ajankäytön tekniikat, joita he käyttävät hyödyntääkseen 24 tuntia. Mitä näet käyttäväsi?

1. Jakaa projektit osiin.

Vaihtaminen eri tyyppisten tehtävien välillä on henkisesti tyhjentävää. Sen sijaan niputa liittyvät projektit yhdessä ja käsittele niitä kaikkia kerralla. Aloita päiväsi esimerkiksi asiakaspalvelun haasteisiin vastaamiseksi. Siirry sitten markkinointikampanjoihin. Jälkeenpäin tarkista uudet tuotemahdollisuudet. Tämä helpottaa tehtävien viimeistelyä, kun sinun ei tarvitse henkisesti vaihtaa edestakaisin kymmeniä kertoja päivässä.

2. Seuraa aikaa.

Ajan seuranta on kuin rahabudjetti. Se saa minut näkemään, mitä tein mielettömästi siinä suhteessa, että en käyttänyt aikaa parhaalla mahdollisella tavalla ja missä voin tehdä välittömiä parannuksia. Käytän aikaseurantasovellusta, joka auttaa minua määrittämään, mitä teen joka minuutti työpäivästä.

3. Kehitä koodi, kun olet kiireinen.

Olemme kaikki olleet tilanteessa, jossa haluamme palata töihin, mutta emme voi aivan lopettaa keskusteluja johtajamme kanssa. Joten kehitimme sisäisesti koodin, joka tarkoittaa: "Älä ole loukkaantunut, mutta minun on todella puututtava tähän tehtävään." Tämä taktiikka on muuttanut tapaa, jolla hallitsen aikani, koska se tarkoittaa, että voin työskennellä suurissa projekteissa keskeytyksettä.

4. Syö sammakko.

Lause “syö tulet sammakko” tehtiin suosituksi kirjoittaja Brian Tracy. Periaatteessa se on ajanhallintatekniikka, joka sanoo, että sinun on ensin tehtävä aamulla tehtäväluettelon vaikein ja tärkein tehtävä. Vaikeimman ja ensisijaisen tärkeän asian poistuminen ennen muun tekemistä on tehnyt minusta produktiivisemman koko päivän.

5. Häiriötekijöiden aikataulu.

Ihmiset yleensä voivat olla häiritseviä. Jos joku sanoo haluavansa kaksi minuuttia ajasta, se ei ole melkein koskaan kahta minuuttia! Jos minulla ei ole aikaa tavata jonkun kanssa 10–15 minuuttia suoraan paikan päällä, minulla on tavallisesti heidän ajoittaa aika kanssani. On parasta hallita päiväsi riittävällä heilahteluhuoneella, jotta voit suorittaa ainakin yhden tai kaksi tehtävää, jotka olet suunnitellut tehdä.

6. Keskity yhteen asiaan.

Ajanhallintani muuttui, kun aloin keskittyä ”yhteen asiaan”. Päivän alussa keskityn tärkeimpaan käsillä olevaan tehtävään. En anna muiden asioiden hiipiä aikatauluni ennen kuin tehtävä on valmis. Kun se on, siirryn seuraavaan tärkeimpaan tehtävään ja niin edelleen. Tämä eliminoi halun ryhtyä moniin tehtäviin ja levittää itsesi liian ohueksi.

7. Vastaa sähköpostiin kahdesti päivässä.

Kaikki eivät ole kykeneviä tekemään tätä, mutta olen nähnyt, että se tekee ihmeitä niille, jotka ovat hiukan liian usein sähköpostiviestien päällä. Se on aika yksinkertaista. Voit varata kaksi erilaista aikaa päivän aikana vastataksesi sähköpostiin: kerran alussa, toinen lopussa. Kaikkia niiden välistä vältetään, ellei kyse ole hätätapauksista - mutta silloin jonkun pitäisi soittaa sinulle.

8. Delegoi lisää.

Olen oppinut kokemukseltani, että yrittäjän tehtäväluettelo ei lopu koskaan. Voit priorisoida tehtävänsä, keskittyä tärkeämpiin asioihin tai asettaa ajan tietylle tietylle, mutta päivän päätteeksi asiat on vain tehtävä. Ellet löydä tapaa kloonata itseäsi, sinun on kehitettävä luottamus muihin ihmisiin, jotka voivat suorittaa nämä tehtävät paremmin, nopeammin ja halvemmin kuin sinä.

9. Käytä tuottavuussovelluksia.

Koska markkinoilla on niin paljon mahtavia tuottavuussovelluksia, on täysin muuttunut tapa hallita aikani parempaan suuntaan. Sinun ei enää tarvitse istua alas ja suunnitella kalenteriasi viikolle, koska tuottavuussovellusten avulla on helppo asettaa muistutuksia, pysyä tiellä ja tehdä asiat. Lisäksi monien kanssa voit katsoa taaksepäin ja nähdä kaiken saavuttamasi, mikä lisää motivaatiota.

10. Vähennä keskeytyksiä.

Mitä vähemmän kertaa keskeytät, sitä tuottavampi olet. Kiinnitä huomiota asioihin, jotka häiritsevät sinua - ehkä joudut laittamaan älypuhelimen pois tai sulkemaan sähköpostisi, kun työskentelet tärkeissä tehtävissä. Virheellinen virtaus voi todella estää kehitystä. Tunnistamalla mikä häiritsee keskittymistäsi, voit lisätä tuottavuutta.

11. Käytä Pomodoro-tekniikkaa.

Olen oppinut Pomodoro-tekniikasta muutama vuosi sitten tutkiessaan ratkaisuja tähän tarkkaan ongelmaan, ja olen ollut erittäin vaikuttunut tuloksista. Ajatuksena on jakaa 25 minuutin paloina aikaa, jossa keskityt vain yhteen tehtävään. Tee jokaisen palasen jälkeen lyhyt tauko ennen jatkamista. Olen saanut enemmän töitä neljän "Pomodoroksen" aikana kuin joitain kokonaisia työpäiviä!

12. Suunnittele eteenpäin keskittyä painopisteisiin.

Lopetan päiväni aina suunnittelemalla seuraavaa päivää, ja lopetan viikon aina suunnittelemalla seuraavaa viikkoa. Tämän avulla voin keskittyä tärkeimpiin prioriteetteihin heti, kun aloitan päiväni joutumatta muistamaan, mikä on tärkeää tai huolehtimaan mistään, joka suojelee minua.