5 tapaa puhdistaa e-sotkasi

Elektroniset tiedostosi ovat epäselvät näillä helpoilla vihjeillä

Kuva: Getty Images

Olet päättänyt muuntaa kaikki paperitiedostot - kuitit, veroilmoitukset, vakuutusasiakirjat ja muut - digitaalisiksi versioiksi. Se on älykäs liike, joka auttaa sinua pitämään tiedostosi turvassa säähän liittyviltä katastrofeilta ja säästämään tilaa, menemään vihreäksi ja pitämään tiedostot kätevinä, vaikka et ole kotona (ei pilvi hämmästyttävä!).

Kun olet skannannut ja leikannut vanhat paperisi, heittänyt arkistokaapin ja hengittänyt helpotusta, saatat ajatella, että olet valmis, eikö? No, ei aivan. Suuret elektroniset tiedostosi eivät välttämättä ole yhtä epämiellyttäviä kuin epävarmat paperipaalut, mutta se ei tarkoita, että ne olisivat epäjohdonmukaisia. Luo asianmukainen työpöytä ja asenna pilvensäätö näillä vihjeillä Joshua Zerkeliltä, ​​joka on sertifioitu ammattilaisjärjestäjä Evernotessa:

1. Järjestä aivosi.
Kun etsit asiakirjaa, ajatteletko ensin, mihin luokkaan se kuuluu? Vai keskitätkö, milloin olet saattanut jättää sen pois? Vastauksesi kertoo, miten koota järjestelyjärjestelmä, joka parhaiten palvelee ajatusprosessia. Jos olet kategorinen ajattelija, luo erilliset säiliöt laajoille aiheille; jos mielesi liikkuu aikajärjestyksessä, järjestäkää kansioita vuodessa.

2. Ole kuvaileva tiedostojen nimien kanssa.
Jos olet liian epämääräinen, riskit tuhlaat aikaa avaamalla tiedostoja nähdäksesi, mitä sisällä on. Sinun pitäisi sisältyä sisällön tyhjentyminen sekä myyjän päivämäärä ja nimi, Zerkel sanoo. Joten sen sijaan, että "Vakuutus", ajattele "State Farm Homeowner's Insurance Plan 2015."

3. Pidä asiat näkyvissä.
Yksi merkittävä virhe Zerkel näkee ihmiset tekemänsä: he selaavat loputtomasti kansioiden ja tiedostojen ketjua etsimään, mitä he etsivät. Ihannetapauksessa pidä kaikki pääkansiot näkyvissä, jotta voit katsoa yhden ikkunan - ajatella 25 kohdetta tai vähemmän.

4. Poista tarpeettomat alikansiot.
Kansioiden luominen kansioihin kansioissa voi tuntua huolellisesti, mutta se piilottaa vain etsimäsi tiedot. Rajoita itsesi vain pari alikansiokerrosta, Zerkel sanoo, ja poistaa kaiken, joka sisältää vain yhden tai kaksi tiedostoa.

5. Tee pikakuvakkeet itsellesi.
Pikanäppäinten pitäminen työpöydällä aktiivisille projekteille säästää aikaa, koska voit saavuttaa ne helposti. Kun olet suorittanut projektisi - sanoa tämän vuoden veroilmoituksen tekemisen tai keittiön uusimisen - voit poistaa pikakuvakkeen.