7 helppoa tapaa maksimoida työtila ja tuottavuus

”Ole kiireinen merkitsee tavaroiden tekemistä, mutta tuottava tarkoittaa tavaroiden tekemistä.” Älykkäämpiä sanoja ei ehkä koskaan ole puhuttu huolimatta tuon inspiroivan lainauksen nimettömistä alkuperäistä. Johtajana uskon siihen enemmän kuin koskaan - vaikka en ymmärtänyt sitä täysin urani varhaisessa vaiheessa. Itse asiassa vietin vuosia kokeilla erilaisia strategioita, joiden tavoitteena on maksimoida tuottavuus. Ja jatkan oppimista; se on ollut elinikäinen kokeilu.

5 strategiaa tuottavimmalle työpäivällesi

Olen etsinyt vastauksia korkealta ja matalalta, mutta keskeinen ratkaisu oli kirjaimellisesti edessäni: Pöytäni oli sotku. Sillä on merkitystä, koska menetät vain ajan lajitteluun sotkun kautta, mutta myös järjestämätön tila luo negatiivista energiaa. Toki, sain asiat valmis, ja jatkoin oppimista ja kasvamista urani aikana, mutta vasta 40-vuotiaana sain lopulta selville, mikä toimii työtilan maksimoimiseksi.

Nyt kun olen täysin ottanut kaavan käyttöön, olen paljon onnellisempi ja äärettömän tuottavampi. Pöytäni on nyt keidasani. Näiden seitsemän tavan omaksuminen merkitsi eroa:

1. Siivoa tila.

Yksinkertaistaminen tarkoittaa usein siivoamista. Jotkut ihmiset ovat luonnollisesti järjestäytyneempiä, mutta tutkimus tekee selväksi, että siisti, yksinkertaistettu työtila lisää tuottavuutta kaikille. Se vaikuttaa myös suhteeseesi työtovereihisi, koska monet ihmiset arvelevat, että työtoverit, joilla on sotkuinen tai likainen työalue, ovat laiskoja tai järjestämättömiä.

Ajattele ensimmäisiä vaikutelmia, jotka sinulla on ollut. Kun kävelet puhtaaseen ravintolaan, hotelliin, käymälään tai kauppaan, huomaat. Ja tietoisesti tai ei, uskot, että laitos välittää yksityiskohdista ja on ylpeä työstä. Olen aina tuntenut, että muutaman minuutin tarkistaminen, että työtilasi on siisti ja siisti, antaa sinun keskittyä isompiin asioihin ja antaa sinulle näyttää pätevämmältä prosessissa.

2. Luo oikea energia.

Työtilasi heijastaa kuka olet, joten tee siitä kutsuva, rauhoittava ja keskittynyt. Kaava on sujuva, mutta siinä on muutama henkilökohtainen kosketus - kuva tai kaksi, pieni ruukkukasvi, Rubikin kuutio -, jossa on paljon avointa työpöytätilaa, ja tekee ihmeitä henkiselle keskittymisellesi. Laadukas valaistus, joka ei ole liian häikäisevä ja liian himmeä, on myös elintärkeää optimaalisen tuottavuuden kannalta.

Pidän parempana minimalismia organisoidessani työtilaani - ilman häirintää. Ja uskon, että positiivinen energia tekee sinusta entistä tuottavamman. On vaikea kuvailla, mutta tiedät sen kun tunnet sen; se ei todellakaan ole sama kaikille. Mutta on tärkeää, että ympäristät itseäsi kappaleilla, huonekaluilla ja ihmisillä, jotka luovat sinulle positiivista energiaa. Minulle se tarkoittaa neutraaleja värejä, loistavaa valaistusta, kasveja, luonnollisen valon saatavuutta ja (tietysti) uskomattomia työtovereita.

Tämä on mitä työpöytäsi pitäisi näyttää sinun persoonallisuustyypisi perusteella

3. Sammuta ilmoitukset.

Katsot, että joku antaa esityksen, ja hälytykset näkyvät näytöllä. He käyttäytyvät kuin se ei ole häiriötekijä, mutta heidän on keskeytettävä ja suljettava ilmoitus ennen siirtymistä eteenpäin. Olemme kaikki nähneet sen; se tapahtuu koko ajan. On todennäköistä, että se tapahtuu myös pöydälläsi.

Yksi parhaista asioista, joita olen tehnyt tuottavuuteni hyväksi, oli ilmoituksien sammuttaminen. Mikään ei ilmesty tietokoneen näytölle, eikä kukaan surise puhelimessa paitsi perheeni. Ajatus siitä, että jatkuvasti käytettävissäsi on sinusta parempi työntekijä, on myytti. Sammuta hälytykset, luo aikajaksot viestien tarkistamiseen ja tarkkaile tuottavuuden nousua.

4. Leikkaa paperi.

Sekavuus pöydälläsi ja työtilassa hidastaa sinua, häiritsee sinua ja lisää stressiä. Et todennäköisesti tarvitse suurimpaa osaa tavaroistasi pöydälläsi, ja kaikki myöhemmin tarvitsemasi paperit voidaan arkistoida. Kaiken kaikkiaan kuitenkin, sähköisesti tallennettujen asiakirjojen etsiminen on paljon tehokkaampaa kuin paperityyppien kaivaminen.

5. Tee pino.

Myönnän sen - olen pinoaja. Niin selkeästi kuin pidän työskentelyaluetta, minulla on aina yksi pino paperipöytääni yhdellä kulmalla, valmiina huomiooni. Teen pinoani koko päivän ja puhdistan sen ennen päivän päättymistä tai ensimmäisenä aamuna. Peitän myös pinoani, joten en häiritse sitä, mikä on päällä. Tällä tavoin tiedän, mikä tarvitsee välitöntä huomiota, ja voin keskittyä ajankohtaisempiin tehtäviin.

6. Pidä muistikirjaa.

Se voi tuntua arkaaisalta, mutta tutkimukset ovat osoittaneet, että muistiinpanojen kirjoittaminen käsin luo paremman pidätyskyvyn. Luettelon tai esityslistan vierittäminen joka päivä antaa sinun lajitella ja priorisoida pääsi toiminnot, jotta kirjoitat päiväsi selkeämmin ja keskittyneemmin. Pidän ainakin muistikirjan avoinna pöydälläni, paperipinoni vieressä, ja vedän sen kaikkiin kokouksiini.

Idea validoitiin, kun luin, että Sir Richard Bransonilla on vuosien arvoinen muistikirja, joka on täynnä lukemattomia ideoita ja ajatuksia. Olen kokeillut vuosien varrella paljon kannettavia. Minulle se on tyhjiä valkoisia sivuja ilman viivoja. Tämän yksinkertaisen, puhtaan asettelun avulla voin luonnostella idean, kirjoittaa sanoja, laatia luettelon jne. Se on vapaasti virtaava, mikä toimii minulle.

Kuinka käsin toimittaminen muutti elämääni

7. Suunnittele ihmisten aikaa.

Jokainen työ vaatii kasvot aikaa kollegoiden ja myyjien kanssa. Ihmiset vievät aikaa, olipa kyse sitten valvottavien työntekijöiden tarkistamisesta, vastaamisesta asiakassähköposteihin tai kuuntelua tuotteestasi koskeviin puheluihin. Ennen unohdin tätä, kun ajoin tehtävät täyttämään jokainen päivä työpäivästäni.

Nyt yritän säästää noin 30 prosenttia ajasta toimistossa ihmisiin liittyviin tehtäviin. Tietäen, että minulla on tuo aika varattu, voin olla läsnä heidän kanssaan. Minun ei pitäisi tehdä mitään muuta noiden minuuttien kanssa - ja tietäminen tuo aikaan valtavan eron.

Koulussa sitä opetettiin MBWA: na: hallinto kävelemällä. Äitini kampaamossa työskentelevänä lapsena se seurasi hänen huolehtimista henkilökohtaisista asiakkaistaan, mutta myös tarkkailemassa hänen mentorikaverinsa kosmetologia ja keskustelemasta heidän asiakkaidensa kanssa. Tarjoilijana yliopistossa se tarkkaili kaikkia liikkuvia osia. Täällä VARIDESKissä se antaa minun lentää 30 000 metrin korkeudella samalla kun koen mitä ryhmäni kanssa tapahtuu liiketoiminnan taistelukentällä.