7 tapaa vapauttaa ylimääräiset 25 tuntia viikossa

Pyydän kaikkia toimitusjohtaja-asiakkaita tekemään jotain:

1. Valitse viikon kiireisin päivä. ( Suurin osa maanantaista. )
2. Kirjoita yhdelle arkille kaikki minuutti tekemäsi - minuutti -. ( Jos vietit kolme minuuttia muffinssia ja 17 minuuttia katsot kyyhkynen ulkona, kirjoita se muistiin. )
3. Faksaa minulle kopio kyseisestä minuutti minuutilta jakautumisesta ja keskustelemme.

Olen työskennellyt satojen toimitusjohtajien kanssa ympäri maailmaa, ja tiedättekö, mikä heillä kaikilla on yhteistä, kun he suorittavat tämän harjoituksen? Vilkkaimpana päivänä toimistossaan he kuluttavat jopa 50 prosenttia päivästään sähköpostitse!

Olin järkyttynyt, kun huomasin ensimmäisen kerran tämän kuvion. Puhumme erittäin taitavista, hyvin koulutettuista johtajista, jotka viettävät suurimman osan ajastaan ​​sähköpostitse ( matalan tason taito ) päivinä, jolloin heidän ainutlaatuisia kykyjään tarvitaan eniten.

Puhu tehottomasta.

Vaikka tämä on yllättävää trendiä, en todellakaan uskonut, että se oli epidemia, kunnes luin Reutersin julkaiseman äskettäisen tutkimuksen, jonka mukaan keskimääräinen työntekijä viettää jopa 6, 3 tuntia PÄIVÄSSÄ sähköpostissa .

Tämä on vakava ongelma.

Liian monet ihmiset työskentelevät pidempiä ja pidempiä tunteja, kirjoittamalla sen kohdalle ” Mitä menestymiseen tarvitaan”, ettemättä ymmärrä, että he viettävät jopa 6, 3 tuntia päivässä tehtävään, jonka ei pitäisi kestää yli tuntia.

Se on vähintään 25 tuntia viikossa, joka sinulla voi olla takaisin elämäsi aikana ( viettää perheen kanssa, harrastaa harrastuksia, mikä tahansa ), jos vain voisit saada selville sähköpostitottumuksistasi.

Hyvä uutinen on, että voit.

Tässä on seitsemän yksinkertaista aikaa säästävää hakkerointia, joiden avulla voit nyt leikata sähköpostiosoitteesi puoliksi huomenna tähän aikaan:

Aikaa säästävä hakkero # 1: Ei enää pitkiä sähköpostiketjuja.

Kun sähköpostiketju saavuttaa yli viisi edestakaisin vastausta, on aika noutaa puhelin.

Toki, voi olla helpompaa kirjoittaa nopea vastaus, mutta unohdat ottaa huomioon, että tuhlaat aikaa, joka odottaa toisen osapuolen vastausta. Vastauksen odottaminen laukaisee aivoissamme prosessin, jota kutsutaan avoimeksi silmukkana . Haluamme tietää vastauksen kyselyyn, jotta voimme sulkea piirin .

Mutta koska vastaus vie niin kauan, lopulta etsimme muualta. Facebook. Viserrys. YouTube. Missä vain. Aivomme kaipaavat johtopäätöstä; Internet teeskentelee tarjoavansa sen.

Kaksikymmentä minuuttia myöhemmin ja odotamme edelleen, ettei mitään ole saatu aikaan.

Sen sijaan, ota puhelin, keskustele nopeasti, sulje silmukka ja siirry eteenpäin.

Aikaa säästävä hakkeri # 2: Lähetä sähköpostia hitaina aikoina.

Tässä temppu: Älä lähetä sähköpostia, kun tiedät, että ihmiset lähettävät sinulle sähköpostia heti takaisin. Lähetä sen sijaan sähköpostiosoitteesi aikana, jonka aikana tiedät, ettet houkutusta odottaa vastausta.

Jos tarvitset välitöntä vastausta, katso yllä olevaa Aikaa säästävää hakkerointia.

Aikaa säästävä hakkeri # 3: Lähetä sähköpostia, kun lähetät sähköpostia.

Ei ole, että sähköposti on tehoton; se on meidän tehoton ja tuhlaava käyttö. Kun olet sähköpostissasi, lähetä sähköpostia.

Älä katso YouTube-videoita erillisessä selaimessa, kun kirjoitat vastauksen sähköpostiin. Älä juttele Skypessä, kun lähetät tiedostoa. Sähköposti.

Tule sisään, tee mitä tarvitset, mene ulos ja siirry eteenpäin.

Aikaa säästävä hakkeri # 4: Käytä säilöttyjä vastauksia.

Jos lähetät saman sähköpostin useammin kuin kerran yhden viikon sisällä, sinun tulisi käyttää ennalta kirjoitettuja säilöttyjä vastauksia.

Etkö ole varma, että säilötyt vastaukset toimivat tilanteessa? Kokeile sitä 30 päivän ajan. Tulokset yllättyvät.

Aikaa säästävä hakkero # 5: 2 minuutin sääntö.

Aikaa itsesi kolme päivää kirjoittamalla sähköpostia. Sinut yllättää kaksi asiaa:

1. Kaksi minuuttia on todella pitkä aika.
2. Kirjoitat liian monta sähköpostiviestiä, joka on pidempi kuin kaksi minuuttia.

Mitä teet, jos sähköpostisi kestää yli kaksi minuuttia? Sinä arvasit sen. Nouta puhelin.

Aikaa säästävä hakkeri # 6: Käytä automaattisen vastauksen sähköposteja kertoaksesi kiireisille ihmisille.

Useimmiten suurin sähköpostihäiriö ei ole se, mitä lähetät, mutta kuka täyttää edelleen postilaatikkosi pyynnöillä.

Nopein tapa lyhentää näitä ajan viejiä on perustaa automaattisen vastauksen sähköposti, jossa sanotaan jotain tällaista:

Huomaat, että useimmat ihmiset, jotka saavat sinulta tällaisen sähköpostiviestin, oppivat nopeasti kunnioittamaan aikaasi, ja tarjoamalla heille yhteysvaihtoehtoja tarkoittaa, että he saavat silti mitä haluavat ja saat siitä enemmän aikaavapautta.

Aikaa säästävä hakkeri # 7: Hanki virtuaaliassistentti.

Liian monet ihmiset kärsivät ”postilaatikon ahdistuksesta”, joka pakottaa heidät tarkistamaan, tarkistamaan ja tarkistamaan sitten uudelleen nähdäkseen, missä tilassa heidän postilaatikko on.

Ratkaisu on palkata joku muu huolehtimaan siitä, jotta voit pilkata osiin ja vähentää aikaa, jonka vietät tarpeettomasti tarkistukseen.

Sähköpostien jäsentäminen on yksi suosituimmista työpaikoista esimerkiksi Upwork-sivustoilla, ja siihen on hyvä syy. Palkkaamalla joku vain muutamalla dollarilla tunnissa lajittelemaan, järjestämään ja jopa ajoittamaan sähköpostit sinulle antaa sinulle mielenrauhan, jonka sinun on oltava tuottava.

Pro-vinkki: Kouluta avustajaasi tunnistamaan ja vastaamaan matalan tason, etusijalla oleviin sähköposteihin, vapauttaen vielä enemmän aikaa.

Nämä strategiat ovat yksinkertaisia, mutta ne toimivat. Aluksi saatat taistella pysyäkseen johdonmukaisina, mutta älä anna periksi.

Rakenna tottumukset. Säästä aikaa. Anna itsellesi ylimääräinen 25 tuntia viikossa.