7 tapaa pilata kokouksesi

Kokouksilla on todella huono imago. Se ei ole yllättävää, koska usein he ovat liian pitkiä, ei ole selkeää suunnitelmaa, liian monia ihmisiä kutsutaan ja he hallitsevat työaikataulujamme. ”Liian monta kokousta” oli toimistossa tärkein aikahukkaaja, jonka mainitsi 47% 3 164 työntekijästä äskettäisessä Salary.com-tutkimuksessa. Tutkimukset osoittavat, että suurin osa liikemiehistä viettää yhtä päivää viikossa kokouksissa ja toimitusjohtajat jopa 60% ajastaan ​​kokouksissa. Mielestäni tämä on aliarvioitu matkoillani.

Eikö kokousten ole tarkoitus olla mielekästä keskustelua muutaman ihmisen välillä saadaksesi aikaan jotain, päätöksen tekemiseen tai uuden idean luomiseen? Ryhmittelyä, yhteistyötä ja aivoriihiä koskevat keskustelut tuovat kaikki innostusta, mutta kun puhut ”kokouksesta”, jossa tämä loisto tapahtuu, tarina muuttuu. Ehkä kokoukset tarvitsevat apua tuotemerkkien muuttamiseen. Tai ehkä ihmiset, jotka johtavat ja osallistuvat kokouksiin, ovat syyllisiä.

Laadin äskettäin Wall Street Journal -artikkelin, jossa yksilöitiin tapaamisten tappajia, kuten naysayer, hallitsija tai rambler. Nämä hahmot on ehdottomasti otettava huomioon, mutta voimme kuitenkin olla oma pahin vihollisemme.

Jos käytät jotain näistä tekniikoista, isännöit todennäköisesti huonoja kokouksia:

1. Et ole varma, että kokousta tarvitaan, mutta sinulla on se silti. Esiohjelmoitu kokous on pahin syyllinen. Joku asetti sen kuukausittaiseksi kokoukseksi viime vuonna ja siellä se on kalenterissasi. Sinulla ei ole itsestään selvää päätöstä tai tehtävää, mutta voi tuntua huonolta peruuttaa, joten sotilas jatkaa.

2. Pidä tapaaminen, kun riittää lyhyt keskustelu kahden ihmisen välillä. Kaikki kysymykset eivät edellytä ryhmäkeskustelua tai päätöstä. Jos Allison ja Rob voivat puhua 15 minuuttia ja päästä päätökseen, niin tapahtuu ja kerro heille, että haluat olla ensimmäinen tietävä.

3. Kutsu kaikki, jotka ovat etäyhteydessä. Monia kokouksia upottaa se, että "sisällytetään John - hän on ollut mukana tässä" tai "Karen saattaa pystyä lisäämään jotain." Kun kutsulista kasvaa, avoimen keskustelun todennäköisyys pienenee. Kysy päätöksentekijöiltä ja vain niiltä, ​​joiden on oltava siellä. Anna kutsumaton aikalahja.

4. Ei ole esityslista. Tämä on loistava tapa luoda "ilmainen kaikille", koska jokainen turvautuu omiin henkilökohtaisiin esityslistoihinsa. Ajattele sitä etukäteen, ei silloin, kun kävelet sisään tai valitset numeroa. Tiedä vaiheet päästäksesi tulokseesi ja kerro kaikille, mitä he ovat. Sitten on paljon helpompaa, kun sanot ryhmälle, että "vaikka tämä on kiehtova aihe, sen on odotettava toista päivää".

5. Älä ole ketään vastuussa kokouksen helpottamisesta. Tämä voi olla sinä tai pyytää joku pelaamaan tätä roolia. Vaikka tiedätkin käsiteltävät kolme aihetta, ellei kukaan pidä ryhmää radalla ja hallitsee kelloa, mahdollisuutesi kattaa vain yksi kolmesta skyrocketista. Ja tämä arvostettu avustaja varmistaa, että sovitut toimet ja omistajat vahvistetaan lopussa.

6. Vietä ensimmäiset 15 minuuttia myöhässä saapuneiden vastaanottamiseen. Tämä on todellinen aikahukkaa odottamiseen ja odottamiseen, kunnes lisää ihmisiä saapuu tai soittaa. ”Odotamme vain muutama minuutti ihmisten saapumista.” Tai joka kerta, kun uusi henkilö liittyy (myöhään) toistamaan uudelleen sen, mitä ihmiset, jotka saapuivat sinne ajallaan, ovat jo kuulleet. Huolimatta siitä, miksi joku saapuu myöhässä, älä anna viivästymisen siirtyä ongelmastaan ​​ryhmän ongelmaan. Lisäksi tämä kouluttaa kaikkia saapumaan myöhään, koska sinä voit olla.

7. Katso toiseen suuntaan monitehtäviä. Jos jokaisella kokouksessasi kokouksessa on kannettava tietokone auki tekemässä muuta työtä puoliksi kuunnellessaan keskustelua, sinulla on ongelma. He eivät näe kokousta kriittisenä, he eivät kunnioita sinua ja / tai ryhmä käy uudelleen aiheita useita kertoja sopiakseen jokaiselle kolmannelle sanalle. Jos olet henkilökohtaisesti tai puhelinneuvotteluissa, pyydä jonkin verran huomiota tehokkaampaan ja nopeampaan tapaamiseen, jos kaikki pysyvät pelissä.

Tiedät, että sinulla on tarpeeksi haasteita osallistuvien henkilöiden kanssa, muuttuvat liiketoiminnan painopisteet ja ristiriidat muiden tapahtumien kanssa, joten tee myös omalta osaltasi. Sinäkin voit oppia pitämään loistavan kokouksen - mutta tee se nopeasti.