8 tapoja välttää turhia kokouksia

"Jos joudut tunnistamaan yhdellä sanalla syyn siihen, miksi ihmiskunta ei ole saavuttanut eikä koskaan saavuta koko potentiaaliaan, kyseinen sana olisi kokouksia ." - Dave Barry

Pulitzer-palkinnon saaneen kolumnistin ja kirjoittajan arvio on oikeassa. Microsoftin äskettäin tekemä kysely, joka koski noin 38 000 ihmistä ympäri maailmaa, havaitsi, että yhdysvaltalaiset työntekijät viettivät 5, 5 tuntia kokouksissa viikossa - ja 71 prosenttia sanoi, että kokoukset eivät olleet tuloksellisia.

Kovoissa dollareissa huonojen kokousten hinta on valtava. Joidenkin arvioiden mukaan kansalliset kustannukset menetetään ajan menettämiseen ja lahjakkuuksien tuhlaaminen jopa 200 miljardia dollaria vuodessa.

Joten mitä voidaan tehdä? Kuinka yritysomistajat ja johtajat voivat kääntyä sananlaskun aikaan?

1. Sano vain ei.

Kokousten suurin ongelma on, että niitä on liian paljon, sanoo yrittäjyyden asiantuntija Kathleen Allen, joka opettaa Marshallin kauppakorkeakoulussa Etelä-Kalifornian yliopistossa. "Niin monet johtajat tekevät sen näyttelyyn", hän sanoo. Jos kokouksen tarkoituksena on saada ihmiset raportoimaan tekemästään, pyydä heitä kirjoittamaan sen sijaan muistio.

Suunnittele ennakkoon. Yksi tapa välttää kokous-kokouksille -takuu-oireyhtymä on asettaa tavoitteet etukäteen, Allen sanoo. Aseta esityslista ja pysy siitä.

2. Katso kelloa.

Yksi suuri ajanhukkaaja odottaa ihmisten saapumista. Jotkut avainhenkilöt rohkaisevat nopeaan aikatauluihin järjestämällä kokouksia outoina aikoina, sanovat esimerkiksi kello 8.47. Pitäkää aikaraja (mieluiten enintään tunti) ja noudata sitä, vaikka kaikista esityslistan aiheista ei ole keskusteltu. Älä koskaan tuhlaa aikaa kertoa stragglersille, mitä keskusteltiin ennen heidän saapumistaan.

3. Mukauta kutsulista.

Walt Disney oli tunnettu siitä, että hän pyysi panosta kaikilta, myös vahtimestarilta. Steve Jobs, vertailun vuoksi, oli kuuluisa potkiessaan ihmisiä kokouksista pois, jos hän ei usko heidän tarvitsevan siellä.

Asiantuntijoiden mukaan avainta on kutsua vain niitä, joita todella tarvitaan käsittelemään jotakin asiaa tai ongelmaa. Kokoukselle kutsumisen ei pitäisi olla tilamerkki.

Seattlen alueen ohjelmistoliiketoiminnan konsultti Greg Smith sanoo, että jos nopeus on olennaista, joudutaan ehkä ottamaan lisää ihmisiä saamaan projekti nopeasti eteenpäin. Normaalissa liiketoiminnassa pienempi on kuitenkin parempi. "Viisi ihmistä voi viedä meidät 90 prosenttia sinne", hän sanoo. "Yritämme tasapainottaa, kuinka pitkälle voimme mennä vähiten ihmisten kanssa, jotta emme tuhlaa aikaa ja rahaa sitomalla kaikkia."

4. Tee kokouksista epämukavaksi.

Smith on ketterän projektijohtamisen oppilas, joka on standardi ohjelmistokehitysyrityksissä. Yksi sen kulmakiveistä on päivittäinen turvotus tai päivittäinen standup, joka kuvaa tarkalleen mitä se on - kokous sans tuolit. Smith sanoo, että saaden ihmiset seisomaan varmistetaan, että kokoukset ovat lyhyitä (eivät koskaan ylitä 15 minuuttia) ja ymmärtää.

Jos kokouksessa ei keskitytä aluksi, tuolien poistaminen ei ehkä tee paljon hyvää. On kuitenkin muitakin vaihtoehtoja.

5. Muuta kokous harjoitukseksi.

Teknologia-ajattelujohtaja Nilofer-kauppias sai paljon surinaa vuonna 2013 TED Talk -sovelluksestaan, joka korosti kävelykokouksen hyveitä. ”Istumasta on tullut sukupolvemme tupakointi”, sanoo Kauppias, jonka The New How -kirja kertoo yhteistyön tavoista paremman liiketoiminnan tuloksen saavuttamiseksi.

Sen sijaan, että uhrataan terveytensä uransa vuoksi, hän päästi pois duffistaan. Kauppias kävelee nyt 20-30 mailia viikossa keskustellessaan yrityksestä. "Siellä on tämä hämmästyttävä asia laatikosta poistumisesta, mikä johtaa laatikkoon ajatteluun", hän sanoo.

Vaikka walk-and-talk-kokous ei välttämättä toimi suurissa yrityskokouksissa, Allen sanoo, että toimistosta poistuminen - eräänlainen pieni retriitti - voi olla plus. "Jos se toimii ryhmälle ja ryhmä tuntee paremman kävelyn ja puhumisen, miksi ei?", Hän sanoo.

6. Kuvittele parempi kokous.

Valkotaulun käyttäminen ihmisten ilmaisemaan ideoitaan on hyvä tapa tuottaa uusia ideoita ja pitää kokous keskittyneenä, Allen sanoo. "Ihanteellisessa kokoushuoneessani kaikki seinät olisivat taulu."

7. Käytä huippuluokan videoneuvotteluita.

Videoneuvotteluista, joita pidetään pelkästään tapana säästää rahaa matkustamiseen, on tullut avain liiketoiminnan viestintään, kertoo Ascom Willy, Polycomin, 1, 4 miljardin dollarin maailmanlaajuisen jättiläisen johtaja.

Kun videotekniikka, jossa esiintyy kasvottomia ääniä, jotka purskahtivat avaruusaluksen näköisistä laitteista, neuvottelupöytien keskellä, antaa videotekniikan nyt työntekijöille mahdollisuuden osallistua aktiivisesti kokouksiin tuhansien mailin päässä. "Käyttämämme tekniikka voi tosiasiallisesti havaita ihmisen äänen ja liikkeen ja lähentää kasvoja" niin, että jokaisen kasvoilmaisu on helposti luettavissa, Willy sanoo. "Se saa etäisen ihmisen tuntemaan olevansa osa kokousta."

8. Menestys kasvattaa menestystä.

Todellinen testi siitä, oliko kokous tuhlausta vai voittajaa, onko työntekijät tunteneet, että he ovat saavuttaneet tavoitteen ja ymmärtävät täysin, mitä eteenpäin tapahtua, Willy sanoo. Näiden tavoitteiden lyöminen antaa äänen tuleville kokouksille. "Jos sinulla on jatkuvasti tuottavia tuloksia, niin ihmisillä on kiinnostusta osallistua kokouksiin", hän sanoo.