Asianmukainen tapaaminen ammattitaitoisessa kokouksessa

Ylläpitää ammattimaisia ​​tapoja liiketapaamisissa. altrendo images / Stockbyte / Getty Images

Työskenteletkö yritykselle, jolla on usein tapaamisia? Oletko koskaan miettinyt, mitä sinun pitäisi tehdä ja mitä pidetään oikeana käyttäytymisenä näissä kokoontumisissa? Pelkäätkö sinä osallistua kokouksiin, koska pelkäät, että saatat tehdä faux pas, joka voisi vaarantaa asemaasi tai mahdollisuuksiasi etenemiseen?

Tyypillisesti johtajat, tiiminvetäjät tai yritysjohtajat pidättävät itsellään oikeuden aloittaa liikekokouksia, kun he tuntevat tarvetta.

Olivatpa he säännöllisesti ajoitetut tapahtumat tai vaativat erityistä tarkoitusta, kaikkien mukana olevien tulee noudattaa asianmukaisia ​​liiketaloudellisia etikettiohjeita.

Leader

Ennen kokousta on tärkeää järjestää kaikki järjestelyt, jotta et katoa kenenkään arvokasta aikaa. Haluat sen toimivan mahdollisimman sujuvasti ja aikataulun mukaan, mutta silti jättää aikaa kysymyksiin ja palautteeseen, jos mahdollista. Avain on osoittaa kunnioitusta kaikille mukana oleville.

Seuraavassa on joitain suositeltavia ohjeita:

• Onko kirjallinen ohjelma, jossa on looginen järjestys ja realistiset ajat. Jos aikaa ja resursseja sallitaan, lähetä kopioita kaikille, jotka osallistuvat.
• Lähetä kutsu mahdollisille osallistujille mahdollisimman monta kokousta koskevat tiedot, mukaan lukien sijainti, alkamisaika, mikä tuo ja päättyy.
• Aloita ystävällinen tervehdys ja anna kaikkien tietää, milloin on syytä esittää kysymyksiä.
• Vapauta palkintokorokkeella tai etupuolella ja sieratkaa aiheiden kesken tai kun joku muu puhuu.

• Sinun ei tarvitse kirjoittaa puheenne sanatarkasti, mutta sinun pitäisi ainakin olla luettelomerkkejä muistiinpanoissa. Jos et tee niin, saatat hypätä aiheesta toiseen ja menettää sen, mitä sinun tarvitsee sanoa. Tällöin voit tuhlata aikaa ja jättää osanottajat miettimään kokouksen kohtaa.
• Ole tietoinen osallistujiesi kehonkielestä. Jos näet, että ihmiset menettävät kiinnostuksensa, pysähtyvät ja tarkistavat itsesi varmistaaksesi, ettet toista tietoja tai käytät liikaa aikaa jotain, joka ei ole merkityksellinen.
• Pyydä muutama anekdootti pitämään kokous mielenkiintoisena. Älä kuitenkaan kerro sellaisista sopimattomista vitseistä, joilla on jopa vihje seksismin, rasismin tai muun vahingoittamatta muita.
• Älä koskaan varasta muiden ihmisten ideoita ja soita niitä omiksi. Luota aina toisille ideoista ja onnistuneista tehtävistä.
• Vaikka onkin hyvä liikkua hieman, älä pyöritä edestakaisin huoneen edestä. Tämä tekee sinusta hermostuneeksi.
• Kysymys- ja vastausjakson aikana pysy hiljaisina, kunnes kysyvä henkilö lopettaa ennen vastaamistaan. Jos et ymmärrä kysymystä, pyydä häntä jatkamaan sitä tai selittämään kyselyä.
• Jos joku ilmestyy vihamieliseksi tai vihamieliseksi, pidä viileä ja pyydä häntä keskustelemaan kanssasi myöhemmin.
• Lopeta tapaaminen varhain, jos mahdollista. On parempi, että se on lyhyempi kuin menettää kiinnostuneidensa huomiota.

Osallistujat

Jokainen, joka on kutsuttu kokoukseen, tulee osallistua, elleivät olosuhteet salli. Jos tiedät kokouksesta etukäteen, harkitse ylimääräistä aikaa henkilökohtaisen hoitotyönne kanssa, jotta voit osoittaa kunnioituksen kaikille osallistuville esimiehille.

Pukeudu asianmukaisesti liiketaloudelle.

Kokousvihjeitä:

• Jos sinua pyydetään lähettämään vahvistusviesti, tee se heti, kun kirjoitat kokouksen kalenteriisi.
• Näytä ajoissa. Tule muutaman minuutin varhain, jos mahdollista.
• Tarkista kännykkäsi ja varmista, että se on äänettömässä tai sammutettuna. Sinun ei pitäisi koskaan lähettää tekstiviestejä kokouksen aikana, jollei johtaja pyydä sinua tietylle henkilölle.
• Jos tarjoillaan virvokkeita, juomaa voidaan hyväksyä. Kuitenkin, elleivät kaikki muut syövät, odota kunnes kokouksen päättyessä on välipala.
• Jos tämä on lounaskokous, tuo ruokasi pöydälle ja syödä sitä mahdollisimman hiljaisesti ja kiinnittämättä huomiota itsellesi.
• Älä keskustele tai vaihda muistiinpanoja muiden osallistujien kanssa. Tämä on hyvin häiritsevä ja voi antaa vaikutelman, ettet ota työtäsi vakavasti, jotta kiinnität tarkkaan huomiota siihen, mitä keskustellaan.
• Jos sinua kutsutaan, vastaa mahdollisimman suoraan. Kun et tiedä vastausta, pyydä anteeksi ja ole rehellinen. Ei vastausta parempi kuin väärä.
• Kokouksen jälkeen kiitän puhujaa.
• Älä viipy kokoushuoneessa kauemmin kuin on tarpeen. Hanging out tekee sinusta tuntuu käyttämättömältä, ja et halua pomo ajattele, että käytät kokousta puristamaan tehtäviäsi.

Kokoukset ravintolassa

Joskus kutsutaan lounaskokous, ja sitä voidaan pitää ravintolassa. Vaikka tämä on poissa toimistosta, muista, että olet vielä töissä.

Kokousvinkkejä ravintolakokouksiin:

• Älä koskaan unohda pöydän tapoja.
• Käsittele ruoka-aikaisia ​​haittoja armolla ja hyvillä tavoilla.
• Käytä asianmukaisia ​​ruokailuvälineitä. Jos epäilet, mikä haarukka menee kunkin kurssin kanssa, seuraa kokouksen johtajaa.
• Jos olet buffetravintolassa, tiedä oikeat tavat auttaa itseäsi.
• Seuraa oikeita ohjeita sormenjälkien syömiseksi.