Tässä on näyte äitiyskirjeessä

Tuntuu hyvältä jättää asiakkaitasi asettamalla odotuksia. Getty Images / BJI / Blue Jean Images

Noin 26. raskausviikon viikko on aika kirjoittaa äitiyskirjeen. Vaikka raskaus saattaa olla päättymässä, ja kaikki on mahdollista ajatella, että asiakkaillesi ei ole aavistustakaan, mitä tapahtuu omassa elämässäsi. Joten tästä syystä sinun pitäisi harkita lähettämistä, mitä siihen sisällytetään, ja näyte-kirjain, jota voit käyttää.

Miksi asiakkaan äitiyslomalle lähettäminen on hyvä idea

Nyt suurin osa asiakkaista tietää, että olet raskaana.

Jos he eivät tiedä, että äitiyskortti on kätevä tapa ilmoittaa heille.

Asiakkaidesi räätälöity kirje on erinomainen resurssi niille. He saattavat kysyä jotakuta, "milloin Sally tulee takaisin äitiyslomalta?" ja asiakkaan äitiyskirjeellä voit vastata heidän kysymyksiinsä. Kirje on ajan säästäjä niille, koska heidän ei tarvitse yrittää metsästää sinua soittamalla tai sähköpostitse työtovereitasi.

Tämä kirje näyttää asiakkaillesi, että ajattelet niitä. Heillä on jotain kirjallista, että he voivat viitata siihen, miten saada tukea yritykseltäsi poissaolosi aikana. Tämäntyyppinen kirje ei ole vaatimus, vaan mukava ele, joka takaa asiakkaan huolehtivan.

Mitä aiheita voit kattaa

Kirjeesi sisältö riippuu siitä, kuka olet asiakas ja kuinka usein olet heidän kanssaan yhteydessä. Jos lähetät saman sähköpostin 200 asiakkaalle, haluat säilyttää sen lyhyenä ja makeana.

Jos lähetät tämän 5 tai 10 asiakkaalle, voit tehdä siitä henkilökohtaisemman ja jakaa enemmän tietoa. Seuraavassa on muutamia aiheita, jotka voit sisällyttää asiakkaasi äitiyslomaan:

• Kuinka monta viikkoa olet poissa toimistosta.
• Kun poistut toimistosta.
• Kun palaat toimistoon.
• Kuka he voivat ottaa yhteyttä tukeen, kun olet poissa.
• Jotta et ole käytettävissä lomalla.

Käytä tätä esimerkkiä asiakkaan äitiyslomalla

Jos näet (sulkeissa), sinun tulee lisätä sopivat sanat tai lauseet olosuhteisiinne.

(Päivämäärä)

(Asiakkaasi nimi),

Olen raskaana (tai lapsen omaksumisprosessissa) ja odotan, että aloitat (täytä viikkoa) äitiysvapaa päivämäärä, jona haluat loman alkavan) ja palaaminen (päivä, jona odotat paluuta äitiyslomasta).

Kuten tiedät, olen erittäin ylpeä suorituksestani ja työn laadusta (asiakkaan yrityksen nimi). Olen jo toimittani yksityiskohtainen suunnitelma, jonka avulla voin varmistaa, että tarpeesi hoidetaan minun poissa ollessani.

Kun olen lomalla, en ole käytettävissä kuulemiseen, joten työtehtäväni hoidetaan seuraavilla työntekijöillä.

(Tässä voit selvittää tarkasti, mihin tehtäviin hän kuuluu tai jätä nämä tiedot ohitse ja jättää vain yhden henkilön nimi.)

Poissa ollessani yhteyskohtaasi on (kollegasi nimi joka kattaa sinulle yhteystiedot, kuten sähköpostiosoitteen ja suoran puhelinnumeron).

Kerro minulle, onko sinulla erityisiä huolenaiheita tai kysymyksiä siitä, miten tarpeitasi käsitellään äitiysloman aikana. Kerron sinulle, onko tapahtunut muutoksia, jotka voivat vaikuttaa sinuun.

Kiitos luottamustani työhöni. Odotan innolla yhteistyötä kanssasi äitiyslomaan saakka ja sen jälkeen kun palaan toimistoon.

Ystävällisin terveisin,

(Nimesi)

Jos kirjeen lähettäminen ei ole tyypillistä asiakassuhteesi suhteen, tämä kirje voitaisiin lähettää sähköpostilla.
Varmista, että käytät aiheen riviä, joka vie asiakkaasi huomion, ja voit myös ehdottaa, että he merkitsevät sähköpostin tärkeänä.

Tekijä: Elizabeth McGrory