Tee nopeammin!

Olet kuullut valituksen: päivällä ei vain ole tarpeeksi tunteja. Ehkä sinusta tuntuu niin. Sen sijaan, että paistaisi aivosi ja hermojasi työskentelevän vielä pidempinäkin, tuottavuuden ammattilaiset ja tutkijat sanovat, että voit ryhtyä toimiin entistä tehokkaammaksi työ-, henkilö- tai henkilökohtaisiin tehtäviin kuluvan ajan. Tässä on joitakin niistä.

Poista sotku. Monet ihmiset ovat järjettömiä, uppoutuneita sotkuihin, sanoo Atlantissa toimiva henkilökohtaisen tuottavuuden asiantuntija, valmentaja ja kirjailija Peggy Duncan. ”He eivät löydä etsimäänsä, etenkään tietokoneistaan. Ihmiset tekevät asioita vuosia katsomatta miten ne tehdään. ”

Hän kehottaa asiakkaita arvioimaan ajanviettoaan pitämällä ajanjaksoa useita päiviä, jolloin he kirjaavat päivän aikana tekemänsä tehtävät, kunkin tehtävän tärkeyden ja mitkä keskeytykset lyövät heitä.

”Sitten sinulla on selkeä käsitys kaikesta ajanhukastasi.” Duncan sanoo. Kun hän on tehnyt, hän lisää, voit ajatella selkeämmin ja priorisoida tehtävät, jotka on tehtävä ensin.

Nouse päästäsi. Näkijöillä ja yrittäjillä on usein suuri idea, mutta ei suunnitelmaa sen toteuttamiseksi, sanoo myydyn kappaleen Getting Things Done: Stressitön tuottavuus -kirjailijan David Allen, kirjoittaja.

ja Kalifornian tuottavuusasiantuntija. Ongelma: ”Useimmat ihmiset eivät hajoa sitä seuraavaan yksittäiseen fyysiseen toimintaan, joka heidän on suoritettava. Suurimmaksi osaksi ihmiset ovat kaukana itsestään.

”Suurimmalla osalla ihmisistä ei ole aavistustakaan, kuinka orientoitua”, Allen jatkaa. ”Aivosi yrittävät monitoimintaa, etkä vain pysty siihen. Jos pidät asioita vain päässäsi, sinut ajaa viimeisin tai äänekkäin asia päässäsi. Määritä, mikä tulos on. Mitä seuraavaksi sinun on tehtävä siirtääksesi neulaa kohti sitä? ”Ja sitten seuraava ja seuraava, kunnes sinulla on kartta kohti tavoitetta.

Tee tarkistuslista. Puhumme usein puutteesta jotain erityisen pelottavaa. Kääntäkää jälleen luettelo työn suorittamiseen tarvittavista vaiheista - motivoidaksesi itseäsi, ylittäkää kuitenkin jokainen vaihe, kun teette sen, vaikka se olisi vain yksi pieni asia eteenpäin eteenpäin, Duncan sanoo. Jokaisen kohteen valinnan jälkeen tehtävästä tulee pienempi ja hallittavissa.

"Paras päiväsi on päivä, jolloin saat vähän asioita, jotka vaikuttavat suurempiin asioihin", Allen lisää.

Kehitä työkalupakki. "Kaikki työ, joka minun on tehtävä, kaikki sitoumukset, jotka minulla on, olen ulkoistanut ne, jotta voin vilkaista niitä nopeasti ja päättää, haluanko tehdä jonkin niistä", Allen sanoo. Tämän välttämiseksi Allen käyttää kaikkea muistiinpanojen tekemistä ja fyysisen korin pitämistä digitaalisiin työkaluihin, kuten puhuvaan herätyskelloon. Hän suosittelee, että asiakkaat kokeilevat erilaisia ​​digitaalisia apuvälineitä, kuten Microsoft Outlook, IBM Notes ja iPhone Reminders, mainitakseni muutama.

Arvioi edut ja haitat. Suurimmalla osalla meistä on 30–100 hanketta, joihin meidän on puututtava kerralla, Allen sanoo, arkipäiväisestä merkitsevään. Hän selittää, että asiat, jotka vaativat useamman kuin yhden askeleen loppuun saakka, ovatpa ne sitten autovakuutuksen ostaminen tai kustannusten leikkaaminen yrityksessäsi.

”Tärkeä asia kaikille kysyä itseltään on, mikä arvo on, jos saan tämän asian aikaan, ja mikä on riski, jos en tee sitä? ”Allen sanoo. ”Se auttaa ihmisiä uudistumaan pään sisällä. Inhoan verojen tekemistä. Loistava. Jos en, niin mitä tapahtuu? ”

Ohita häiriötekijät. Ehkä luulet olevansa mestari moniajoissa, immuuni häiriötekijöille. Kertoimet ovat väärässä. Monet tutkimukset paljastavat, että saavutamme enemmän tekemällä vähemmän. Esimerkiksi Stanfordin yliopiston tutkijat suorittivat 100 opiskelijaa kolmen monitehtävätestauksen perusteella ja päättelivät, että raskaat monitehtävätekijät heikensivät kevyitä multitaskereita. Edelliset olivat ”imemättömyyttä”, sanoi yksi tutkijoista. "Kaikki häiritsee heitä."

Jos tietokoneesi hälyttää hälyttävästi jokaisesta uudesta sähköpostiviestistä, kytke ääni pois päältä, Duncan neuvoo. Hiljennä matkapuhelimesi. ”Ihmisillä on tämä 911-hätä mentaliteetti. Sitten he häiritsevät ja menevät jotain muuta. Keskity vain yhteen asiaan ja viimeistele se tai päästä hyvälle pysähdyspaikalle ”, ennen kuin hän lukee sähköposteja, sosiaalista mediaa ja vastaajaviestejä, hän sanoo.

Vähemmän on enemmän. Floridan osavaltion yliopiston psykologian professori K. Anders Ericsson ja muut tutkijat ovat tutkineet muusikoita, näyttelijöitä, urheilijoita ja shakkijoita ja havainneet työskentelevänsä erittäin keskittyneissä 90 minuutin segmentteissä, joita seuraavat huomattavat tauot, vähentäneet henkistä uupumusta ja maksimoitua tuottavuutta. Ericssonin mukaan eri alojen ”eliitti-esiintyjät” vievät yleensä vain neljästä viiteen tuntia päivässä valitsemallaan kentällä.

"Kun ihmiset ovat asiantuntija-esiintyjiä, he näyttävät olevan täysin keskittyneitä keskittymistarpeeseen", Ericsson sanoo. ”Sinun on vauhdittava itseäsi. Täällä on välttämätöntä, että heillä on mahdollisuus rentoutua. ”Toisin sanoen vältetään uupumista.

Tämä on yksi kirjailijan ja entisen toimittajan Tony Schwartzin perustaman konsultointiyrityksen The Energy Projektin makuista, jonka asiakkaita ovat olleet Google, Coca-Cola ja Los Angelesin poliisilaitos. "Meitä ei ole tarkoitettu ajamaan suurilla nopeuksilla, jatkuvasti, pitkään aikaan", yritys väittää.

Vakuutan. Riippumatta siitä kuinka organisoit olet, tuottavuutesi pyrkimykset voivat olla tyhjiä, jos olet jatkuvasti väsynyt. Monet meistä ovat. Harvard Medical Schoolin tutkijoiden ja muiden vuonna 2011 tekemässä tutkimuksessa arvioitiin, että unettomuus aiheuttaa 63 miljoonan dollarin vuotuisen valuvuuden Yhdysvaltain talouteen tuottavuuden menettämisen vuoksi.

Ja Bostonin Brighamin ja naisten sairaalan tutkimuksessa havaittiin, että osallistujat, joille oli varattu keskimäärin 5, 6 tuntia unta yötä kohti, pitivät tehtävien suorittamista, kuten tietojen nopeaa ja tarkkaa löytämistä tietokoneiden näytöiltä, ​​pitempää kuin silloin, kun heillä oli riittävä uni. Niiden nopeus laski asteittain kunkin peräkkäisen väsymysviikon aikana.

Nukutustarpeet vaihtelevat, mutta suurin osa aikuisista vaatii seitsemästä yhdeksään tuntia, National Sleep -säätiön mukaan. Riittävän unen saaminen yöllä on ihanteellista, mutta nappaus on toinen tapa lievittää univajeita. Lukuisat tutkimukset ovat osoittaneet, että napaaminen parantaa muistia, oppimista ja luovaa ajattelua.

Unetutkijoiden mukaan 20–30 minuutin nukkuminen on ihanteellista. Lennonjohtajien tutkimuksen mukaan ne, jotka nukkuivat keskimäärin 18 minuuttia 40 minuutin nukkumaistunnon aikana, suorittivat parhaiten valppautta ja reaktioaikaa mittaavat testit. Muut tutkimukset osoittavat, että pidemmät nukkumat tuovat vielä enemmän etuja. Mutta pitkät sietot eivät usein ole toteutettavissa kiireisille ihmisille, ja ne voivat tuottaa lisää unen jälkeistä grogginessä ja häiritä yöunia.

Pidä huonelämpötila mukavana nukkumaan mennessä. Rajoita melu ja valon suodatus sisään. Älä torkitse myöhään päivällä.

David Allen on nappamisen kannattajien joukossa. ”Aion nukkua puhutessani kanssasi. Se on parempi kuin kuppi kahvia. ”