Vaikeiden keskustelujen tekeminen ja kieltäminen

Kuvittele hetkeksi, että olet istumassa työntekijän kanssa keskustelemaan mielenkiintoisista uusista muutoksista yrityksessäsi. Ehkä kuplat innolla, varmista, että hän tuntee saman kuin sinä. Sitten rikot uutiset ja olet tavannut tyhjän tuijon, passiivisen huokaisun tai jopa vihaisen kumoamisen.

Riippumatta siitä, kuinka valmistautuneena saatat ajatella olevansa, jotkut keskustelut eivät vain kulje heidän luulemansa tapaan. Mutta se ei tarkoita, että sinun pitäisi luopua ja jättää kaikki vaikeat keskustelut toimimaan itse. Loppujen lopuksi 1 000 työntekijän online-kyselyssä 91 prosenttia sanoi, että viestintäongelmat vetävät johtajia alas. Tiedot paljastivat, että useimmat johtajat puuttuivat kriittisistä mahdollisuuksista osallistua, mikä voisi asettaa heidät luotettavammaksi työntekijöilleen.

Olen joku, joka on johtanut toisia yli 25 vuotta, olen nähnyt arvon rehellisestä, avoimesta viestinnästä työntekijän ja työnantajan välillä, mutta olen varmasti kompastellut matkan varrella. Vaikka nämä viestintäongelmat eivät ole mieluisimpia hetkiä, he ovat opettaneet minulle arvokkaita opetuksia esimiehenä, muun muassa kuinka korjata suhteet ja käydä rakentavampia keskusteluja. Olen poiminut muutaman tärkeän tekemisen ja tekemisen, joita matkallani ei ole, kuten:

1.

Vaikean keskustelun valmistelu on välttämätöntä sen onnistumiselle. Muistiinpanojen tekemisen ja käsikirjoituksen laatimisen välillä on kuitenkin suuri ero. Jälkimmäinen ei tee sinulle mitään hyvää.

”Vaikealla keskustelulla on taipumus mennä parhaiten, kun ajatellaan sitä vain normaalina keskusteluna”, sanoo viestinnän epäonnistumisen kirjoittaja Holly Weeks. Koska parisi ei tiedä hänen linjojaan, keskustelusta voi tulla hankala ja keinotekoinen. Luonnollisemman ja tuottavamman keskustelun saamiseksi valitse muutama luettelomerkki ja ota joustavasti seuraavasta keskustelusta.

2.

Sinulle, esimiehenä, on tärkeää olla mahdollisimman selkeä vaikeissa keskusteluissa. Aloita julistamalla, mitä toivot saavuttavasi tämän kokouksen aikana, ja pyytämällä työntekijää tekemään samoin. Käsittele sitten käsiteltävää aihetta ja sen taustalla olevaa ajatteluprosessia.

3.

Ihmisinä meillä kaikilla on ennakkokäsityksiä, mutta näiden oletusten pitäminen kiinni keskustelujen aikana on virhe. Esimerkiksi muutama vuosi sitten johdin ryhmää, jonka tarvitsimme uudelleenjärjestelyihin. Meidän piti mennä paljon syvemmälle aloilla, joilla olimme parhaat ja joille meitä tunnettiin asiantuntijoina, mutta tämä tarkoitti myös joidenkin asioiden, jotka eivät olleet yhtä tärkeitä, päästämistä irti. Joten minun piti käydä useita keskusteluja työntekijöiden kanssa siitä, kuinka heidän roolinsa muuttuvat. Yksi keskustelu oli minulle valtava oppimiskokemus.

Olin niin varma ryhmämme suuntaan, että en pystynyt selittämään täysin yhden työntekijän roolia ja miten se muuttui. Oletetaan, että hän ymmärtää muutoksen merkityksen, koska hän oli vanhempi johtaja, mutta en pystynyt kuvailemaan, kuinka hän sopii suurempiin kuviin. Tämän vuoksi hän ei ymmärtänyt merkitystään yritykselle ja lisäarvoa.

Keskustelu kestää kaksi ihmistä, joten ota huomioon parisi näkökulma. Mieti tätä käsillä olevaa asiaa näkökulmastasi. Mieti sitten mitä työntekijän mielestä asia on. Jos et pysty vastaamaan toiseen kysymykseen, kysy häneltä suoraan. Kun työskentelet empaattisesti työntekijän kanssa, hän on avoimempi pitämään hedelmällistä keskustelua.

Puhuessani työntekijän kanssa rakennemuutoksista, otin hänen sosiaaliset vihjeet ja pyysin häntä kertomaan minulle, miltä hänestä tuntuu. Silloin tajusin, että minun piti laittaa itseni hänen kenkiinsä. Joten selitin, kuinka hänen työmääränsä siirtäminen oikeasti antaisi hänelle mahdollisuuden sukeltaa syvemmälle asiantuntija-alueelleen. Sen jälkeen kun hänestä tuli niin, hänestä tuli yksi suurimmista mestarista osastolla näiden muutosten suhteen.

4.

Voi olla houkuttelevaa toimia puolustavasti tai jopa tehdä itsestäsi uhri vaikeassa keskustelussa, mutta sinun tulee välttää näitä kahta taktiikkaa hinnalla millä hyvänsä. Syyllisyyden poistaminen tai sellaisten lausuntojen antaminen, kuten ”Tämä on minulle todella vaikeaa!” Tai ”Minusta tuntuu kauhistuttavalta!” Vaikeassa keskustelussa saa sinut vaikuttamaan vain työntekijän tarpeita kielteiseltä. Sen sijaan tunnusta roolisi keskustelussa ja miten käsittelet asiaa yhteistyössä työntekijän kanssa.

5.

Vaikeat keskustelut eivät ehkä ole miellyttäviä, mutta myötätunto auttaa sinua toimittamaan vaikeita uutisia rehellisesti, oikeudenmukaisesti. Viime kädessä rakenneuudistuskeskusteluuni oli onnistunut, koska vastasin työntekijän tarpeisiin myötätuntoisesti. Kun ymmärsin, miksi hän oli huolissaan, pystyin myötätuntoisesti ja vastaamaan vastaavasti. Muista, että on tärkeää reagoida työntekijöiden huolenaiheisiin heidän kasvaessaan, mutta myös pysyä eteenpäin vakuuttaaksesi työntekijöillesi, että he ovat arvokkaita joukkuetovereita.

Vaikean keskustelun käyminen työntekijän kanssa ei ole koskaan helppoa tai hauskaa - varsinkin kun työntekijä reagoi eri tavalla kuin odotit. Mutta on silti tärkeää pohtia näitä kokemuksia. Tyhjentävän keskustelun jälkeen harkitse jonkin aikaa pohtia, mikä meni hyvin ja mikä ei, samoin kuin mitä voit tehdä tulevaisuudessa toisin. Läpinäkyvyyden, aktiivisen kuuntelun ja oikean asenteen ohella itsereflektio auttaa sinua käsittelemään vaikeita keskusteluja päinvastoin.