Kuinka vapautua itsesi sähköpostien tyranniasta

Sähköposti on uskomattoman hyödyllinen työkalu. Kuinka muuten voisimme helposti kommunikoida aikavyöhykkeiden ja ympäri maailmaa olevien ihmisten kanssa? Mikä muu mahdollistaa tällaisen nopeaa viestintää ja lisää meille hetkessä saatavien tietojen ja päivitysten määrää milloin tahansa?

Mutta koska sähköpostista on tullut niin keskeinen ammatillisessa maailmassa, se on poistettu käsistä. Siitä tulee intensiivisesti vähemmän työkalua ja enemmän sortojaa - päivien kaataminen, ajan hallitseminen, panttivankina pitäminen.

Hyvät uutiset? Voit taistella takaisin ja vapauttaa itsesi sen totalitaarisesta otteesta. Näin:

1. Poista ilmoitukset käytöstä.

Tämä on luultavasti tärkein asia, jonka voit tehdä estääksesi sähköpostia ottamasta elämääsi. Jos sinulla on älypuhelin, käytät sitä todennäköisesti usein sähköpostien lukemiseen, ja todennäköisesti teet tämän vastauksena ilmoitukseen tai sovellusmerkkiin, joka osoittaa, kuinka monta lukematonta viestiä sinulla on.

Älä kuulu tähän ansaan. Sammuta push-ilmoitukset ja lukemattomien viestien lukumäärä, jotta joudut tekemään tietoisen päätöksen tarkistaa sähköpostisi. Jopa antaa sille puolen sekunnin ajatuksen, on parempi kuin automaattinen reagointi ilmoitukseen.

Sama pätee työpöytäohjelmiin ja selainpohjaisiin sähköposteihin. Sulje ne ja avaa ne vain, kun haluat tai tarvitset viettää aikaa sähköpostitse.

2. Tutki sähköpostin käyttölupa.

Sähköpostin lähettäminen päivältä on helppoa ja se voidaan hoitaa myöhemmin illalla kannettavalla tietokoneella tai tablet-laitteella, kun katsot televisiota tai makaat sängyssä. Mutta nämä ovat tunteja, jotka sinun pitäisi viettää poissa töistä. Aseta kellonaika, jonka jälkeen et ehdottomasti tarkista sähköpostiosoitettasi, ellei se ole hätätapaus.

Tämä saattaa tuntua kohtuuttomalta, mutta milloin viimeksi kerralla sähköposti edellytti välitöntä vastausta illalla? Se on aika harvinaista. Milloin viimeksi olet ollut niin läsnä perheen kanssa kuin sinun olisi pitänyt olla? Se on todennäköisesti paljon uudempi.

3. Aseta määritetyt sähköpostitusajat.

Ellei työsi edellytä, että sinulla on oltava valmiita vastaamaan välittömästi sähköpostiin, yksi tehokkaimmista tavoista heittää sähköpostin kahleja pois on asettaa yksi tai kaksi kertaa päivän aikana, jolloin käsittelet postilaatikkoasi. Tuntia aamulla ja tunti iltapäivällä riittää yleensä. Sulje noiden aikojen sulje sähköpostiohjelmasi ja älä avaa niitä.

Mutta entä jos jollain on kysymys, johon he tarvitsevat vastauksen heti? He voivat soittaa sinulle. Mikä on todennäköisesti mitä heidän pitäisi tehdä joka tapauksessa, jos siellä on vakava ongelma. Jos puhelun arvoinen asia ei ole, ei ole syytä keskeyttää työsi vastataksesi kysymykseen sähköpostitse.

4. Käytä suodattimia ja kansioita tai tunnisteita.

Useimmat sähköpostin tarjoajat tarjoavat nyt mahdollisuuden suodattaa saapuvat sähköpostisi automaattisesti. Säännöt, kuten ”jos lähettäjän osoitteessa on” @ myjob.com ”, lähetä se” Työ ”-kansioon, säästää paljon aikaa sähköpostin käsittelyyn päivittäin. Monet asiat voivat mennä suoraan roskakoriin, ja melkein kaikki muu voidaan luokitella jollain tavalla.

Kun suurin osa saapuvista sähköposteista on luokiteltu automaattisesti, voit päättää, milloin haluat käsitellä sitä. Jos et näe suosikkikaupan uutiskirjettä töissä, et houkutusta tehdä online-ostoksia, kun sinun pitäisi keskittyä johonkin muuhun. Mutta Uutiskirjeet-kansion vieressä oleva "1" muistuttaa sinua palaamaan ja lukemaan se myöhemmin.

5. Käytä automaattista vastaajaa, kun olet poissa.

Kun olet lomalla tai jopa työmatkalla, on hyvä vastata hitaasti sähköpostiin vastaamiseen tai jopa laittaa se pois, kunnes palaat töihin. Sähköpostilla on salakavala taipumus muuttaa lomapäivät työpäiviksi, ja tämän on lopetettava. Jälleen, jos on hätätilanne, joku voi soittaa sinulle.

Suurimmaksi osaksi kaikki ovat ymmärtäviä; he saavat automaattisen vastauksen, jossa he tietävät, että olet poissa ja että palaat heihin niin pian kuin mahdollista, mutta se saattaa kestää hetken. Jos se ei voi odottaa, he ottavat yhteyttä jonkun toisen kanssa, aivan kuten sähköpostin lähettämistä edeltävinä päivinä.

Joten kyllä, sähköposti on uskomattoman hyödyllinen työkalu, ja ajattelematta siitä, kuinka paljon se on muuttunut, maailma on mielenkiintoista. Mutta se ei tarkoita, että sinun tulisi olla postilaatikon, puhelimen tai tietokoneen orja. Suorita nämä vaiheet vapauttaaksesi itsesi sähköpostien tyranniasta, ja olet iloinen siitä, että teit - pystyt paremmin keskittymään, olemaan vähemmän hajamielinen, kun olet perheen ja ystävien kanssa, ja rentoutut, kun olet poissa. Mitä menetetään?

Jatkuvan digitaalisen viestinnän ansiosta näyttää siltä, ​​että olemme aina kellossa. Opi kuinka hallita tätä uutta ”yövuoroa”.