Kuinka: aloittaa konferenssi

South by Southwest, TechCrunch Disrupt, TEDx - nämä konferenssit ovat kasvaneet hotellien näyttelyhalleissa pidettävistä haastavista teollisuustapahtumista hip-kokoontumisiin, jotka tunkeutuvat suosittuun kansankieliseen. Oletko koskaan miettinyt, kuinka järjestäjät saivat sen tapahtumaan?

Se ei ole vain YouTubeen kaapattuja hienoja keskusteluja, joita on levitetty verkossa. Konferenssiteollisuusneuvosto raportoi, että kokoukset ja konferenssit tuottavat 28 miljardia dollaria tuloja. Se on enemmän kuin autoteollisuus.

Teknologia helpottaa ja ohjaa tätä viimeaikaista trendiä. Adrian Segar on veteraanikonferenssisuunnittelija ja konferenssien, jotka toimivat: Luo ihmisten rakastamien tapahtumien kirjoittaja, kirjoittaja. Hänen mukaansa enemmän kuin koskaan laitteisiin liimatut ja etätyötä tekevät ihmiset ovat nälkäisiä kasvokkain vuorovaikutuksessa ja yhteisössä. Teknologia tekee myös konferenssisi aloitusvaiheen yksinkertaisemmaksi. "Oman tapahtuman luominen ja markkinointi ei ole koskaan ollut näin helppoa", Segar sanoo. ”Käänteinen puoli on, että monet ihmiset tekevät sen. Joten sinun on todella erotuttava ja tehtävä se oikein. ”

Tässä on viisi sääntöä loistavasta konferenssin luomisesta:

1. Löydä tarve täyttää. Sisäänpääsymaksujen ja sponsorointien tulisi tehdä siitä tasa-arvoyritys, mutta ei luoda suuria voittoja. Keskity etsimiseen ”jotain, josta olet intohimoinen; jotain, jota kukaan muu ei tee missä voit todella palvella yhteisöäsi”, Segar sanoo.

2. Tunnista tavoitteesi. Konferenssit voivat hyötyä pienyritysten omistajista syventämällä verkostojaan, nostamalla heidän profiilejaan ja alansa auktoriteettia ja antamalla asiakkailleen lisäarvoa tarjoamalla heille puhetapahtumia. ”On satoja tapaamisammattilaisia, jotka ovat tehneet tätä vuosikymmenien ajan. Aloittelija, joka tekee tämän vain ansaitakseen rahaa, on väärä oletus. ”Älä pelkää aloittamasta pientä määrää, koska suurimpaan osaan maailmanlaajuisesti järjestettäviä konferensseja osallistuu alle 100 ihmistä, Segar sanoo.

3. Valitse oikeat puhujat, mutta älä luota täysin isojen nimien luentoihin. Sinun tulisi asettaa budjetti puhujille. Älä silti pelkää ajaa ihmisiä kanssasi. ”Selitä, että budjettisi on asetettu, ja kysy sitten, haluavatko he olla valmiita työskentelemään kanssasi.” Ole luova lisäämään lisäarvoa, mukaan lukien asiantuntijakirjan markkinointi palkkioissa tai hänen tukemansa syyn mainostaminen. ”Mainitse korvaus alkuperäisessä kirjeenvaihdossa. Muuten loukkaa monia ihmisiä ”, Segar sanoo.

Suunnitellessasi tapahtumaa, käytä näitä asiantuntijoiden ääniä strategisesti. Konferenssien arvo on siirtynyt kohti yhteyksiä ja vertaisoppimista. "Loppujen lopuksi, 100 henkilöä huoneessa tietää yhdessä useamman kuin yhden esiintyvän", Segar sanoo.

Pidä kolme pääpuhujaa läsnä 20 minuutin ajan ja johta sitten pienempiä pyöreän pöydän keskusteluja. Löydä myös tapoja osallistujien oppia nopeasti toisistaan. Esimerkiksi, ovatko kaikki pyöreän pöydän keskusteluista esittelevät itsensä lyhyesti ja vastaavat kysymykseen: "Mitä haluat tästä tapahtumasta?"

4. Kiinnitä huomiota kaikkiin tapahtuman yksityiskohtiin tai palkkaa joku tuottamaan sen sinulle. "Ihmiset ehkä muistavat pääpuhujan, mutta he muistavat, jos lounasta ei tarjoilla ajoissa", Segar sanoo. "Sen on oltava logistisesti sujuvaa, jotta ihmiset haluavat palata ensi vuonna."

5. Pidä se hengissä ympäri vuoden. Luo yksityinen Facebook-ryhmä osallistujille. Pidä blogia tai podcastia ja päivitä aiemmat osallistujat sähköpostitse. "Tapahtumien ei pitäisi olla alkamassa ensimmäisenä päivänä ja loppua viimeisen illallisen jälkeen", Segar sanoo. ”Onnistunut tapahtuma jättää ihmiset, jotka haluavat muodostaa yhteyden myöhemmin. Siitä tulee ydinasiakasryhmäsi, joka haluaa tulla seuraavan kerran. ”

Frances Mazur

Omistaja

Yritys: Mazur Group, Los Angelesissa toimiva yritys, joka rekrytoi kauneusalaa

Konferenssi: Beauty Biz -pöydän keskustelu

Edut: Rekrytointi, lisäarvon luominen asiakkaille puhemahdollisuuksien, lisääntyneiden teollisuusmahdollisuuksien muodossa

Perustin yritykseni vuonna 2007, ja minulla oli upea ensimmäinen vuosi. Sitten talous kaatui. Puhelimesi soi koukulta ja erinomaiset ehdokkaat etsivät työtä, mutta meillä ei ollut paljon tarjottavaa. Se oli demoralisoiva verkostomme kannalta ja halvaannut meitä. Päätimme, että tarvitsemme tapahtuman liiketoiminnan rakentamiseksi uudelleen, ja Beauty Biz -ympyrän syntyi.

Ensimmäisessä konferenssissa oli vain 40 paikkaa ja se myytiin heti. Siitä lähtien se on kasvanut 100 osanottajaan, mutta muoto on sama: Saamme huippunimen puhujia, kuten kansallisten salonkien omistajat ja johtajat, sekä tavallisia puhujaita, jotka todella yllättävät yleisömme uskomattomia tietoja, kuten sosiaalisen median analytiikan asiantuntija.

Yritykselläni on useita etuja. Se asettaa meidät alueemme johtaviksi: Äskettäisessä tapahtumassa yhden yrityksen toimitusjohtaja lähestyi minua ja sanoi: ”Etsimme uutta markkinointijohtajaa, ja sinä tunnet selvästi kaikki alan edustajat.” Yhtiöstä tuli uusi asiakas. . Nämä tapahtumat antavat meille myös yhteyden jatkuvasti uusiin ehdokkaisiin. Niiden avulla voin myös lisätä arvoa nykyisille asiakkaillemme. Jos työskentelen asiakkaan kanssa, voin napauttaa yhtä sen vanhemmista avainhenkilöistä puhujaksi. Kukaan kilpailijamme ei pysty siihen.

Emme ole koskaan maksaneet puhujalle penniäkään, ja olemme erittäin valikoivia ottamalla sponsoreita käyttöön. Heidän on todella sovittava tuotemerkkiimme, korotettava tapahtumaa ja pysyttävä keskittyminä siihen, kenen haluamme houkutella.

Viimeisimmässä tapahtumassamme, jonka hinta oli 90 dollaria per lippu, oli 90 hengen odotuslista ja ihmisiä, jotka lentävät ympäri maata osallistumaan. Nyt nostamme maksu 125 dollariin ja tutkimme tapoja lisätä pyöreän pöydän keskusteluamme suurempiin alan tapahtumiin. Mutta keskitymme jatkossakin tarjoamaan osallistujillemme tapoja verkostoitua alansa parhaiden ihmisten kanssa, ja annamme puhujillemme mahdollisuuden olla yhteydessä ikäisensä kanssa, mikä on kauneusalalla harvinaista.

Shea Coakley

Omistaja

Yritys: LeanBox, bostoniläinen ruokapalvelu, jota yritykset voivat tarjota työntekijöilleen

Konferenssi: Perks-yleissopimus, kokoontuminen yrityksiä, jotka toimittavat työpaikkahyötyjä ja potentiaalisia ostajia

Edut: Uusi liiketoiminta, asema alan johtajana

Osallistuessani perinteisiin verkostoitumistapahtumiin ja konferensseihin, jotka on suunnattu henkilöstöhallinnon ammattilaisille, jouduin usein selittämään palveluni yhdelle henkilölle, mutta joku muu yrittää päästä keskusteluun oppiakseni siitä, mitä muut yritykset tekevät yrityskohtaisissa tiloissa. . Tajusin, että yritykseni on uudella alalla, jolla on paljon kysyntää, mutta ei paljon tietoisuutta.

Jokaisen yrityksen johtajat pyrkivät houkuttelemaan ja pitämään yllä huippuosaajia. He lukevat Googlen ja Applen kaltaisten yritysten tarjoamista uskomattomista etuuksista, ja olettavat, että ne ovat liian pieniä tarjoamaan samoja, vaikka monet etuudet ovat kohtuuhintaisia ​​tai ilmaisia ​​yritykselle. Yhdessä kumppanini, paikan päällä olevan optometriapalvelun 20/20 Optometry kanssa, käynnistimme ensimmäisen Perks-konferenssin elokuussa Microsoft Nerd Centerissä Cambridgessa, Massachusetts.

Meillä oli 28 myyjää, jotka maksoivat 200 dollaria kukin kopeiden perustamisesta, ja 500 osallistujaa, jotka päästiin ilmaiseksi. Itse konferenssi tuotti hyvin pienen voiton, mutta pelkästään yhden tapahtuman kautta me turvasimme 15 uutta tiliä. Se otti todella oman elämänsä.

Jatkamme keskustelua myyjien ja asiakkaiden kanssa Twitterin, LinkedIn-ryhmän ja sähköpostiluettelon kautta. Vaikka ensimmäinen kokous keskittyi Boston-pohjaisiin palveluihin, toinen koko New England -alueelle on tarkoitus suunnitella maaliskuussa, ja meillä on neljännesvuosittain pidettävät tapaamiset myyjien verkkoon. Oman liiketoiminnan kasvattamisen lisäksi haluan olla yrityksen asiantuntijoiden asiantuntija, ja tämä konferenssi auttaa minua siihen.

Chris Dessi

Omistaja

Yritys: Silverback Social, Chappaqua, New York -yritys

Konferenssi: Westchester Digital Summit

Edut: Asema paikallisena markkinointijohtajana, uudet asiakkaat, kasvatti voittoja

Käynnistäessään markkinointitoimistoni Westchesterissä, New Yorkissa - vain hypyn New York Citystä - puhuin erittäin menestyvien yrittäjien ja yrityksen omistajien kanssa yhteisössä, joilla ei edes ollut Facebook-sivuja tai ymmärtää LinkedIn-profiilin arvoa. Oli vaikea selittää yritykseni arvoa. Aikaisemmin olin saanut uutta liiketoimintaa puhumalla konferensseissa, joten Googlesin “Westchester digital Summit” -tapahtumaan ja olin yllättynyt, ettei ympärillä ollut mitään sellaista.

Sanoin itselleni, okei, minun täytyy olla yksi tämän tekemiseksi.

Viiden kuukauden kuluttua varain konferenssikeskuksen, johon mahtuu 3000 ihmistä, ja aloin suunnitella tapahtumaa suunnittelemaan. Tiesin Gary Vaynerchukin, sosiaalisen median jättiläisen. Minulla ei ollut varaa hänen tavanomaiseen puhemaksuunsa, mutta hän suostui alentamaan sitä. Jos haluat tehdä jotain suurta, sinun on kutsuttava isoja ihmisiä. Varaamalla Gary, olemme pystyneet houkuttelemaan puhujia LinkedInistä, Facebookista, The Huffington Postista, IBM: stä ja General Electricista. En maksa heille mitään; useimmat näistä puhujista eivät edes pyydä honoraria. Isännöin heille yksityistä illallista tapana sanoa “kiitos”, mutta 90 prosenttia heistä ei ilmestynyt.

Ensimmäisenä vuonna annoimme tonni lippuja ja meillä oli 500 osallistujaa. Menetin rahaa ensimmäisessä tapahtumassa ja rikkoin jopa toisessa. Tänään sponsoroinnit kattavat kustannukseni, ja lippujen myynti on tärkeintä. Mutta todellinen arvo on uusi liiketoiminta virastolleni. Puolet uusista asiakkaistani tulee konferenssin kautta. On paljon helpompaa lähettää joku huippukokoukseen kuin yrittää vakuuttaa hänet miksi hänen on oltava Twitterissä. Et yksinkertaisesti saa tällaisia ​​nimiä Westchesterissä. Se on rehellisesti sanottuna monopoli.

Tätä tietoa tarvitaan valtavasti pienemmissä yhteisöissä. Pienyritysten omistajilla ei yksinkertaisesti ole varaa matkustaa New Yorkiin tai San Franciscoon suuria konferensseja varten. Ostin 67 URL-osoitetta digitaalisia huippukokouksia varten ympäri maailmaa. Syyskuussa tuotimme Baltimore Digital Summit -kokouksen, ja nyt huippukokoukset on suunniteltu Bostoniin; Las Vegas; Nashville, Tenn .; Detroit; ja Dubai seuraavien kahden vuoden aikana. Toukokuun 2015 Westchester-huippukokouksesta on kasvanut kahden päivän tapahtuma.

Katso, kuinka TED: n pää kuraattori loi liikkeen keskustelupohjaisilla konferensseilla, ja hänestä tuli tärkeimpien suurten ideoiden välittäjä.