Kuinka ratkaista 3 tekniikan suurinta aikaa

Asumme vapaasti pyörivässä valon ja äänen karnevaalissa. Se on helppo vietellä modernin ihmemaan häikäisyllä; Ennen kuin tiedät sen, olet viettänyt koko päivän upotettuna YouTuben, Facebookin, sähköpostin ja Googlen aikaleikkaukseen. Sinusta tulee hämmentynyt, hämmentynyt ja ihmettelet, mihin aikaan meni ja mitä todella saavutit.

"Emme ole koskaan eläneet aikana, jolloin on niin helppoa olla hajamielinen", sanoo Peter Bregman, maailmanlaajuisen liikkeenjohdon konsultointiyrityksen Bregman Partners Inc. -yrityksen toimitusjohtaja ja 18 minuutin kirjoittaja: Löydä keskittymäsi, päähäiriö ja Tee oikeat asiat valmis . "Ihmiset istuvat tietokoneillaan koko päivän häiritsemällä itseään ja tekemättä mitään."

Tällainen on 2000-luvun ongelma. Kuinka käytät tekniikkaa - työn ja elämän välttämättömyyttä - antamatta teknologialle monopolisoida aikasi? Asiantuntijoiden mukaan tasapaino voidaan saavuttaa, mutta tekniikkaa on huolellisesti valvottava siten, että se ei hallitse meitä.

“Sinä omistat tilasi. Sinulla on mielesi. Sinä omistat keskeytyksesi ”, sanoo Todd Duncan, New York Timesin bestsellerin Time Traps: Proven Strategies for Swamped Salespeople -kirjailija . "Sen sijaan, että olisit reagoiva tekniikkaan, hallitse sitä ja omista se ja ole aktiivinen."

Vaikka tekniikalla on näennäisesti loputtomia tapoja häiritä toimintakykyä, on yllättäviä tapoja, joilla se voi auttaa myös ajanhallinnassa. On tapa päästä sisään, päästä ulos ja siirtyä elämäsi mukana. Ratkaistaan ​​muutamia suurimmista aikahukkaajista.

Sähköpostin lumivyöryn hallinta

Liikemaailmassa sähköposti on pakollinen. Sähköpostiviestien lukeminen ja niihin vastaaminen voi kuitenkin olla valtava aika, häiritä meitä koko päivän, kun yritämme suorittaa ydintehtäviä. McKinsey Global Institute ja International Data Corp. -yrityksen äskettäin tekemän tutkimuksen mukaan keskimääräinen työntekijä käyttää 28 prosenttia työviikkojensa hallinnasta sähköpostiin. Useimpien älypuhelimien kanssa, jotka tarjoavat pääsyn sähköpostiin, näyttää siltä, ​​että olemme pysyvästi kytkettyjä postilaatikoihimme, ja monet ihmiset tuntevat pakkoa lukea ja vastata sähköposteihin heti.

Tuottavuusasiantuntija Julie Morgenstern, Never Check E-mail in the Morning -kirjailija, ehdottaa vieroittamaan postilaatikkosi riippuvuutta määrittelemällä päiväsi reunat ei-sähköpostialueeksi käyttämällä puhelimen hälytyksiä ajastimina ja muistutuksina. "Vältä sähköpostin lähettämistä kokonaan päivän ensimmäisistä 90 minuutista ja päivän viimeisistä 90 minuutista", hän sanoo. ”Minusta se rikkoo tapaa. Ja se on myös valtava hyöty näille kahdelle ajanjaksolle. ”Käytä noita 90 minuutin lohkoja monimutkaisten ongelmien ratkaisemiseen, koska aivojesi on helpompaa siirtyä siitä, mitä Morgenstern kutsuu“ legato ”(syvemmäksi) ajatteluksi“ staccatoksi ”. (matala, nopea) ajattelu, jota käytämme sähköpostien käsittelemiseen.

Yöllä sähköpostien tai minkä tahansa näytön välttäminen on välttämätöntä laadukkaan unen kannalta, hän sanoo: ”Suuri unihäiriömme johtuu siitä, että olemme ylikuormitetut tietokoneiden valon ja tiedon energialla. Se on kuin Red Bullin juominen ennen nukkumaanmenoa. ”Kun olet sopeutunut näihin alkuväleihin, voit luoda lisää 90 minuutin keskittymislohkoja koko päiväsi, jotta voit keskittyä tärkeisiin tehtäviin.

Sähköpostin suodattaminen on tärkeä, mutta vajaakäyttöinen toiminto, Duncan sanoo. Hän ehdottaa, että luodaan ensisijainen postilaatikko viesteille tärkeimmistä yhteyshenkilöistä, kuten esimieheltäsi, kumppaniltasi tai parhailta asiakkailtasi. Sitten voit pyrkiä kiireellisimpiin tarpeisiin ennen lepoa. Hän pitää myös sähköpostiohjelmasta SaneBox, joka käyttää aiempia vuorovaikutuksia postilaatikossasi tulevien viestien tärkeyden määrittämiseen.

Asiantuntijamme huomaavat myös, että monet ihmiset hukkaa aikaa kommunikointiin tekstin tai sähköpostin välityksellä, kun puhelinsoitto tai henkilökohtainen tapaaminen saattaisi viestin nopeammin ja selkeämmin läpi. Morgensternin mukaan vältetään sähköpostin käyttöä aivoriihissä, arvokkaassa päätöksenteossa ja silloin, kun ääni on todella tärkeä ihmisten välisessä viestinnässä. "Jos ääni kohtaa huonosti, se maksaa sinulle aikaa toisella puolella siivouksen", hän sanoo.

Bregman on samaa mieltä: ”Olemme vaarassa korvata suhteet liiketoimiin. Suhde on erittäin tärkeä. Sinulla on oltava nämä suhteet voidaksesi hallita tapahtumia tehokkaasti. ”Joten jos sinulla on terveet suhteet asiakkaaseen, sähköpostin käyttäminen yksinkertaisiin tapahtumiin - tapaamisten asettaminen, sopimusten vahvistaminen jne. - on hienoa. Mutta älä luota sähköpostiin tai tekstiviesteihin itse suhteen muodostamiseen.

Duncan yhtyy. Viestintä puhelimitse sähköpostin kanssa on viisi kertaa tehokkaampaa; henkilökohtainen tapaaminen on 10 kertaa tehokkaampaa kuin puhelimitse puhuminen ”, hän sanoo. "Teknologia ei voi korvata ihmisen yhteyttä."

Rauhan tekeminen älypuhelimellasi

Ei tarkoita, että puhelimella ei olisi omia haasteita. Älypuhelimet ovat yksi tuottavuuden suurimmista vihollisista, kun hälytykset piippavat jatkuvasti sähköpostia, sovelluksia, ääniviestejä ja tekstejä, puhumattakaan mobiiliverkkoselaamisen häiriöistä ja tavallisista vanhanaikaisista puheluista. EMarketerin tuoreen tutkimuksen mukaan amerikkalaiset viettävät yli 23 prosenttia ajastaan ​​matkapuhelimiin.

Kuten sähköpostissakin, Morgenstern ehdottaa tiettyjen ajanjaksojen määrittämistä koko päivän ajan, kun olet “päällä”.

"Silloin sinulla on avoin ovi", hän sanoo. "Voit pitää hälytyksesi päällä ja puhelimesi poissa ja käytettävissä, ja olet siellä ottamaan kaiken mitä tulee." Mutta kun olet "poissa", kuten kun haluat keskittyä työhön, viettää laatuaikaa perheenjäsenille tai tärkeään keskusteluun, laita puhelin pois ulottuvilta ja joko mykistä se tai sammuta se kokonaan. Jotkut puhelimet tarjoavat myös “älä häiritse” -tilan, joka sallii vain hätäpuheluiden käymisen.

"Jos pystyt suunnittelemaan ja vaihtamaan tietoisesti, käytät tekniikkaa todella hyväkseen, eikä se johda sinua, vaan hallitset sitä työkaluna", Morgenstern sanoo.

Toinen idea on poistaa kaikki puhelimen hälytykset käytöstä ja tarkistaa vain tekstisi, sähköpostisi, sovelluksesi jne., Kun sinusta tuntuu. "En halua, että muut ihmiset hallitsevat aikani", Bregman sanoo. "Olemme antaneet muiden ihmisten hallita keskittymistämme, suuntamme ja aikaa."

Kestää Clickbait-kiusauksia

Toinen vaikea tilanne on, kun joudut käyttämään Internetiä tuottavaan tarkoitukseen, kuten tutkimaan tutkimusta, ja sinulla on houkutus harhautua tehtävästäsi napsauttamalla bait-linkkejä, ponnahdusikkunoita, maksettuja hakumainoksia ja paljon muuta.

Tällaisissa tilanteissa Morgenstern ehdottaa olevansa erittäin tarkkaavainen ja keskittynyt tavoitteisiisi. "Ajattele sitä ennen kuin siirryt verkkoon tapaamiseksi, jossa on esityslista", hän sanoo. “Kysy itseltäsi, mitä minä etsin? Kuinka kauan tämä istunto kestää? Kuinka tiedän saavuttaneeni tulokseni? Määritä ennalta, millainen menestys näyttää. ”Hän myös suosittelee ajastimen käyttöä rajoittaaksesi kuinka kauan olet verkossa; Käytä puhelimesi tai käytä kätevää Google-ajastintoimintoa kirjoittamalla ”aseta ajastin X minuutiksi” Google-hakukenttään.

Bregman suosittelee online-ajanseurantatyökaluja, kuten RescueTime, jotka voivat avata silmiä. ”Päivän lopussa katsot sitä ja sanot: Oi, vietin kolme tuntia YouTubessa tutkimuksen sijaan . Nämä tiedot auttavat sinua tekemään fiksumpia päätöksiä huomenna ”, hän sanoo.

Jos sinun on käytettävä muita ohjelmia tietokoneellasi, mutta et voi vastustaa surfaamista ja ajanhukkaa, tutustu sovelluksiin, kuten Freedom, joka estää Internet-yhteyttä jopa kahdeksan tuntia kerrallaan, jotta voit keskittyä käsillä olevaan asiaan.

Tekniset oikotiet

Yksi tapa, jolla Bregman pysyy tuottavana, on nimetä laitteita erottuvaan käyttöön. "Rakastan vain Wi-Fi-yhteensopivaa MacBook Airia, jonka akku on 12 tuntia", hän sanoo. "Näppäimistö on tehokas, enkä aio surffata verkossa tai katsella siitä elokuvia akun keston vuoksi."

Samaan aikaan hän varaa iPadinsa vain harjoitusistuntoihin. "Haluan silti jonkin verran palauttaa sen", hän sanoo. Viime kädessä se on niin häiritsevää. Mitään tehokkuutta, jonka säästän käyttämästäni, ei kannata häiritä. "

Toinen hieno tekninen työkalu jokaiselle toimistossa työskentelevälle on korkealaatuinen melua vaimentava kuuloke. Niiden lisäksi, että ne estävät särisemisen ja ympäröivän melun, ne lähettävät myös selkeän signaalin työtovereilleen siitä, että olet alueella.

Morgenstern on suuri Eternity Time Log Lite -sovelluksen kannattaja, joka seuraa tapaa, jolla vietät aikaa. "Tässä tekniikan maailmassa me menetämme jälkeemme ajastamme", hän sanoo. ”Olemme niin hajanaisia; emme tiedä mihin aikamme menee. ”Sovelluksen avulla käyttäjä luo luokkia erilaisille aktiviteetteille - työ, perheaika, lukeminen jne. - ja seuraa aikaa, jonka hän viettää jokaiseen toimintaan. "Se antaa sinulle päivän tai viikon lopussa raportin siitä, missä menee", hän sanoo. ”Pelkkä ajoitus itse nostaa asiakkaideni tietoisuutta ja he ovat vähemmän alttiita häiriötekijöille. He kiinni jotain pidempään. Ja se antaa hienoja oivalluksia. ”

Morgenstern käyttää myös asiakkaiden kanssa Sleep Cycle -sovellusta. Kun se asetetaan sängylle yöllä, se mittaa unisyklit ja herättää sinut parhaimmalla mahdollisella hetkellä levätä tunteelle. Se raportoi myös unen laadusta ja määrästä, jotta voit parantaa nukkumistapoja. "Siellä on noidankehä, koska mitä vähemmän nukkumme, sitä huonompi tuomio on ja mitä heikompi olemme, sitä pidempi työpäivämme", hän sanoo.

Viime kädessä suurin opetus on tietää milloin sammuttaa tekniikka ja omaksua tärkeät asiat elämässä.

"Sinun on tehtävä tietoisia valintoja asioista, joita teet tietokoneelta etkä kiinnittää koko aivojasi", Morgenstern sanoo. "Kuka haluaa elää näytöllä, kun sinulla voi olla täysi 360 asteen ihmisen kokemus?"

Vedävätkö digitaaliset häiriötekijät sinua? Kuuntele sitten, kun viisi tuottavuusasiantuntijaa kertovat ajatuksistaan ​​työskennellä tekniikan raskaalla 2000-luvulla.