Kuinka lopettaa laiska ja saada enemmän aikaan

Oletko koskaan joutunut tekemään tehtävän, jolla oli pitkä määräaika, mutta et voinut kerätä tahtoa suorittaa sitä ennen kuin se oli 0, 2 sekuntia ennen määräaikaa?

Tietysti teit. Ainakin kerran. Et olisi ihminen muuten.

Olet kuitenkin ehkä huomannut, että vaikka määräaika olisi lyhyempi, olet silti pystynyt suorittamaan sen ajoissa. Miksi niin?

Ensi silmäyksellä saatat sanoa: ”Viivästyminen, hei!” Mutta tässä on vaihtoehtoinen selitys, joka ei tee sinusta tuntemaan itsesi pahaksi.

Kaksi sanaa sanoen, ilmiötä kutsutaan Parkinsonin lakiksi, jonka mukaan ”työ laajenee niin, että se täyttää loppuunsaattamiseen tarvittavan ajan”.

Ensimmäinen henkilö, joka havaitsi ja kirjoitti tästä laajasti, oli Cyril Parkinson, brittiläinen merivoimien historioitsija ja julkishallinnon asiantuntija. Hän huomasi, että mitä enemmän aikaa byrokraatteille annettiin tehtäväksi, sitä kauemmin heillä oli aikaa suorittaa se. Lyhennä varattua aikaa, ja asiat liikkuivat nopeasti uudelleen.

Parkinsonin laki, laiskuus ja viivyttely

Viivästytämme monista syistä, kuten pelko tai yksinkertaisesti laiskuus.

Laiskuuden takana on kuitenkin myös evoluutio motivaatio. Esivanhempamme asuivat maailmassa, jossa ruokalähteet eivät olleet lähellä niin runsaasti kuin nykyään. Sellaisenaan he säästivät energiaa hengitystilaan siirtymisen ajaksi: metsästämiseen, ruokintaan, etsintään, rakentamiseen ja niin edelleen.

Jos esi-isämme tuhlaaisi energiansa turhiin tehtäviin, hän ei kykenisi selviämään ruuankeräyksen vaikeuksista. Joten vastaintuitiivisessa evoluutiovaiheessa laiskuus on osoittautunut tärkeäksi piirteeksi lajien elossa pitämisessä.

Mikä palauttaa meidät takaisin Parkinsonin lakiin. Biologiamme kehottaa meitä olemaan käyttämättä energiaa tehtävään, joka ei ole vielä tärkeä selviytymisellemme. Joten lykkäämme, viivytämme, välttämme, luomme tekosyitä ja niin edelleen.

Mutta sitten määräaika tulee, vetää sinut tyhjäkäynnistä ja antaa sinulle kiireellisyyden tunteen. Syvällä tiedät, että määräajan puuttuminen on haittaa selviytymisellesi, koska se voi maksaa sinulle työmaineesi tai joissakin tapauksissa jopa työsi, rahasi, arvokkaat omaisuutesi, ystävyydet, suhteet ja niin edelleen.

Tämä pelko pakottaa sinut tekemään all-nitterin projektin loppuun saattamiseksi tai työskentelemään hulluna ylityötunneilla.

Kuten voit arvata jo nyt, Parkinsonin lain käytön tarkoituksena on päästä sinut lievään selviytymistilaan, jossa tosiasiallisesti tehdään asioita, ilman että laiskotte (liikaa).

Kuinka käyttää Parkinsonin lakia

1. tottu määräaikojen asettamiseen.

Aikarajojen asettaminen pakottaa sinut järjestämään työtehtävät uudelleen, jotta ne mahtuvat aikatauluun.

Monimutkaisemmat projektit ja tehtävät, joissa on kaukainen määräaika, vievät sinut väärään turvatunteeseen. Työt pitäisi tehdä nyt, mutta ei nyt, nyt.

Tällaisissa tapauksissa päätehtävän jakaminen pienemmiksi biteiksi ja määräajan asettaminen jokaiselle tuo ne lähemmäksi aikahorisonttia ja antaa sinulle kiireellisyyden, joka motivoi sinua suorittamaan sen.

Mutta määräajat voivat myös auttaa sinua työskentelemään vähemmän. Tai ainakin viettää vähemmän aikaa toimistossa. On helppo käsitellä 5–18 -kynnysarvoa enemmän ohjeena kuin sääntönä ja työskennellä sen ohi, jotta voit lopettaa päivässä siirtämäsi tehtävät.

Asia on, että melkein aina tiedät, kun tehtävän lykkääminen pitää sinut ylitöinä, ja olet silti hyvin siinä. Tämä johtuu siitä, että et tunne menetä mitään jäämällä pidempään toimistossa, mikä vie meidät seuraavaan kohtaan.

2. Mitä menetät, jos et noudata määräaikaa?

Helpoin tapa saada itsesi kunnioittamaan määräaikaa on antaa itsellesi jotain menetettävää, jos et noudata sitä. Ajattele mitä kaipaat pois viipymällä toimistossa.

Jos tulit kotiin aikaisemmin, voit katsella elokuvaa rakastajasi kanssa, rentoutua keittiössä ja keittää lempiruokiasi tai työskennellä omallasi sivuprojektilla. Sen sijaan tuhlaat kaikki nämä mahdollisuudet tekemällä viime hetken töitä, jotka olisit voinut tehdä aiemmin päivällä.

Hyvä tapa pitää itsesi aikarajoituksena on ajoittaa jotain muuta heti asetetun määräajan jälkeen. Jos esimerkiksi haluat olla varma, että lopetat joukon sähköposteja klo 18.00 mennessä, ajoita päivämäärä kello 6:30 tai 7:00. Tähän mennessä sinulla on todellinen iho pelissä pysyäksesi tavoitteellasi etkä laiskotellen.

3. Opi luomaan kohtuulliset määräajat.

On todella vain kaksi syytä, miksi haluat ehkä käyttää Parkinsonin lakia:

1. Vähennä menetettyjä tunteja, jolloin voit tehdä jotain muuta.
2. Lopeta syyllisyyden tunteminen ja stressaantuminen ajanhukkaan.

Tätä sääntöä sovellettaessa voit kuitenkin tuntea olonsa ylenmääräiseksi ja asettaa itsellesi mahdoton tiukat määräajat pyrkiessäsi toimimaan nopeammin.

Tämä ei toimi. Sen sijaan päätät vain antaa itsellesi vielä enemmän stressiä kiirettäessäsi noudattaa aikarajaa. Paitsi, että myös työn laatu heikkenee.

Määräajan tarkoitus ei ole tulla kilpailuun kellon kanssa, vaan vähentää stressiä ja tuhlata aikaa.

Tämä on yksi takea tunnetun käyttäytymistaloustieteen professorin Dan Arielyn tutkimuksesta. Hänen kokeiluunsa osallistui opiskelijaryhmiä, jotka toimittivat kolme lukua lukukauden aikana.

• "Vapaa valinta" -ryhmä voi valita omat paperin jättämisen määräajat.
• Kontrolliryhmän oli kuitenkin annettava paperinsa professorin asettamaan aikaan.

Kolmanteen kontrolliryhmään verrattuna ”vapaa valinta” -opiskelijat nauttivat tehtävästään vähemmän, ja heidän papereissaan oli myös enemmän virheitä.

Tutkimuksen lopputulos oli, että vaikka itse asettamat määräajat ovat tehokkaita, ihmisillä on vaikeuksia niiden optimoinnissa.

Määräajan tarkoitus ei ole tulla kilpailuun kellon kanssa, vaan vähentää stressiä ja tuhlata aikaa. Jos tehtävä vaatii realistisesti kuusi tuntia työtä, älä yritä tehdä sitä viidestä. Jos pystyt suorittamaan sen seitsemässä tunnissa, se on mahtavaa. Tämä ylimääräinen tunti ei ole hukkaan jäänyttä aikaa, vaan puskurijakso odottamattomille tapahtumille, kuten kiireelliselle puhelulle, keskittymiskyvyn menettämiselle tai jopa vain lyhyelle rentoutumisajalle.

Parkinsonin laki voi auttaa sinua vähentämään elämäsi hukkaan jäävää aikaa ja stressiä, ja joissain tapauksissa auttamaan sinua tekemään enemmän asioita kuin luulit mahdollista.

Kiertääksesi asiat, pidä seuraavat seikat mielessä lakia sovellettaessa:

1. Aina on määräaika.
2. Mitä menetät, jos et pysty pitämään määräaikaa?
3. Onko määräaika realistinen? Jos ei, yritä selvittää tarkka.

Ja yksi muu asia: Ole lempeä itsesi kanssa ja katso aina aikarajaa apuvälineeksi, mutta ei kilpailuksi.