Kuinka: ajatella kuution ulkopuolella

Kaikkialla kääntymme näyttää siltä, ​​että perinteinen yhdeksästä toiseen -toimistorakenne on kuljettamassa fanny-pakkauksia ja olkapäillä pehmustettuja mekkoja.

Vaikeissa taloudellisissa olosuhteissa yritykset yrittävät tarkastaa kiinteistönsä yläpuolella, mutta toimistoettomissa yrityksissä tapahtuva siirtyminen liittyy enemmän tuottavuuteen kuin kustannussäästöihin, kertoo etätyön suuntauksia seuranneista Global Workplace Analytics -verkoston ja Telework Research Network -yrityksen johtaja Kate Lister, joka seuraa yrityksiä kehittämään vaihtoehtoisia ratkaisuja työympäristöt.

"Riippumatta siitä, johtavatko työntekijät työntekijöitä, jotka työskentelevät 9 metrin tai yhdeksän kerroksen tai yhdeksän aikavyöhykkeen päässä, yritykset toimivat uudella tavalla", Lister sanoo ja osoittaa suuryrityksille, joilla on pitkät etätyöpolitiikat.

AT&T: n työntekijät työskentelevät viisi tuntia enemmän kotona viikossa kuin toimistokamarinsa, kun taas JD Edwardsin etätyöntekijät ovat jopa 25 prosenttia tuottavampia kuin toimistossa työskentelevät. Etätyötutkimusverkosto havaitsi, että tyypillinen yritys voi säästää 10 000 dollaria työntekijää kohden vuodessa antamalla heille etätyön vain puolet ajasta. Säästöt johtuvat vähentyneestä kiinteistötarpeesta, alhaisemmasta liikevaihdosta ja poissaoloista sekä suuremmasta tuottavuudesta.

"Suurin osa johtajista haluaa pystyä katsomaan työntekijöidensä päätä selkänsä varmistaakseen, että he tekevät työtä", Lister sanoo. "Mutta tutkimukset ovat osoittaneet, että työntekijät eivät ole työpöydällään keskimäärin 55–60 prosenttia ajasta." Sen sijaan he matkustavat, tapaavat asiakkaita tai seurustelevat kollegoiden kanssa.

Työntekijät pitävät parempana työaikataulujen joustavuutta ja kykyä yhdistää työ- ja henkilökohtainen elämänsä. Mitä tyytyväisemmät työntekijät ovat, sitä he ovat tuottavampia ja uskollisempia. "Etätyö mahdollistaa pienyritysten kilpailla ammattitaitoisen työvoimapulan aikana houkuttelemalla parhaita ja kirkkaimpia etätyömahdollisuuksilla", Lister sanoo.

Mutta se ei ole niin helppoa kuin toimiston sulkeminen ja liiketoiminnan odottaminen kuin tavallisesti. On luottamuskulttuuria ja tuloksia. Pidä seuraavat Listerin vinkit mielessä puhelinmääräysten suunnittelussa:

• Suunnittele mittari, jolla mitata etätyöntekijöihin siirtymiseen liittyviä kustannussäästöjä.

• Selitä työntekijöille, kuinka heidän elämänlaatu paranee, kuinka heidän menestystänsä mitataan, kuinka paljon rahaa yritys säästää ja uusia tapoja, joilla he pysyvät yhteydessä.

• Tutustu osa-aikaiseen etätyöhön. "Se ei ole mitään tai ei mitään", Lister sanoo. Osa-aikainen järjestely mahdollistaa työntekijän henkilökohtaisen elämän helpomman hallinnan pitäen samalla yllä sosiaalisia siteitä toimistossa.

• Aseta jokaiselle työntekijälle mitattavissa olevat tavoitteet kuukaudelle, vuosineljännekselle ja vuodelle - tuloslähtöiset merkit - sekä pehmeämpien taitojen tavoitteet, kuten vastaukset työtovereiden ja asiakkaiden kyselyihin.

• Älä yritä toistaa vanhaa toimistomallia. Harkitse ohjattujen kokousaikataulujen luopumista ja luota sen sijaan sujuvampaan ja jatkuvampaan viestintävirtaan sähköpostin, pikaviestien ja sosiaalisen median välityksellä.

• Samoin harkitse uudelleen vuosikatsausta. Sen sijaan tee palautetta, korjauksia ja kiitosta reaaliaikaisesta käytännöstä, joka pitää käytökset jatkuvassa tarkistuksessa. Hyödyntäkää kaikki tapaamiset tapaamalla kasvokkain.

• Sijoita oikeisiin tekniikoihin. Puhelinneuvotteluominaisuuksien lisäksi etätyö vaatii työntekijöiltä pääsyä asiakirjoihin, projekteihin ja yhteystietoihin pilven kautta.

• Tiedä milloin noutaa puhelin - tai nousta lentokoneelle. "Et ampu ketään pikaviestinnällä", Lister sanoo. Suuret ilmoitukset, kurinalaisuus ja irtisanomiset vaativat edelleen ihmisten välistä hienovaraisuutta.

Lloyd Chrein

Omistaja

Liiketoiminta: Chrein.com, verkkomarkkinointi- ja web-kehitysyritys Lynbrookissa, NY

Taktiikka: Sulki tyyris Manhattanin toimiston, ja nyt kaikki työntekijät työskentelevät kotoa.

Tulokset: Laski yleiskustannuksia ja kasvatti voittoja vähentyneen vähentymisen ja tuottavampien työntekijöiden ansiosta.

Melkein 10 vuoden ajan meillä oli Manhattanin toimisto, joka maksoi meille 5000 dollaria kuukausivuokran yksin. Ajattelin, että asiakkaiden tuleminen luoksemme olisi hienoa ja hienoa, mutta niin tapahtui harvoin. Sitten unkarilainen web-kehittäjämme muutti takaisin Eurooppaan. Hän oli yksi tärkeimmistä tyypeistämme, ja halusin hänen pysyvän aluksella, joten keksimme tavan hänen jatkaa, ja se toimi todella hyvin. Kävi selväksi, että voisimme säästää paljon rahaa yrityksenä ja työntekijöillemme, jos päättäisimme toimistosta.

Nykyään työskentelen kotitoimistostani Long Islandilla, New Yorkissa. Meillä on kokopäiväisiä työntekijöitä Unkarissa ja Floridassa sekä useita sopimuskirjailijoita ja suunnittelijoita.

Kaiken kaikkiaan tämä on paljon tehokkaampi malli. Alempaa yläkulmaa lukuun ottamatta säästäämme kuljetuskustannuksissa ja työskentelemme nyt kaksi tuntia, jotka muuten vietäisimme tien päällä päivittäin.

Lisäksi mielestäni ihmiset ovat tuottavampia, koska heidän ei tarvitse ottaa lomaa henkilökohtaisiin velvoitteisiinsa, ja pidän työntekijöitä paljon kauemmin. Meitä ei stressata työmatkalla tai alttiina influenssalle toimistossa, ja koska ei ole perinteisiä työaikoja, ei ole ”tappamista aikaa lopetusajan lopettamiseen”. Työskentelet, kun sinun on tehtävä töitä, saada asiat tehtyä ja sitten tehdä jotain muuta.

Olemme jatkuvassa viestinnässä, lähettämällä ylöspäin 300 sähköpostia päivittäin, ja käytämme ajoittain Skypeä. Hallintotyylini on rento ja viikoittainen kokous olisi tarpeeton.

Joskus kaipaamme toimiston toveria. Vankkaamme sähköpostitse, tosin se ei ole aivan sama. Mutta säästän osittain rahaa, jonka voin säästää vuokraamalla, voin hypätä lentokoneeseen ja mennä Tampaan tai Budapestiin käymään kärkikavereitasi.

Terena Bell

toimitusjohtaja

Liiketoiminta: käännöspalvelujen tarjoaja, jokaisella kielellä, Louisville, Ky.

Taktiikka: Päästä eroon myyntitilasta, palkkaa parhaat työntekijät valtiosta.

Tulokset: Yritys kasvaa paremman kykyjen ja uuden liiketoiminnan ansiosta Kentuckyn ulkopuolelta.

Käynnistin liiketoiminnan kahden makuuhuoneen asunnostani, ja lopulta meillä työskenteli siellä viisi työntekijää. Se oli hauskaa, mutta meillä ei ollut missään kasvaa - ja minulla ei ollut minnekään elää! Muutimme lopulta trendikkään myyntitilan, jonka vuokra oli 2000 dollaria kuukaudessa. Ajattelin, että tarvitsemme näkyvyyttä.

Tuolloin minulla oli kaksi haastetta: Ensinnäkin asiakaskuntamme oli hyvin rajallinen Kentuckyyn. Toiseksi oli vaikea houkutella hyviä työntekijöitä asumaan tänne. Meillä oli keskeisiä tehtäviä, joita emme täyttäneet koko vuoden ajan yksinkertaisesti siksi, että emme löytäneet hyviä hakijoita. Lisäksi kukaan muu kuin työntekijämme meni toimistoon.

Kun yksi työntekijöistämme muutti Ohioon, emme voineet korvata häntä, joten asetimme hänet työskentelemään etäyhteydessä. Se oli kolme vuotta sitten. Nykyään meillä on viisi työntekijää, jotka kaikki työskentelevät kotoa. Yksi kääntäjistämme on Brooklynissa, New Yorkissa, mikä antaa meille mahdollisuuden nähdä suurempana yrityksenä, ja sen seurauksena houkuttelemme enemmän yrityksiä Kentuckyn ulkopuolelle.

Nyt kommunikoimme pikaviestin avulla ja pidämme henkilöstön videotapaamisia kerran viikossa. Johtajana minun on pitänyt oppia lukemaan IM: n rivien välillä. Jos jonkun Skype-ikkunassa on merkintä “varattu” ja saan vähäisen vastauksen, voin olla ymmärtäväisempi, koska tiedän, että he ovat muuten käytössä. Mutta jos saan saman vastauksen ja valo on käytettävissä, otan todennäköisesti puhelimen ja katson mitä tapahtuu.

Työntekijämme ovat paljon onnellisempia ja heikentyminen on alhaisempaa. Yksi työntekijä sanoo, että hänen olisi erittäin vaikea tasapainottaa työtä ja jatko-opintojaan, jos hänen olisi pitänyt työskennellä perinteisestä toimistosta, ja New Yorkin naisemme hylkäsi suuren kilpailijan tarjouksen, koska hänen elämänlaadunsa ansiosta yrityksemme parempi paikka työskennellä.

Anne Miner

Toimitusjohtaja

Liiketoiminta: Dunvegan-ryhmä, asiakaspalveluohjelmistojen valmistaja, Calgary, Alberta

Taktiikka: Luo sekoitettu malli, jossa jotkut työntekijät vaihtavat toisiinsa.

Tulokset: Kiinteistökustannukset leikattiin puoleen, kulumiseen liittyvät kulut pienenivät ja vaalikaupan yritystoimintaa ylläpidettiin.

Perustin tämän yrityksen vuonna 1987 ja lopulta se kasvoi 46 toimistossa työskenteleväksi henkilöksi. Sitten vuonna 2001 menetimme suurimman asiakkaamme, supistettiin kuudeksi työntekijäksi ja menimme toimistoon.

Ohjelmointitiimimme ajoi jo etätyötä. He tekivät kriittistä työtä, mutta heillä oli myös perhevelvoitteita, huolehtia ikääntyvistä vanhemmista ja puolisoiden työnsiirroista. Sattumalta kaikki kolme tapasivat puolisonsa verkossa ja kaikki puolisot ovat eri maista. Nämä työntekijät työskentelivät useaan otteeseen etäyhteyden kautta Skotlannista, Japanista ja Filippiineiltä. Kaverimme Filippiineillä soitti viikoittain satelliittipuhelimella olkikattoisesta mökistä. Voimme kuulla kukon taustalla!

Toimistotöihin pääsy säästää meille 50 000 dollaria vuodessa kiinteistöissä, mutta rakentuessamme uudelleen havaitsimme, että jotkut työntekijöistämme eivät pystyneet toimimaan tehokkaasti kotitoimistoympäristössä; he tarvitsivat rutiinia ja kurinalaisuutta. Paras malli on vuokrata pienempi tila, jossa jotkut työntekijät työskentelevät, kun taas toiset voivat työskennellä kotoa. Uudet vuokralaiset käyvät läpi koulutuksen toimistoissamme, joissa he tuntevat henkilökuntamme ja tottuvat kulttuuriin.

Jotta kaikki olisivat yhteydessä toisiinsa, meillä on viikoittaiset puhelintapaamiset ja kerran kuukaudessa järjestettävä ”kahvi presidentin kanssa” -puhelu, jossa päivitän yritystä. Sitten kerran vuodessa tapaamme kaikki henkilökohtaisesti seurustella ja pitää tiiminrakennustehtäviä.

Johtajana olen vaihtanut sanastoni puhumaan kaikille viesteillä: "Luotan sinuun" ja "Olen niin onnekas, että voin olla joukkueessasi." Tämä lisää tietämystä siitä, että luotamme jokaiseen muut. Aikaisemmin se oli ympäristö, jossa “ei uutisia ole hyviä uutisia”. Uusi kulttuuri on hyvä kaikille.