Miten kommunikoida henkilöstön kanssa siirrettäessä toimistoa

Clerkenwell / Vetta / Getty Images.

Päivästäni työskentelen viestinnässä, lähinnä voittoa tavoittelemattomille organisaatioille. Osa työstä, johon teen, on varmistaa, että meillä on strategia sekä sisäiselle että ulkoiselle viestinnälle. Tähän sisältyy myös suunnitelman kehittäminen toimistomuutokselle, jota nykyinen organisaatio aikoo tehdä seuraavien kuuden kuukauden aikana.

Vaikka saatat ajatella, että toimistotyön suunnittelussa on niin paljon askelia, että sinulla ei ole aikaa ottaa edes huomioon viestintää, sinun on todella tehtävä päivä tai kaksi luoda yritys strategia, joka pitää sekä työntekijät että asiakkaat tietoisina tulevista muutoksista.

Aloitetaan työntekijöistä, koska he ovat suoraan vaikuttaneet liikkeestä.

Sisäisen viestinnän tulisi sisältää nämä avainviestit:

• Selkeä aikajana: Varmista, että luetat kaikki siirron keskeiset vaiheet, jotta jokainen tietää, mitä odottaa ja milloin.
• Pakkausohjeet: antaa henkilökunnalle ohjeet toimistojen tai kuljettimien pakata varten. Tällöin olisi mainittava, mistä pakkausmateriaalit saavat, mitä he ovat vastuussa pakkaamisesta ja määräajoista.
• Edistynyt ilmoitus kaikista toimiston sulkemisista : siirron aikana saatat joutua sulkemaan toimiston, jotta toimistotarvikkeiden ja huonekalujen lopullinen pakkaaminen ja siirtäminen mahdollistaisi. Varmista, että henkilökunta on tietoinen näistä päivämääristä ja jos ja miten yritys jatkaa liikkeellä ja miten tämä vaikuttaa työn aikatauluun ja työmäärään.
• Uusi toimistosuunnitelma: Henkilökunta haluaa tietää varhaisessa vaiheessa, miten uusi tila näyttää ja kuinka toimistot toimivat. Ovatko heillä edelleen omat tilansa tai tulevatko ne nyt kaappiin tai avoimeen pohjaratkaisuun? Varmista, että luot tapa ilmoittaa henkilökunnalle, miten heidän työtilansa muuttuisi.

• Uusi sijainti-, pysäköinti- ja työmatkavaatimukset: Anna henkilökunnalle kaikki tarvittavat tiedot uudesta paikasta, jotta he voivat valmistaa kuljetuksen uuteen tilaan.

Kun olet määrittänyt kaikki keskeiset viestit, sinun on määritettävä, miten nämä viestit voidaan parhaiten toimittaa. Käyttämääsi menetelmää on päätettävä viestin tyypin mukaan.

Esimerkiksi aikajanan voi helposti toimittaa yrityksesi intranetissä; toimiston sulkemiset voidaan parhaiten esittää henkilöstökokouksessa, jotta kysymyksiä voidaan kysyä ja vastata.

Tavoitteet henkilökunnalle:

• Intranet: niille yrityksille tai organisaatioille, joilla on intranet, tämä on yleensä paras foorumi useimmille viesteille. Se mahdollistaa helposti päivitykset tiedostoihin ja tietoihin, jotka tavoittavat kaikki työntekijät.
• Henkilökohtaiset kokoukset: riippumatta siitä, mitä sanoma, henkilökunnan kokoukset ovat hyvä paikka ilmoitusten tekemiseen ja henkilökunnan mahdollisuuden saada täydellinen keskustelu.Voit myös käyttää kokousaikataulua tarkistaaksesi, miten tiedot välitetään, jotta henkilökunta tietää, että heitä pidetään ajan tasalla.
• Sähköposti: Sähköposti on helppoa, mutta se ei ole paras tapa välittää tietoja. Et halua lähettää niin paljon sähköposteja, että ihmiset eivät löydä tietoja, kun he tarvitsevat sitä. Jos käytät sähköpostia, varmista, että käytät sitä vain, jotta ihmiset voivat tietää, mistä he voivat saada tietoja.
• Yhteiset kansiot : Jos sinulla ei ole intranet-tietokonetta, luodaan yhteinen kansio verkkoasemalle, jonka kaikki voivat käyttää, on seuraava paras tapa tallentaa tietoja, joita haluat ihmisten pääsevän.
• Ilmoitustaulu: fyysinen tila, jossa tiedot lähetetään, on hieno asia. Paitsi, että ihmiset voivat tarkistaa sen usein, se tarjoaa myös paikan, jossa ihmiset voivat kerätä ja keskustella heidän huolenaiheistaan.