Tehkää kokouksistasi tuottavia

Kokoukset voivat tuottaa ideoita, tarjota selkeyttä ja helpottaa toimintaa. Mutta monet ihmiset pelkäävät heitä isoina ajanhukkaajina tai kiireisen päivän keskeytyksinä. Oppiaksemme tapaamisten järjestämisestä mahdollisimman tehokkaasti kääntyi FedExin, globaalin yrityksen, puoleen ja 1-800-GOT-JUNK: n, pienen startup-yrityksen kanssa, joka on mennyt kansainväliseksi - kaksi yritystä, jotka ovat muuttaneet kokoukset mestariksi.

FedExin globaalin toimintakeskuksen toimitusjohtaja Paul Tronsor sanoo, että FedExin virkamiehet arvostavat päivittäisiä toimintakokouksia, joissa he arvioivat liiketoiminnan tehokkuutta edellisestä päivästä ja tekevät jatkuvia parannuksia.

FedEx-kokouksissa on yksi suurimmista pikapakkausten toimitus- ja rahtiyrityksistä yön suorituskyvyn yhteenveto, ja keskeiset edustajat ympäri maailmaa raportoivat toiminnastaan ​​paloporailla kuten kiireellisesti. Kokoukselle on asetettu aika; se on nopeatempoinen ja toimintakeskeinen.

Muita FedEx-strategioita ovat tarkistuslistan seuraaminen, ääni- / visuaalisen materiaalin käyttäminen selkeämmälle viestinnälle ja “pelin jälkeisen” filosofian käyttäminen, jossa asioille, joita ei voida ratkaista kokouksessa, annetaan toimenpide ja määräaika.

Siitä, mikä alkoi pienenä roskapostin poistopalveluna, on tullut kotitalousnimi, jota esiintyy yli 300 paikassa neljässä maassa. 1-800-GOT-JUNKin toimitusjohtaja Brian Scudamore sanoo, että tehokkaat kokoukset edellyttävät valmistelua, selkeää viestintää, osallistujien selkeitä roolia, esityslistaa ja seurantaa.

"Henkilöstömme sulkee milloin tahansa franchising-sopimukset, varaa asiakastyöt ja työskentelee median kanssa", Scudamore sanoo. ”Olemme nopeatempoinen, energiaa säästävä yritys. Pysyäksemme kärjessä meidän on hallittava aikamme erittäin tehokkaasti. Tämä tarkoittaa kokousten ajoittamista puolen tunnin, 15 minuutin tai viiden minuutin ajaksi, jos se on kaikki mitä tarvitaan.

”Harkitse ammattilaisille kokouksissa käytetyn koko ajan myyntiä strategiasta tärkeisiin kokouksiin lennossa”, Scudamore sanoo. ”Prosenttiosuus, jonka vietämme kokouksissa, voi olla huikea. Tehokkuus ajan kanssa on kriittistä. Kokouksen järjestäminen aloitus- ja lopetusajan kanssa ja pitäminen niihin on avainasemassa. ”

Älä kutsu ihmisiä kokouksiin, joiden ei tarvitse olla siellä. Osallistujien tulee olla avustajia, ongelmanratkaisijoita ja päätöksentekijöitä. "Yksi tekemistämme asioista on pohtia, kenen on todella oltava kokouksissa", hän sanoo. "Onko järkevää käyttää tämän henkilön aikaa, ellei ole kriittistä, että he ovat kokouksessa?"

Molemmat yritykset uskovat selkeän tavoitteen asettamiseen kaikille kokouksille. Määritä kokouksen tyyppi kaikille osallistujille etukäteen. Onko se raportointiistunto? Aivoriihi? Ongelmanratkaisu? Anna konteksti ja tavoite, ei vain kokousaika. Varmista, että säännöllisesti järjestetyillä kokouksilla on myös selkeät tavoitteet.

Liittyessään suunnitelmaan tehokkaista, tuottavista kokouksista, ihmiset alkavat nähdä kokousten olevan mahdollisuus edistyä merkittävästi työssä.

Valmistelu ja selkeä viestintä voivat tehdä kokouksen tai rikkoa sen. Käytä jokaista kokousta varten esityslista, kaavio tai toimintasuunnitelma. Esityslista voi pitää osallistujat keskittyneinä ja käyttää sitä viitekehyksenä. "Kokouksen järjestäjän tehtävänä on päättää, mitä on tehtävä ennen kokousta, jotta kokouksessa käytetty aika käytetään viisaasti", Scudamore sanoo. "Ohjaajan tulisi myös valmistaa osallistujat ja kommunikoida tavoitteiden ja odotusten kanssa."

Kokouksen johtajan tulisi varmistaa, että kaikkia kuullaan, kukaan ei hallitse yksinomaan ja kahden ihmisen välillä ei käydä laajoja sivukeskusteluja. Laita vastaava henkilö, jota kaikki kunnioittavat. Joskus on tehokkaampaa rohkaista yksittäisiä raportteja eikä vain keskusteluja.

Kokouksesta on vähän hyötyä ilman tuloksia. ”Seuranta on ratkaisevan tärkeää, koska pääsemme kokouksen tuloksiin”, Scudamore sanoo. "Kysymys kuuluu:" Kuka tekee mitä, milloin ", ja kullekin henkilölle osoitetaan yhden pisteen vastuuvelvollisuus."