Ohjaa aikaa

"Mielestäni suurin osa ihmisistä ei tee pitkäaikaista suunnittelua, vaan he suunnittelevat hyvin lyhytaikaista ja sen vuoksi kiireelliset ajavat niitä."

Priorisointi, ajankäytön osa, tarkoittaa tärkeän päätöksentekoa ja ajan viettämistä prioriteettien saavuttamiseen.

Pienyritysten omistajat ja yrittäjät pitävät priorisointia erityisen haastavana, koska kiireellisyys houkuttelee heitä ja mikä ei ole tärkeää. Heidän mielestään asiat, joista tulee kiireellisiä, ovat läheisiä tai suosittuja ja usein vaikuttavat tärkeiltä, ​​mutta ovat todella vain kiireellisiä.

Puolet opettamistani ihmisistä tunnustaa, että puolet ajastaan ​​käytetään kiireellisiin, ei tärkeisiin asioihin. Luokittelemalla sitä, mitä teemme sekä kiireellisyyden että tärkeyden kannalta, puhun kirjoissani erittäin tehokkaiden ihmisten seitsemän tapaa ja ensimmäiset asiat ensin neljästä kvadrantista: Neljännes on kiireellinen, tärkeä; Neljännesosa 2 on kiireetön, tärkeä; Neljännesosan 3 on kiireellinen, ei tärkeä; ja neljännes 4 ei ole kiireellinen, ei tärkeä. Tutkimuksessa, jonka teimme sellaisten yritysten kanssa, joilla on mittaamaton vaikutus laadunvalvonnan ja johtamisen kehittämiseen, havaitsimme eniten aikansa viettämiseen kvadrantissa 2. Toiset viettivät aikansa kvadrantissa 3 - tekemällä kiireellisiä, mutta ei oikeastaan ​​niin tärkeitä asioita. He tietävät sen ja myöntävät sen. Saatat myös.

Jotta voit viettää enemmän aikaa kiireellisiin ja tärkeisiin asioihin, kehitä ensin tehtävälausunto, jolla on selkeästi määritellyt tavoitteet ja arvot. Tämä antaa sinulle kontekstin pitkäaikaisten ja lyhytaikaisten tavoitteiden asettamiselle sekä suunnitelmat näiden tavoitteiden saavuttamiseksi.

Toinen tapa 7 erittäin voimakkaasti vaikuttavien ihmisten tapaan alkaa loppua ajatellen. Se on visiosta ja on lähtökohta tehtäväsi. Alku lopussa määrittelee suuremmat kriteerit. Voit päättää tärkeimmistä painopisteistäsi tämän päämäärän perusteella. Kun sinulla on nämä tärkeimmät prioriteetit ja pidät ne prioriteettina, et houkuttele jatkuvaa kiireellisyyttä.

Tottumus 3 on määritellyn tarkoituksen, arvojen, roolien ja prioriteettien fyysinen luominen. Mitkä ovat ”ensimmäiset asiat”? Ensinnäkin ovat asioita, jotka henkilökohtaisesti pidät eniten arvoisina. Jos asetat ensin ensin asiat, järjestät ja hallitset aikaa ja tapahtumia Habit 2: n asettamien henkilökohtaisten prioriteettien mukaisesti, alkaen loppupäästä.

Saavuttuaan kunkin elämäsi roolin tärkeimpiin prioriteetteihin (yritys, henkilökohtainen, perhe, yhteisöpalvelu), sinulla on tilanne, josta voit erottaa tärkeät ja yksinkertaisesti kiireelliset.

Ei ole väliä kuinka älykäs tai kokenut olet, ilman tehtävänkuvausta voit silti joutua ansaan keskittymällä kiireelliseen eikä tärkeään. Se on niin helppo vietellä, mikä painaa - se, joka on lähellä. Esimerkki: perhekokouksen keskeyttäminen puhelun vuoksi. Tai toinen esimerkki: keskeyttämällä erittäin tärkeä kokous tekstiviestien ja sähköpostin lähettämiseksi.

Teknologia on suuri palvelija, mutta huono mestari. Se vie sinut keskittymästäsi. Siihen ei ole liitetty priorisointia.

Suorita pitkän aikavälin suunnitelma seurataksesi korkeimpia prioriteettejasi. Perusta tämä pitkän aikavälin suunnitelma (tarkastellaan seuraavia kahta tai kolmea vuotta) tehtävässasi - tarkoituksesi ja arvosi. Mielestäni suurin osa ihmisistä ei tee pitkäaikaista suunnittelua; pikemminkin he suunnittelevat hyvin lyhytaikaiseksi, ja siksi niitä ajaa kiireellisyys.

Yrittäjät saavat niin helposti kiinnittämään huomiota matalan prioriteetin mahdollisuuksiin kuin sellaisiin mahdollisuuksiin, joilla on valtava liiketoimintapotentiaali vähentää kustannuksia ja kasvattaa tuloja merkittävästi ja johdonmukaisella tavalla. Sen sijaan he voivat keskittyä lyhytaikaisiin säästöihin tai uuteen tuloihin.

Vielä yksi asia: Vältä päivittäistä suunnittelua. Voit mukautua päivittäin, mutta lyhyin suunnittelu- ja priorisointiyksikkö on viikko. Viikon kuluttua voit miettiä jokaista rooliasi ja päättää tärkeimmät asiat, jotka yrität suorittaa sillä viikolla siinä roolissa. Jos pääset päivittäiseen suunnitteluun, sinut ajaa kiireellinen.

Vietämällä kvadrantissasi 2 kiireellisiin, tärkeisiin asioihin, elät tasapainoisempaa olemassaoloa. Sinun on ymmärrettävä, että kaiken tekemisen tekeminen kaiken mukana olevan asian suhteen on OK. Sinun ei tarvitse yliarvioida itseäsi. Tarvitaan vain ymmärtää, että on oikein sanoa ei tarvittaessa ja keskittyä sitten korkeimpiin prioriteetteihin.