Haluatko tehdä enemmän? tiedä ei. 1 tuottavuusvinkki

Tehokkain tapa saada enemmän aikaan on viettää vähemmän aikaa sen tekemiseen, sanoo New Yorkiin sijoittautuneen yrityksen The Energy Projectin toimitusjohtaja Tony Schwartz, jonka tehtävänä on muuttaa maailman toimintatapaa.

"Jos et luo tilaa uudistamiselle ja tankkaamiselle, se on kuin ajaa Formula 1 -autoa radan ympärillä ja ajattelee, että voitat voittamalla henkilöä, joka ajoi nopeimmin pisimpään jatkuvasti", Schwartz sanoo . ”Se ei pidä paikkaansa edes autossa. Jos et tee strategisia pit-pysäkkejä käsitelläksesi polttoainesäiliön tyhjyyttä ja rengassi kulumista, et voi voittaa kilpailua. ”

Ollakseen Erinomainen kaikessa: Neljän avaimen avulla muutamme tapaamme työskennellä ja elää, Schwartz mainitsee kasvavan joukon monitieteistä tutkimusta, joka osoittaa strategista uudistumista - mukaan lukien päiväharjoitukset, lyhyet iltapäivän napsit, pidemmät unetunnit, enemmän aikaa poissa toimisto- ja pidemmät, useammat lomat - parantaa merkittävästi työpaikan tuottavuutta.

Teollisuuden vallankumouksen lisäämä, parempana toimiva, konevetoinen mantra on edelleen yleinen monissa organisaatioissa, vaikka tietotekniikka on kiihdyttänyt tiedon ja toiminnan vauhtia räjähdysmäisesti. Ihmiset eivät kuitenkaan ole koneita, jotka voivat jauhautua pois ilman, että uusiutuvat kuluttamaansa energiaa, Schwartz selittää.

Mielialan vaihtaminen

Schwartz mainitsee Florida State Universityn K. Anders Ericssonin työn pelinvaihtajana tällä aihealueella. Ericssonin tutkimuksessa korkean suorituskyvyn henkilöistä, mukaan lukien muusikot, urheilijat, näyttelijät ja shakkipelaajat, havaittiin, että eliitti-esiintyjät harjoittavat yleensä keskeytymättömiä istuntoja, jotka kestävät enintään 90 minuuttia.

"Maksimoidakseen pitkäaikaisesta käytännöstä saatavat hyödyt yksilöiden on vältettävä uupumista ja rajoitettava harjoittelu määrään, josta he voivat täysin toipua päivittäin tai viikoittain", Ericsson totesi. Nämä eliittituottajat alkavat aamulla, tekevät tauon istuntojen välillä ja työskentelevät harvoin yli 4 ½ tuntia yhdessä päivässä.

Schwartz toteaa, että keho lähettää säännöllisesti signaaleja sille, että se tarvitsee tauon näinä väliajoina, mutta henkilö ohittaa nämä signaalit kofeiinin, sokerin ja kehon hätävarantojen - stressihormonien adrenaliini, noradrenaliini ja kortisoli - perusteella usein peittääkseen tarpeen.

"Tärkeintä on priorisoida tärkein työsi ja tehdä se, kun sinulla on eniten energiaa", Schwartz sanoo. "Sinun on myös arvioitava, kuinka paljon tunnet työskenteleessäsi enemmän kuin kuinka monta tuntia olet pannut."

Äskettäin sosiaaliseen verkostoitumiseen erikoistunut Draugiem-ryhmä käytti aikaseurannan tuottavuussovellusta DeskTime seuratakseen työntekijöidensä tapoja. Draugiemin mukaan kymmenen prosenttia tuottavimmista ihmisistä ei kirjautunut enempää tunteja kuin muut työntekijät. "Tuottavimmat työntekijät eivät työskennelleet kokonaan kahdeksan tunnin päivässä, ja he pitivät 17 minuutin tauot jokaista 52 minuutin työtä kohdennetulla tarkoituksella, antaen heidän aivoilleen aikaa nuoreutua ja valmistautua seuraavaan työjaksoon", yritys kertoi. .

52 minuutin kellonaika ei ole yhtä tärkeä kuin se, että tiedämme kuinka paljon voimme tehdä ja milloin tarvitsemme tauon, sanoo Texasin psykologi ja artikkelin Work in the Smart Zone: Smart kirjoittanut Susan Fletcher. Strategiat olla suosituin esiintyjä työssä ja kotona .

"Meidän on kiinnitettävä huomiota energiatasomme samoin kuin meidän on kiinnitettävä huomiota nälkäisiin, kun meidän on mentävä lepohuoneeseen ja niin edelleen", hän sanoo. "Meillä on oltava niin hyvä itsetietoisuus - kognitiivisesti, fyysisesti ja emotionaalisesti -, että teemme sen, mikä toimii parhaiten meille."

Ravitseva aivotoiminto

Yleinen tutkimus vahvistaa myös, että multitaskerina oleminen vähentää tuottavuutta, Fletcher sanoo. ”Tärkeää on löytää kognitiivinen emotionaalinen valkoinen tila vaihtoehtona multitaskerille. Se lisää tuottavuutta. ”

Siellä on vain niin paljon, että aivot voivat ottaa sisään, Schwartz toteaa. ”Itse asiassa on yllättävän vähän milloin tahansa, että pystyt ymmärtämään hetkessä, puhumattakaan pitämisestä. Jos kertoit sen viidellä, 50, 500, yrität todella pohjimmiltaan kaataa vettä täysiin lasiin. Mitä siellä jo on, se menee ulos. Saatat saada jotain uutta, mutta menetät jotain prosessissa. Hoito ei tee enemmän asioita pidempään, vaan päinvastoin, ja siksi havaitseminen, että välilyönti on tärkeä. Hallitse energiaasi siten, että tyhjennä säiliö joskus niin, että siellä on tilaa lisää asioita tullakseen sisään. ”

Päivän normaali stressi ei ole vihollinen, Schwartz sanoo. ”Stressi on jotain mitä tarvitset laajentaaksesi toimintakykyä. Jos haluat rakentaa hauislihaa, stressaat lihaksia. Jos et toipu hauistuksen stressaamisen jälkeen ja stressaat sitä jatkuvasti, se hajoaa. Toisaalta, jos et stressaa lihaksia tarpeeksi, voima ei lisää. Neljän viikon lopussa voit olla heikompi. Liian suuri stressi tai liian pieni stressi on yhtä kallista. Se on todella tämä muutos ymmärtämiseen, että olemme fysiologisesti suunniteltuja taukoja varten, ja kun teemme niin, olemme terveellisempiä emmekä sairastu. "

Ihmiset erehtyvät usein tuottavuusprosessissa pelkästään ajan paremman hallinnan prosessina. "Kaikki nämä sovellukset, joita voimme käyttää, kaikki kellot ja pillit, jotka voivat mennä kertomaan meille, mitä tehdä, se ei todellakaan ole avain", Fletcher sanoo: "Sanon aina, että ajanhallinta on aloittelijoille. Se on paikka aloittaa. Paikka keskittymiseen on kuitenkin huomio ja energia, koska jotkut asiat antavat meille energiaa ja jotkut asiat imevät meidät kuiviksi. ”

Energiatarpeidemme tasapainotus

Schwartz on jo kauan puolustanut sitä, että ihmiset ovat parhaimmillaan liikkuessaan energian kuluttamisen ja uusittaessa ajoittain neljä energiatarvettaan: fyysistä, emotionaalista, henkistä ja henkistä.

Hänen mukaansa siirtyminen tehtävästä toiseen ei osta uusimisaikaa. ”Työskentely vaikeassa projektissa puolitoista tuntia ja vastaaminen sitten sähköpostiin ei ole tauko. Mitä etsit, ovat uudistamismuodot, jotka palauttavat sinut, saavat sinut tuntemaan olosi virkeäksi. ”

Prosessille ei ole yhtä kaavaa. "Se on hyvin henkilökohtaista", Schwartz sanoo. ”Ainoa mitä sinun täytyy tehdä, on kysyä itseltäsi kysymys: Miltä minusta tuntuu, kun olen parhaimmillaan? Useimmat ihmiset vastaavat tähän kysymykseen sanomalla, että tunnen olevani onnellinen, kiinnostunut, innoissani, keskittynyt alueelle . Tarkalleen. Kun huomaat, että et tunne niin, sinun on oltava uudistuneena. ”

On kriittistä oppia olemaan tietoinen siitä, miltä tunnet, koska et voi muuttaa sitä, mitä et huomaa, hän sanoo.

”Jos istut, seiso. Jos seisot, istu. Jos olet sisällä, mene ulos. Jos olet keinotekoisessa valossa, etsi luonnollista valoa. Siksi uudistaminen voi olla joko aktiivista tai passiivista. Jos olet istuva, se on erityisen hyvä uudistus liikkua, tarkoittaako se kävelyä tai menoa ylös ja alas portaita tai tehdä jonkinlaista rasittavampaa fyysistä toimintaa. Se mitä fyysinen liike tekee, se rauhoittaa mieltä ja rauhoittaa tunteita, ja se on erittäin arvokas uusimislähde. Passiivinen uudistaminen menee hiljaiseksi. Meditoit. Hengit. Soitat puhelun jollekin rakastamasi henkilölle. Ota nukkumaan. Teet hyvin lempeää muotoa joogasta. ”

Fletcher sanoo, että tauon tekeminen keskellä päivää tehdä jotain, joka saa kaiken sujuvammaksi, lisää tuottavuutta monille ihmisille.

"Harjoituksen tarkoitus on erilainen kuin sen vain saaminen aamulla tai yöllä", hän toteaa. ”Monet ihmiset alkavat muistaa asioita, jotka unohtivat koko päivän, kun he menevät nukkumaan yöllä. Tämä johtuu siitä, että siinä vaiheessa kilpailu ajattelusta on vähemmän. Mutta jos treenaat keskellä päivää - vaikka se olisi vain itse kävellen - se antaa heijastusprosessin tapahtua, kun se voi olla tuottavampi. Voit myös ajoittaa luovan ajan tai vain lukea tai työskennellä tehtäväluettelosi viikolla. Nämä asiat eivät tapahdu oletuksena. ”

Yksinkertainen tehtävä valmistella kokouksia etukäteen kokouksiin viimeisen hetken odottamisen sijasta voi parantaa huomattavasti tuottavuutta, Fletcher toteaa. ”Tarvitset joitain luettelopisteitä. Valmistelu määrää kuinka menestyvä aiot olla. ”Hän kehottaa myös saapumaan muutama minuutti aikaisin antamaan aivoillesi asettumisen.

Tehtäväluettelo voi tietenkin olla arvokas työkalu, Fletcher sanoo, mutta ”jos sinulla on yksi iso pitkä luettelo - ja tämä on vanha Stephen Covey -tavara -, sinulle muistutetaan enemmän siitä, mitä et ole vielä valmis, kuin mitä sinulla on . Suunnittele tehtäväluettelo viikon ajan. Torstai voi olla parempi päivä palauttaa puheluita kuin yrittää purkaa niitä päivinä, jolloin sinulla on enemmän toimintaa. ”

Ja vaikka jotkut ihmiset ryhtyvät luettelonsa helpoimpiin tehtäviin rakentaakseen vauhtia ja aloittaaksesi tarkistaa asiat nopeasti, Fletcher toteaa, että tutkimus osoittaa, että vaikeimman asian torjuminen ensin “auttaa sinua tuntemaan olonsa tehokkaaksi tuottavalla tavalla”.

Samoin hän välttää päivän keräämistä, vaan pohtii sen sijaan, mitä tapahtuu huomenna. "Siirrä joitain keskeneräisiä tehtäviä huomennaan, mutta se ei ole tuottavaa takertua siihen, mitä ei tapahtunut."

Ajatus päiväsatamasta saattaa olla ristiriidassa useimmissa yrityksissä vallitsevan työetiikan kanssa, jossa seisokkeja pidetään tyypillisesti ajanhukkaan menemisenä, mutta Kalifornian yliopiston Riverside-yliopiston professori Sara C. Mednickin napsutustieteellinen tutkimus osoittaa, että keskipäivä suljettu silmä voi auttaa kognitiivisia toimintoja, ongelmanratkaisua, havainnollista oppimista ja sanallista muistia. Hänen tutkimuksissaan havaittiin myös, että 60-90 minuutin nukkuminen paransi muistitestituloksia yhtä täydellisesti kuin kahdeksan tuntia nukkumista.

Toimistolaatikon ulkopuolella

Toimiston ulkopuolella tapahtuvassa uudistamisprosessissa on kriittisiä, ellei joskus ilmeisiä vaiheita, jotka voivat myös parantaa suorituskykyä. Vuonna 2011 julkaistun Harvardin tutkimuksen mukaan unettomuus maksaa amerikkalaisyrityksille 63, 2 miljardia dollaria vuodessa menettäneen tuottavuuden.

"Jos aiot muuttaa yhden ainoan käyttäytymisesi elämässäsi tuottavammaksi suurimmalle osalle väestöstä, nukkua enemmän", Schwartz sanoo.

Fletcher kehottaa asiakkaita myös viettämään jonkin aikaa yksin, olipa se sitten ajo töihin tai matkustaminen. "Päästä eroon kaikesta häirinnästä", hän sanoo. ”Ole mukava oman yrityksesi kanssa, koska silloin olet todella sopusoinnussa tärkeän kanssa. Jos emme pysty keskittymään, alamme suorittaa muiden ihmisten esityslistoja omien sijasta.

”Meidän on irrotettava iso aika. Luotamme liikaa siihen, että olemme saavutettavissa. Klinikkona olen joutunut sanomaan ihmisten poistavan Facebook puhelimesta, koska he valittavat siitä, kuinka he eivät ole hedelmällisiä, mutta alkavat heti puhua Facebook-sivustaan. Luotamme liikaa siihen. Se antaa meille toveruuden tunteen, mutta se on paljon terveellisempää toverin kustannuksella. Se on eri osa aivoja. Meidän on oltava tietoisia noista asioista. ”

Tärkein asia, jonka voimme tehdä hyvinvoinnillemme, on harjoittaa nautittavaa asiaa, Schwartz sanoo. ”Se on emotionaalinen uudistuminen. Se ei ole fyysistä uudistumista, vaikka se joskus voi olla. Jos ajattelee sitä, mikä on joustavuus? Joustavuus on kyky palautua nopeasti takaisin jonkinlaisesta haitasta. Olet joustavampi, kun säiliössä on enemmän positiivisia tunteita, joten kun jotain huonoa tapahtuu, se ei johda täydelliseen epätoivoon ja tyhjyyteen. Sinulla on tarpeeksi säiliössä palaamaan takaisin. ”

Ota nämä lomapäivät

Sekä Schwartz että Fletcher huomauttavat, että poistuminen toimistosta ja irtaantuminen siitä kokonaan on kriittistä. Tilintarkastusyhteisö Ernst & Young teki vuonna 2006 sisäisen tutkimuksen 50 000 työntekijästään ja havaitsi, että jokaisesta ylimääräisestä 10 tunnista lomaa heidän esimiehensä vuoden lopun suoritustaso (asteikolla 1-5) parani 8 prosenttia. Harris Interactive -kysely osoitti kuitenkin, että amerikkalaiset jättivät keskimäärin 9, 2 lomapäivää käyttämättä vuonna 2012 - 6, 2 päivästä vuonna 2011.

"Mielestäni loman lykkääminen on todella pahentunut, koska viimeisen taantuman jälkeen mielestäni ihmiset pelkäsivät ota lomaa, koska uskoivat työpaikkansa menettävän, jos he lähtivät", Schwartz sanoo. "Digitaalimaailma on saanut ihmiset tuntemaan, että jotenkin he eivät voi katkaista yhteyttä edes lomalle menossa, ja että he eivät varmasti voi mennä pois kauan."

Energiaprojekti työntää kirjekuorta työntekijöidensä kanssa optimaalisen tasapainon löytämiseksi työn ja loman välillä, Schwartz sanoo. "Yhtiö tarjoaa kaikille työntekijöille ensimmäisen vuoden viisi lomaviikkoa, toisen vuoden kuuden viikon lomaa ja viidennen vuoden seitsemän viikon lomaa", hän sanoo. "Jos arvioimme sitä pohjimmiltaan, meillä on ollut näyttävää kasvua, joka on kasvanut jatkuvasti, vaikka olemme lisänneet ihmisille enemmän vapaa-aikaa."

Energiaprojekti oli toiminut vuosien ajan yksilötasolla opettamalla ihmisille strategioita ja ymmärrystä tästä energiaa vastaan ​​aika-ideasta, Schwartz sanoo. "Saimme lankaan uskomaan, että koska ihmiset rakastivat sitä, se tarkoitti, että se muutti sekä toimintatapojaan että mikä tärkeintä, myös organisaatioiden toimintatapoja", hän sanoo. ”Lopulta havaitsimme, että he rakastavat sitä, mutta he eivät voi tehdä sitä, koska organisaatio vastustaa. Kun menemme tänään sisään, kerromme organisaatioille heti alusta alkaen, jos vain haluat kouluttaa ihmisiä parantamaan tätä, teemme sen, mutta se ei muuta ongelmaa. Se on klassista: Vedät rikkaruohoa, mutta rikkaruoho on juurtunut syvemmälle; se vain itää varmuuskopiointiin nopeasti. ”

Suurin askel tuottavuuden hallintaan on ensimmäinen. Joten käynnistä moottori: Tiedä vain milloin laittaa jarrut, tankata ja löytää tuo ruudullinen lippu.

Katso 6 tuottavuusvinkkiä ihmisiltä, ​​jotka tekevät asiat valmiiksi, kuten Mark Zuckerberg ja Marissa Mayer.