Mitä, kuka ja miten ulkoistaa… joten voit päästää irti

Yrittäjät ovat osaavia ihmisiä. Tee-se-itse. Teet sen tapahtumaan; olet haasteellasi; teet sen omalla tavallasi.

Mutta toisinaan tämä asenne voi kumota. Jos olet niin tee-se-itse, että joutut tehtäviin, jotka eivät kuulu osaamisalueisiisi, tai jos vietät liian paljon aikaa tehtäviin, jotka eivät suoraan tuota tuloja, saatat tehdä yrityksesi enemmän haittaa kuin hyötyä.

Silloin sinun pitäisi ulkoistaa.

Joillekin yrittäjille työn siirtäminen toiselle ei ole iso asia. Anna tulla.

Mutta toisilla on vaikea päästä irti kaikista tehtävistä useista syistä. Kun Harry Hecht, Orlando, flaorissa toimiva mentori, jolla on SCORE - nimeltään alun perin eläkkeellä olevien toimitusjohtajien palvelujoukko - kohtaa yrityksen omistajat, jotka eivät halua ulkoistaa, hän saa heidät seuraamaan aikansa. ”Pyydän heitä pitämään lokin vähintään kaksi viikkoa kaikesta mitä he tekevät ja kuinka he viettävät joka päivä. Sitten saan heidät arvioimaan, kuinka paljon se vie heitä eteenpäin ”, Hecht sanoo. Tämä yleensä avaa "minä-teen-tee-itse" -tyyppisten silmät tarkalleen kuinka heidän aikansa ryöstää tehtäviin, jotka muut voisivat tehdä yhtä hyvin tai paremmin.

Jos haluat miettiä, oletko valmis ulkoistamaan, seuraavista vinkkejä ja esimerkkejä pitäisi olla hyödyllisiä.

Ulkoistamisen päättäminen

Se, että joku muu huolehtii tehtävistä, jotka ovat asiantuntemuksesi ulkopuolella - ja jotka sisältävät tehtäviä, jotka voisit sekoittaa, mutta jotka vieisivät paljon arvokasta aikaa - ei ole ketterää.

Siitä hetkestä lähtien, kun hän avasi Ditto Boutique -yrityksen, ylellisen lähetyskaupan Dallasissa, Jane DeNike ulkoisti palkkahallinnon ja verojen maksamisen monimutkaiset tehtävät kirjanpitäjälle ja kirjanpitäjälle.

”Verolait muuttuvat. Haluan varmistaa, että kaikki maksetaan neljännesvuosittain, ja haluan kaikkien W-2-koneideni menevän ajoissa ”, hän sanoo. Nyt yhdistäessään putiikkansa toiseen, hän ja hänen omistajansa aikovat päivittää verkkosivustonsa. DeNike sanoo, että vaikka he viime kädessä haluavat ylläpitää verkkosivustoa itse, he palkkaavat suunnittelijan ylläpitämään sitä.

"Sinun on valittava taistelunne", DeNike sanoo. "Joskus sinun on palkattava joku, joka on paljon parempi työssä kuin sinä."

Mary Beth Huffman, SCORE-mentori, joka sijaitsee Carpentersvillessä, Illinois, ehdottaa myös, että yritysten omistajat ulkoistavat sen, mitä heillä ei ole aikaa tehdä tai jotka eivät koskaan näytä alkavan, työt, jotka vievät heidät liian kauan, mitä he eivät pidä tekemästä, ja aikaa imevät tehtävät, jotka eivät tuota tuloja. "Usein omistajat ovat niin kiireisiä hoitamassa yritystään, että he eivät tutkitse toimintaansa riittävän tarkasti ymmärtääksesi, että muut voivat auttaa", Huffman sanoo.

Jotkut tehtävät ovat helppo suorittaa, mutta myös helppo luovuttaa. Vaikka pystyt varmasti vastaamaan puhelimeen, arkistoimaan ja tilaamaan tarvikkeita, miksi tuhlaa aikaa huijaukseen, jonka melkein kuka tahansa voisi tehdä? Ulkoista heitä ja sinulla on enemmän aikaa keskittyä tärkeämpiin asioihin.

Muissa tapauksissa tiettyjen tehtävien ulkoistaminen on yksinkertaisesti järkevää liiketoimintaa.

New Yorkin ja San Franciscon pääkonttorien hotellivaraussovelluksen Stayful.com toimitusjohtaja Cheryl Rosner työskentelee kahdeksan kokopäiväisen työntekijän kanssa ja ulkoistaa neljä asiantuntijaa, jotka ovat sopimussuhteisia työntekijöitä. Hän luottaa näihin neljään asiantuntijaan pitääkseen yrityksensä silmällä pieninä muutoksina ja massiivisina uudistuksina nykypäivän nopeasti kehittyvässä tekniikassa. Esimerkiksi, kun Apple muuttaa käyttöjärjestelmäänsä tai päivittää Siriä, yrityksen on mukauduttava. "Haluamme työskennellä ihmisten kanssa, jotka ovat ajan tasalla aloilla, joille iteraamme, joten ulkoistamme ohjelmistokehityksen, mutta pidämme suunnittelun, insinöörien ja tuotehallinnan yrityksessä."

Kenelle aiot soittaa?

Löydät kykyjen ulkoistamisen suunnilleen samalla tavalla kuin työntekijöitä: verkostoitumalla henkilökohtaisesti tai verkossa, kysymällä suosituksia ja haastattelemalla huolellisesti.

Voit mainostaa freelance-apua esimerkiksi Guru.com- tai Elance-oDesk.com-sivustoilla. Näillä sivustoilla on käytössä järjestelmät työnantajien ja freelancereiden suojelemiseksi petoksilta ja muilta riskeiltä, ​​mikä tekee heistä paljon turvallisemman vedon kuin esimerkiksi Craigslist-mainos, kertoo Nick Loper julkaisussa The First-Timer Guide to palkata virtuaaliassistentti, ilmainen. ladattava kirja osoitteessa VirtualAssistantAssistant.com. Esimerkiksi Guru.com pidättää freelancerin palkkaa ennakkomaksuna: Maksat verkkosivuston, mutta se ei vapauta rahaa, ennen kuin julistat työn tyydyttävästi päätökseen.

Toinen vaihtoehto on tarkistaa ammatillisten organisaatioiden - esimerkiksi American Journalists and Kirjailijoiden Seura - tai American Institute of Professional Bookkeepers - verkkosivustot, jotka tarjoavat yleensä tapoja olla yhteydessä jäseniin.

Virtuaaliassistentit, joiden kanssa olet yhteydessä vain verkkoon, ovat yhä suositumpia vaihtoehtoja. Ne voivat olla joko riippumattomia freelancereita tai niitä, jotka työskentelevät Zirtual.com: n tai eaHelp.com: n kaltaisten yritysten kanssa, joiden avustajien esikunta on heidän asiakkaidensa käytettävissä. Regus.comilla on ohjelma, joka tarjoaa pääsyn toimistotilaan 2 000 paikkakunnalla ympäri maailmaa muutamalla mukavalla bonuksella: Paikat vastaavat puhelimeesi 24 tuntia vuorokaudessa sekä hyväksyvät postisi ja muut toimitukset. Jotkut yritykset palkkaavat vain Yhdysvaltoihin sijoittautuneita avustajia, kun taas toiset, kuten Worldwide 101.com, ovat - kuten nimestä voi päätellä - maailmanlaajuisia. VirtualAssistantAssistant.com sisältää arvosteluja ja arvioita monista virtuaaliassistentteista.

Kun aloitat puhumisen mahdollisen ulkoistamispalvelun kanssa, varmista, että henkilö ymmärtää yrityksesi ja tarpeitasi ja hänellä on tarvittavat taidot. Jos siirryt virtuaalireitille, löydät virtuaalisen kirjanpitopalvelun ja puhelinvastaajapalvelut, ja voit jopa palkata virtuaalisen avustajan avustamaan ulkoistamista, ehdottaa Paula Rizzo, joka kattaa ulkoistamisen kirjassaan Listainen ajattelu: Listien käyttäminen olla Tuottavampi, menestyvämpi ja vähemmän stressaantunut . Virtuaaliassistentti, joka laskuttaa tehtävästä, voi auttaa sinua aloittamisessa. Esimerkiksi: "Saatat saada heidät tutkimaan viittä parhaiten arvioitua web-suunnitteluyritystä budjetin ja aikajanan mukaan", kirjoittaja sanoo.

Rizzo huomauttaa myös, että ulkoistamisen ei tarvitse olla rajoitettua toimistotehtäviin - käyttämällä yritystä, kuten TaskRabbit.com, voit ulkoistaa kaiken, mihin et halua viettää aikaa, kuten toimeksiannot, lahjojen ostaminen tai loman suunnittelu.

Maksat palveluista joko tunnilla tai a la carte. Loper ehdottaa, että oikeudenmukainen tuntihinta yhdysvaltalaiselle virtuaaliassistentille on 10 - 20 dollaria; ulkomailla työskentelevä avustaja todennäköisesti maksaa vähemmän.

Haluat virtuaaliassistentin, jolla on kolmen tai viiden vuoden kokemus ja referenssit, Hecht sanoo. ”Puhu viittauksissa yrityksissä tai teollisuudessa, jotka ovat samanlaisia ​​kuin sinun.” Kysy sopimuksesta ennen kuin näet sen: Onko olemassa peruutuslauseke? Entä yrityksesi tietojen luottamuksellisuus?

Ja muista tarkistaa ehdokkaat niin perusteellisesti, että olet varma, että he sopivat yrityskulttuuriin, Rosner neuvoo.

"Yrityksenä johdamme sydämestämme ja olemme erittäin avoimia toimittajiemme kanssa", hän sanoo. Kun kirjanpitoyritys, jota hänen yrityksensä harkitsi, ehdotti, että maksujen viivästyminen toimittajille hyötyisi hänen yritykselleen, Rosner tiesi sopivuuden olevan väärin. ”Raapimme päätämme ajatellen: No, ei, emme halua tehdä mitään, mikä viivästyy maksua. Miksi tekisimme niin? ” Hän vei liiketoimintotarpeensa muualle.

Tee se haluamallasi tavalla

Ennen kuin minkäänlainen avustaja - virtuaalinen tai muuten - aloittaa työn, sinun on oltava täysin selvää, mitä ja miten on tehtävä. Tästä syystä Hecht suosittelee viettämään aikaa dokumentoimalla tarkalleen, askel askeleelta, miten teet asiat. "Sinun on kartoitettava prosessi", hän sanoo. ”Jos puhelimeen vastataan, sinulla pitäisi olla komentosarja. Jos se on tietojen syöttäminen, sinun on kouluttava heidät ohjelmaan. Sinulla tulisi olla työkirja tehtävistä ja siitä, miten ne on suoritettava. Mitä yksityiskohtaisempi olet, sitä enemmän heidät voidaan pitää vastuussa. ”

Vaikka jotkut virtuaaliassistentit antavat sinulle yhden avustajan, toisten kanssa voit työskennellä useamman kuin yhden henkilön kanssa, mahdollisesti jopa kuuden kanssa, Hecht sanoo. Kirjallinen työkirja säästää aikaa prosessien selittämiselle ja varmistaa, että asiat tehdään johdonmukaisesti haluamallasi tavalla ilman jatkuvaa valvontaa.

”Se ei toimi, jos olet huolissasi siitä, tekeeko henkilö vai ei. Jos mikrotutkimus tapahtuu, se on vain lautasellasi ”, Rizzo sanoo. Hän suosittelee projektien hallintaan Asana.com- tai Evernote.com-sivustojen käyttöä. "Olen pakkomielle Evernotesta", hän sanoo Listful Thinking . “Käytän sitä harjoittelijoideni kanssa blogiini. Meillä on jaetut kansiot, joihin meillä kaikilla on pääsy. Aina kun meillä on idea blogiviestistä tai artikkelista, josta pidämme, lisäämme sen Evernoteen. Laadimme to-do -listoja myös toisillemme ja näemme helposti, mitkä tehtävät on vielä tarkistettava. "

Jos ajatus kaiken vapauttamisesta herättää sinua, aloita ulkoistamalla yksi pieni tehtävä, kuten puhelinvastaaja. Sitten kohoa se aikatauluun. Ajan myötä avustajat oppivat tapojasi, luotat heihin käsittelemään työtäsi huolellisesti ja voit keskittyä vapaasti asioihin, jotka teet parhaiten ja jotka rakentavat yrityksesi.

Ulkoistamisvalikko

Mitä sinun tulisi ulkoistaa? "Katsokaa kaikkia asioita, jotka auttavat sinua kehittämään yritystäsi, joka ei välttämättä ole tuottavaa, jota voit tehdä omistajana", sanoo SCORE-mentori Harry Hecht. Yleisesti ulkoistettuihin tehtäviin kuuluvat seuraavat.

• Kirjanpito
• Veron valmistelu
• Nimittämisaikataulu
• Puhelimeen vastaaminen
• Vastaaminen sähköpostiin
• Uutiskirjeen kirjoittaminen ja jakelu
• Verkkosivun suunnittelu ja hallinta
• Sosiaalinen media
• Arkistointi
• Tekninen tuki
• tekstisuunnittelu
• Tietojen syöttö
• Tutkimus
• Matkan suunnittelu
• Laivaus
• Puhdistus
• Ostokset
• Asiakaspalvelu

Onko sinulla joukko syitä, miksi ulkoistaminen ei sovellu yrityksellesi? Sitten meillä on joukko syitä, miksi saatat olla väärässä.