Missä tahansa toimisto

Kotihenkilökunta vähentää kiinteistöjen yleiskustannuksia yrityksille. Työntekijät hyötyvät myös siitä, että ne poistavat pukeutumiskoodinsa ja työmatkansa samalla kun nauttivat aikataulun joustavuudesta sanoa esimerkiksi nähdä lapsen koulun leikkiä, käydä hammaslääkärillä tai… hei, riippumatta siitä, mitä he tekevät suljettujen ovien takana, on heidän liiketoimintaa, eikö? Tutkimukset osoittavat, että työntekijät ovat onnellisempia integroituneesta henkilökohtaisesta ja työelämästä, ja onnellinen työpaikka houkuttelee ja pitää korkeatasoista henkilöstöä.

Tehokkaan virtuaalisen työympäristön luominen vie kuitenkin enemmän kuin kaikkien kannettavien ostamisen ja viikoittaisiin neuvottelupuheluihin siirtymisen, sanoo Network Computing -lehden päätoimittaja David Digital, entinen DigitalLanding.com ja TomsHardware.com toimitusjohtaja. "Se edellyttää luottamiesi ihmisten palkkaamista, heidän motivointia ja heidän kanssaan kommunikointia", Strom sanoo. ”Hyvä ja edullinen tekniikka tekee siitä helpon. Älä koskaan osta tekniikkaa, joka maksaa paljon. Se vanhenee nopeasti. ”

Seuraava voi auttaa yritystäsi olemaan “virtuaalinen” menestys.

Laitteisto

Nykyään tarvitset kannettavia tietokoneita tai pöytätietokoneita vain silloin, kun kyseessä on laaja kirjoittaminen, suunnittelu tai raskaiden ohjelmistojen tai laitteistojen käyttäminen, sanovat Strom ja Andy Abramson, etäviestintätekniikan asiantuntija, joka blogoi VoIP Watchissa. Muutoin älypuhelimet ja tabletit ovat valintavaihtoehto.

Työntekijät, joiden on oltava kekseliäitä kentällä - esimerkiksi myyjät, jotka säätävät kiireistilauksia - vaativat matkapuhelimia, ja älypuhelimien ja heidän ei-IQ-kollegojensa hintaerot kapenevat. Apple iPhone, Google Android tai Windows Phone käyttävät noin 100 dollaria kuukausittain palvelusuunnitelmista.

Sen lisäksi, että näillä puhelimilla on pääsy valokuviin ihastuttavista kissanpennuista - ahem, ja koulutusvideoista - verkosta, näillä puhelimilla on myös sähköposti-, kutoma- ja GPS-toiminnot; sovellukset tekevät kaiken käyntikorttien skannaamisesta neuvottelupuhelujen automatisointiin. "Nyt on sovellus kaikkeen, mitä liikemies tarvitsee", Abramson sanoo. Hän on ilmaisen sovelluksen CloudOn fani, joka siirtää koko Microsoft Office Suite -sovelluksen päätietokoneesta tablet-laitteeseen.

Abramson ja Strom ovat yhtä mieltä siitä, että jokainen tarvitsee tabletin ja kannettavan näppäimistön välttääkseen viiden kilon tietokoneen kärsimisen. Miksi? Suurempi näyttö kuin älypuhelimilla ja helpompi tiedon syöttö asiakasvuorovaikutuksen aikana. Tietysti myös huippuluokan kuvan projisointi tablettillä ei haittaa!

Alle 400 dollaria, iPad (1, 4 puntaa), iPad Mini (alle 11 unssia) ja Kindle Fire (14, 6 unssia) -tabletit antavat työntekijöille helpon tavan muodostaa viestintävälineitä, tutkimusta ja asiakirjoja. Microsoft 8 Surface (2 puntaa) alkaa noin 900 dollaria, mutta juoksee Windows 8 Professional -ohjelmisto, eikä sillä ole mitään ohjelmistorajoituksia. Ennen kuin lisäät tavuhakemisto-ohjelmia mihin tahansa laitteeseen, varmista tietenkin, että sillä on riittävä käsittelynopeus ja tallennuskapasiteetti. MENESTYS tekniikan asiantuntija Tim Gideon suosittelee tarkistamaan PCMag.com, TheVerge.com ja CNET.com tuoteohjeet.

Communications

Soittamisesta viestintään kokoukseen teknologia pitää virtuaalitoimistot yhteydessä.

Osa arjen elämää sci-fi-tulevaisuudessa, videopuhelut hiipivät valtavirtaan vähän fanfaareilla. Skype tarjoaa videoneuvottelut, joissa virtuaaliset kollegat käyvät kasvokkain (mutta mailin päässä toisistaan), tarkastelevat toistensa tietokoneiden työpöytiä ja tallentavat istunnot tulevaa käyttöä varten. Työntekijät arvostavat myös sen pikaviestejä, joiden avulla he voivat kommunikoida nopeasti kaikesta projektiapusta aina tilanpäivityksiin.

Tietokoneiden välinen skyping on ilmainen. Päivitykset, kuten videopuhelut tietokoneesi lankapuhelimen tai matkapuhelimen kanssa, ovat 2, 99 dollaria - 13, 99 dollaria kuukaudessa.

Skypen vahvuuksia ovat puhelut ja yksinkertainen ryhmäneuvottelu. Raskaampaa nostoa varten harkitse GoToMeeting-sovellusta (49 dollaria / kk enintään 25 osallistujalle), MeetingBurner (ilmaiseksi hintaan 99, 95 dollaria / kuukausi) ja WebEx (ilmaiseksi hintaan 89 dollaria / kuukausi). Nämä vankat ohjelmat antavat hiiren ja näppäimistön jakamisen muuttaa toistensa tietokoneiden tietoja, mikä on kätevä esittelyihin ja verkkoseminaarien luomiseen. Jotta päätät päätöksessäsi, tarkista CNET.com-, PCMag.com- ja TheVerge.com -sivustojen arvostelut.

Yammer on työpöytäpalvelu, joka korvaa toimiston ilmoitustaulun. Ajattele sitä yksityisenä sosiaalisen median keskuksena, jossa työntekijät voivat lähettää päivityksiä olinpaikastaan ​​(”Asiakkaan paikalla” tai “Lääkärillä keskipäivään saakka, vastaa jälkeen”). Tiimin jäsenet käyttävät sitä yhteistyöhön ja ideoiden ajamiseen tai vaihtavat vain uutisia toimistokavereiden kanssa, aivan kuten yksityinen Twitter- tai Facebook-vaihto.

Basic Yammer on ilmainen; Se on 8 dollaria / kuukausi käyttäjää kohti paketti, jonka avulla henkilökunta voi saumattomasti tehdä yhteistyötä, kommunikoida ja päästä yritystietoihin sijainnista riippumatta.

Vapaa Google Voice -palvelu voi korvata yrityksen myöntämät matkapuhelimet, Strom sanoo. Google Voice antaa puhelinnumeron, ja siihen soitetut puhelut voidaan ohjata muille linjoille tarpeen mukaan ja helposti vaihdettavina aikoina. Esimerkiksi, jos työntekijät vuorottelevat puhelimen kattavuutta päivän aikana, Google Voice -numero voidaan ohjelmoida soimaan eri työntekijöiden henkilökohtaisissa puhelimissa aikataulun mukaisesti. "Työntekijöiden ei tarvitse antaa henkilökohtaisia ​​puhelinnumeroita, eikä sinun tarvitse sekoittaa monimutkaisia ​​välityssääntöjä", Strom sanoo. Vastaaja menee yhteen sijaintiin.

Pilvien varastointi ja yhteistyö

Google Docs, Dropbox, Microsoft Office 365, Box.com, Applen iCloud ja SkyDrive ovat pilvipohjaisia ​​asiakirjojen jakamis- ja tallennusvaihtoehtoja, eli tiedot sijaitsevat etäpalvelimissa, eivät paikallisissa palvelimissa. Tärkeintä on, että suuret tiedostot - laskentataulukoita, kuvia ja mitä tahansa - voidaan vetää ja pudottaa yhteen sijaintiin, jossa kollegat, asiakkaat tai myyjät voivat katsella, muokata ja / tai tallentaa. Vastaanottajat, joille on annettu käyttöoikeus, voivat käyttää tiedostoja milloin tahansa, missä tahansa, millä tahansa laitteella. Useat ihmiset voivat tarkastella yhtä asiakirjaa samanaikaisesti. "Voit jakaa valtavia tiedostoja nopeasti ja helposti, eikä sinun tarvitse huolehtia varmuuskopioinnista", Strom sanoo.

Google Docs on ilmainen. Dropbox on ilmainen ensimmäisten 18 gigatavun kuukaudessa tallennusta käytettäessä, mutta paljon taitavia ihmisiä maksaa mielellään eetterikiinteistä - 9, 99 dollaria - 49, 99 dollaria / kuukausi - 499 dollari / vuosi (useille käyttäjille) - jopa 500 Gt. Microsoft Office 365 maksaa 6 dollaria / kuukausi työntekijää kohti (enintään 25 henkilöä). Box.com on ilmainen peruspaketeille yksilöille; se on 15 dollaria tai enemmän käyttäjää kohti kuukaudessa ryhmille, joissa on vähintään kolme henkilöä ja jotka käyttävät yli 50 Gt tallennustilaa kuukaudessa. Applen iCloud on ilmainen jopa 5 Gt asti, sitten 20–100 dollaria vuodessa kapasiteetista riippuen. SkyDrive on ilmainen jopa 7 Gt ja 10–50 dollaria vuodessa lisää tallennustilaa.

Aluksi voit luultavasti selviytyä ilmaisohjelmista, mutta yrityksesi tyypistä tai koosta riippuen saatat tarvita enemmän tallennustilaa tai hienostuneempaa yhteistyökalua. (Lesonskyn kolmen hengen yritys käyttää ilmaisia ​​ja maksettuja Microsoft Office 365 -palveluita.)

Projektinhallinta

Online-projektinhallintajärjestelmät ovat ratkaisevan tärkeitä virtuaalisessa yhteistyössä. Ohjelmiin sisältyy Clarizen (24, 95 dollaria / kuukausi käyttäjää kohti), Zoho Projects (ilmaiseksi 35 dollaria / kuukausi käyttäjää kohti) ja Basecamp (1-5 dollaria / päivä / käyttäjä). Kaikki kolme auttavat asiakirjojen aikataulussa sekä jakamisessa, järjestämisessä ja muokkaamisessa; ne tarjoavat ilmaisia ​​koeajoja.

Pysyäkseen organisoituneena Natalie Harper Albertasta, Kanadasta, Harper PR käyttää Asanaa (ilmainen enintään 30 jäsenelle, sitten 100 dollaria kuukaudessa - 800 dollaria / kuukausi). Sen yksinkertaistettu tehtäväluettelon järjestäjä varmistaa, että en pudota palloa.… Olen hiljattain palkannut ensimmäisen työntekijän, joka työskentelee myös kotoa. Olen lisännyt hänet Asanaan, jotta voimme tehdä yhteistyötä ja jatkaa tehtäväämme melkein tusinan projektin kanssa milloin tahansa. ”

Kirjanpito

Paranna kirjanpidon tehokkuutta pilvipohjaisella järjestelmällä. "Nyt kun käytän FreshBooksia (ilmaiseksi hintaan 39, 95 dollaria / kk) ajan seurantaan, kirjanpitoon ja laskutukseen, voin tehdä kaiken helposti verkossa", Harper sanoo.

Muita pilvipohjaisia ​​kustannustenhallintaohjelmia ovat ExpenseCloud (ilmaiseksi hintaan 399 dollaria / kk), ExpenseWatch (alkaa 16 dollaria / kuukausi käyttäjää kohti), Invoicera (19, 95 dollaria - 99, 95 dollaria / kuukausi) ja Sage One (29 dollaria / kuukausi). Kaksi viimeksi mainittua auttavat sinua myös laskutuksessa ja maksujen seuraamisessa.

Emma Johnson ja Rieva Lesonsky ovat SUCCESS- avustajia. Johnson kirjoitti huhtikuussa ”Win the SEO Game” ja luo jokaisessa numerossa “How To” -osaston. GrowBiz Median ja SmallBizDaily.comin toimitusjohtaja Lesonsky kertoi myynti- ja markkinointityökaluista toukokuussa.