Paras tekniikka pienten seuraamiseen

Mikä yksi muutos tekee suurimman eron pienyrityksesi tehokkuudessa, kannattavuudessa ja menestyksessä? Siirtyminen paperipohjaisesta kirjanpidosta kirjanpito-ohjelmistojärjestelmään.

Nykyisissä kirjanpito-ohjelmissa on enemmän kuin pidetty kirjoja. Yhdellä napsautuksella voit luoda raportteja, jotka kertovat sinulle ja kirjanpitäjälle kaiken, mitä sinun on tiedettävä yrityksen taloudellisesta tilanteesta, tuoda transaktiotietoja pankistasi, luoda ja lähettää laskuja ja paljon muuta.

Niin monien valintojen avulla, kuinka löydät täydellisen kirjanpito-ohjelmiston yrityksellesi? Seuraa tätä neuvoa.

Tiedä mitä tarvitset. Yhden hengen konsulttiyrityksellä, joka tarvitsee vain seurata myyntiä, kuluja ja veroja, on erilaiset vaatimukset kuin monen työntekijän vähittäiskaupassa, jonka on hoidettava palkanlaskenta ja varastonhallinta. Yrityksesi koko, asiakkaiden ja työntekijöiden lukumäärä sekä teollisuus ovat yksi tekijä, joka vaikuttaa kirjanpito-ohjelmistojen valintaan.

Tutki lisäosia. Jotkut kirjanpito-ohjelmat tarjoavat lisäosia toimintojen laajentamiseksi. Voit esimerkiksi lisätä ohjelmia ohjelmistointegraation integroimiseksi verkkokauppasivustoosi, hyväksyä luottokorttimaksuja tai seurata kuluja, jos ohjelmisto ei vielä sisällä näitä toimintoja. Pidä kuitenkin kustannuksia silmällä - lisäkulut voivat nousta nopeasti. Taloudellisessa mielessä voi olla parempi maksaa ennakkoon ohjelmistot kaikesta mitä tarvitset.

Ota yhteyttä kirjanpitäjään. Keskustele rahapäällikkösi kanssa varmistaaksesi, että valitsemasi ohjelmisto tuottaa hänelle tarpeelliset taloudelliset raportit. Varmista myös, että se integroituu käyttäjän käyttämään ohjelmistoon, jotta voit jakaa tietoja sähköisesti nopeuttaaksesi verojen valmistelua.

Ota yhteys pankkiisi. Kun valitset pankkisi kanssa integroitavan ohjelmiston, voit tuoda pankkitapahtumat automaattisesti, mikä säästää paljon aikaa.

Hanki mielipiteitä. Lue arvosteluja suunnitellusta ohjelmistosta - sekä objektiivisia että käyttäjän arvosteluja. Keskustele muiden yritysomistajien kanssa nähdäksesi, mitä he suosittelevat.

Ajattele etukäteen. Mikä toimii tänään yrityksesi kanssa, ei välttämättä toimi huomenna. Pidä yrityksesi kasvusuunnitelmat mielessä ja valitse tarpeeksi joustavat ohjelmistot, joita sinun ei tarvitse korvata, jos asiakaspohjasi, tuotelinjasi tai henkilöstösi laajenee tulevaisuudessa.

Laita pää (ja tiedot) pilveen. Kaikki mainitut ratkaisut ovat pilvipohjaisia. Sen sijaan, että ostaisit ohjelmiston, jonka lataat ja asennat tietokoneillesi, ohjelmisto isännöidään verkossa; tilaat sen maksamalla kuukausimaksun. Pilvitoimisto-ohjelmistoilla on monia etuja, mukaan lukien:

•

• Päivitykset tapahtuvat automaattisesti taustalla, joten ohjelmistosi on aina ajan tasalla eikä sinun tarvitse huolehtia suojauskorjausten asentamisesta.

• Niin kauan kuin sinulla on Internet-yhteys, voit käyttää tietojasi missä tahansa Internet-selainta tai kirjanpito-ohjelmistotoimittajan mobiilisovellusta käyttämällä.

• Pilvitoimisto-ohjelmisto tarjoaa yleensä suuremman turvallisuuden kuin tietojen tallentaminen omaan verkkoosi.

• Pilviohjelmisto voidaan integroida pankkisi ohjelmistoon, joten pankkitapahtumat syötetään automaattisesti kirjanpitojärjestelmään.

Ota selvää tuesta. Millaista asiakaspalvelua tarjotaan? Voitko saada apua sähköpostitse, chatissa tai puhelimitse? Kuinka tukea veloitetaan ja onko ilmaista tukea saatavana? Voit esimerkiksi saada ilmaista tukea rajoitetun ajan, kun opit käyttämään ohjelmistoa, tai sinulla on pääsy ilmaisiin käyttäjäfoorumeihin tai ohjekeskuksiin, joissa voit saada neuvoja muilta käyttäjiltä.

Harkitse liikkuvuutta. Millaisia ​​kirjanpito-ominaisuuksia tarvitset liikkeellä ollessasi? Jos vietät paljon aikaa toimistosta poissa ja sinun on tuotettava laskuja, laadittava arvioita tai seurattava kuluja lennossa, hyvä mobiilisovellus on sinulle tärkeä asia.

Kokeile sitä. Useimmat online-ohjelmistopaketit tarjoavat ilmaisen kokeilujakson, jotta voit tarkistaa, onko tuote sinulle sopiva, ennen kuin sitoudut siihen. Helppokäyttöisyys - maailman paras tuote ei ole sinulle sopiva, jos sinulla on vaikeuksia sen ymmärtämisessä tai et yksinkertaisesti pidä käyttöliittymästä.

Tässä on tarkempi kuvaus pienyritysten omistajien suosituimmista online-kirjanpitotyökaluista. Valitse sinulle oikea kirjanpito-ohjelmisto ja löydät nopeasti vähemmän aikaa syöttämällä numeroita … ja enemmän aikaa kasvattaaksesi yritystäsi.

Kirjanpitotyökalut

QuickBooks Online
QuickBooks on pieni nimi pienyritysten kirjanpidossa hyvästä syystä - sillä on kaikki toiminnot, joita kirjanpitäjäsi tai sisäinen kirjanpitäjä voi koskaan haluta, mutta tärkeät ominaisuudet ovat riittävän yksinkertaisia, jotta pienyritysten omistajat voivat käsitellä itseään. Lisäksi monet lisäosat voivat luoda entistä paremman toiminnallisuuden.

Xero
Ylöspäin tulija, joka kilpailee vakiintuneempien QuickBooks-ohjelmien kanssa, Xero on täysin varustettu kirjanpitoratkaisu, joka pystyy käsittelemään monimutkaisia ​​kirjanpitotehtäviä, kuten käyttöomaisuuden poistoja. Se integroituu myös moniin lisäsovelluksiin tarjoamaan asiakassuhteiden hallintaa, inventaariota, aikatauluja ja muuta.

Sage One
Yhden hengen yrityksille, pienille aloittelijoille ja freelancereille suunniteltu Sage Onen vahvuus on tapa integroida projektijohtaminen kirjanpitoon. Jos sinulla on paljon työntekijöitä tai varastossa, Sage One ei ole sinua varten, mutta jos työskentelet urakoitsijoiden, freelancereiden tai virtuaalitiimien kanssa, se voi olla juuri tarvitsemasi.

FreshBooks
Alun perin laskutuksen ja kustannusten seurannan välineenä lanseerattu FreshBooks on lisännyt lisää kirjanpitotoimintoja ja tarjoaa runsaasti lisäosia, jotka voivat laajentaa sen toimintoja. FreshBooksin vahva puku on sen yksinkertaisuus, liikkuvuus ja (live) asiakastuki. Jos olet yhden henkilön yritys tai freelancer, joka ei pidä kirjanpidosta, tämä voi olla ihanteellinen ratkaisu.

FreeAgent
Yksinkertaisuuteen ja yhteistyöhön keskittyvä FreeAgent on hyvä ratkaisu yhden hengen yrityksille, kumppanuuksille tai freelancereille, jotka tekevät tiivistä yhteistyötä muiden kanssa. FreeAgent tukee rajattomia käyttäjiä, asiakkaita ja tilejä; voit myöntää käyttäjille eri käyttöoikeustasot. Saat ilmaisen 20 minuutin puhelun esittelyjakson aikana; sen jälkeen saat tukea sähköpostitse ja online-ohjekeskuksessa.

Kashoo
Kashoo pitää sinut ja kirjanpitäjän onnelliseksi. Tämä täysin varusteltu kirjanpitopaketti noudattaa yleisesti hyväksyttyjä kirjanpitoperiaatteita (GAAP), mutta myös muiden kuin kirjanpitäjien on helppo oppia. Se ei kuitenkaan seuraa varastota tai projekteja, ja vaikka se tarjoaa palkittu iPad-sovelluksen, siinä ei ole älypuhelinsovellusta.

Mobiilimaksuvälineet

Tarjoatko palveluita heidän kotonaan oleville asiakkaille vai käyn heidän toimistoissaan ja joudutko laskuttamaan heitä myöhemmin? Myyttekö tuotteita tapahtumissa ja joudutte kääntämään asiakkaat pois, joilla ei ole rahaa? Saat maksun heti - missä oletkin - matkapuhelimen maksutavoilla.

Neliö
Tämä palvelu hyväksyy luotto- ja maksukortit ja veloittaa 2, 75 prosenttia tapahtumaa kohden.

Intuit GoPayment
Tämä hyväksyy luotto- ja maksukortit. Maksa 2, 75 prosenttia tapahtumaa kohden tai maksa kuukausimaksu alhaisemmista transaktioprosenteista.

PayPal täällä
Säästä aina niin vähän 2, 7 prosentilla per transaktiomaksu. PayPal hyväksyy tässä luotto- ja pankkikortit sekä sekit ja PayPal-maksut.

Laskutustyökalut

Tietenkin täysimittainen kirjanpito-ohjelma tarjoaa laskutusratkaisuja, mutta tutustu näihin työkaluihin silloin, kun haluat jotain nopeaa ja helppoa.

Lasku-o-matic ja bill.to.me
Nämä palvelut ovat ilmaisia, eikä sinun edes tarvitse rekisteröityä. Kirjoita vain tietosi malliin, jotta voit luoda PDF-tiedoston, jonka voit tulostaa tai lähettää sähköpostitse.

Laskukone
Täältä löytyy yksinkertainen käyttöliittymä ja vaihtoehdot, kuten verojen laskeminen ja arvioiden luominen. Ilmainen yhdelle käyttäjälle ja korkeintaan kolme laskua ja arviota kuukaudessa; maksetut suunnitelmat saatavilla.

Zoho-lasku
Valitse useista malleista, seuraa laskuja ja maksuja tai hyväksy online-maksuja. Ja siinä on tämä erittäin hieno ominaisuus: Zoho-lasku voi tosiasiassa lähettää sinulle paperilaskuja. Ilmainen yhdelle käyttäjälle ja enintään viidelle asiakkaalle; maksetut suunnitelmat saatavilla.