Toimistojen keskeytyksien 'kauheat, kauheat, ei hyvät, erittäin huonot' vaikutukset

Tiesitkö, että keskimääräinen toimistotyöntekijä keskeytetään kolmen minuutin välein ja että heillä voi kulua 23 minuuttia vain palata takaisin sinne, mihin he lähtivät?

Tehokkuus- ja työnkulkua käsittelevä konsultti Edward G. Brown on tutkinut tällaisten keskeytyksien haitallisia vaikutuksia toimiston tuottavuuteen, työtyytyväisyyteen, suorituskyvyn laatuun, yrityksen voittoihin ja henkilökohtaiseen tyytyväisyyteen - ja tämän hän löysi:

Tutkimukseni aikana olin huomannut, että jopa erittäin kurinalaiset, keskittyneet ihmiset menettävät rutiininomaisesti kolme tai viisi tuntia päivässä ”aika-rosvoille” (ihmiset, jotka keskeyttävät heidät, vaikka ne ovatkin viattomia). Päätelmäni kiteytyivät, ja aloin laittaa ne kirjaan. Sitten epämiellyttävä oivallukseni alkoi kääntyä minuun….

Antaisin yhdelle tai useammalle erinomaisesta työntekijästä tärkeän, kiireellisen toimeksiannon, ja heidän poistumisensa jälkeen he olivat innostuneita, sitoutuneita ja keskittyneitä. Mutta seuraavaksi tiedät, että soittaisin heille toisella idealla, kysymyksellä tai tehtävällä. Olisin tyytyväinen siihen, että olen siivonnut esityslistani hienosti. Mutta miten luulet heidän tunteneen?

Tyhjentynyt, lannistunut, hajamielinen - näin. Veti äkillisesti pois projektin, johon he olivat syvästi syventyneet ja innoissaan. Pakotettiin vaihtamaan huomionsa toiseen aiheeseen, josta heidän pomo oli yhtäkkiä innostunut, ja vastaamaan innokkaasti, jonka hyvät työntekijät tuovat pomon innostumiseen.

Keskeyttämällä heidät tasoitin tietä kaikille niille keskeytyshäiriöille, joista kirjoitin. Olin aika bandiitti.

Mitä sitten? saatat sanoa. Olet pomo - eikö prioriteettien pitäisi asettaa ryhmällesi esityslista? Tässä on "niin mitä":

Ensinnäkin, lyhyet keskeytykset eivät ole vaarattomia. Ne eivät ole edes lyhyitä. Niiden ilmeinen lyhyys saa aika bandiitin tuntemaan syyttömyyttä, mutta keskeytykset, riippumatta siitä kuinka nopea, tekevät vahinkoa.

Työntekijöitä vedettiin tehtävästä niin kauan kuin piti heitä kiinni. Ja kun olen valmis, luuletko heidän noudeneen oikealle sinne, missä he lopettivat? Ei, heidän piti uppoutua projektiin uudelleen, muistaa missä he olivat ja mitä he olivat päättäneet tehdä seuraavaksi, ja sitten toivoa, että inspiraatio ja innostus palasivat.

Sitten heidän oli tukahduttava turhautumisensa ryhtyäkseen uudelleen ryhmittymään, koska he olivat olleet rullassa ja nyt se tuntuu umpikujalta. He olivat menettäneet vauhtinsa, mutta he ovat ammattilaisia, joten he kuluttavat kaiken tarvittavan energian palatakseen sinne missä he olivat. Mutta väsymys seuraa tätä energiankulutusta ja tieto siitä, että heidän on korvauduttava menetettyyn aikaan, aiheuttaa ahdistusta. Hätä ja väsymys johtavat virheisiin, joiden korjaaminen vie vielä enemmän aikaa.

Joten varastamalla työntekijöideni aikaa, pilasin heidän työnsä ajatellessani ajatteleessani, kuinka suuri pomo minulla oli työskennellä heidän kanssaan niin vapaasti.

Seuraavaksi luin tuottavuuden ja voiton valua . Ihmisten palkkaaminen tarkoittaa maksamista ajastaan. Koko sen ajan, kun he hukkasivat yrittäessään palata takaisin raiteilleen suistiessani heidät suistolta? Maksoin siitä ylimääräistä! Joko ylityöt tai pitämällä ylityöllisiä ihmisiä onnellisina korotusten ja bonusten avulla, vietin enemmän saadakseni vähemmän.

Viimeiseksi näyttelin kauhistuttavaa esimerkkiä, mallinnemalla kulttuuria ristiriidassa syvimpään uskomukseni henkilöistä, suorituksesta, ajasta ja tyytyväisyydestä. Jos voisin noutaa puhelimen ja keskeyttää kiireisiä ihmisiä sopivana, miksi kenelläkään muulla pitäisi olla minkäänlaista mielenkiintoa tehdä saman? Keskeytyskulttuuri menestyy, kun pomo kohtelee kansalaistensa aikaa ja keskittymistä halvan hyödykkeen tavoin.

Luuletko saavasi olla syyllinen myös ajankäytöstä? Tässä on muutamia vinkkejä:

1. Motivoi muutosta laskemalla tapaasi kustannukset.

Arvioi konservatiivisesti, että jokainen työntekijä menettää keskeytyksensä kaksi tuntia päivässä. Lisää ne tuottamattomat dollarit tunnissa. Tai laske se tällä tavalla: Jos työpaikkani on tyypillistä, työntekijät menettävät kolme tai viisi tuntia päivässä. Joten jos eliminoisimme keskeytykset kokonaan, voisimme saavuttaa noin 30–40 prosenttia vähemmän työntekijöitä - tai ne, jotka meillä ovat, voisivat tuottaa enemmän työtä. Asia on, laita siihen lyijykynä, jotta päättäväisyytesi muistaa miksi sinun on muututtava.

2. Tarkista etuoikeutesi ovella.

Vaaditko tahattomasti johtohenkilön etuoikeutta vaatia työntekijöidesi huomiota ottamatta ensin huomioon heidän tarpeitaan? Jos näin on, vaihtaminen ei ole aluksi helppoa. Et olisi pomo, jos et olisi halukas tarttumaan niskaasi, ajamaan eteenpäin, ylittämään esteitä ja ottamaan riskejä missä muut eivät. Joten oppiminen lieventämään innostumistasi ja aikaa taisteluisiisi vie jonkin verran vakavaa itsehavaintoa ja harjoittelua.

3. Älä mene yksin.

Keskustele työntekijöiden kanssa siitä, miten aiot muuttaa ja miksi. Käynnistä heidän yhteistyönsä. Opettakaa heille, kuinka reagoida teihin, kun liu'utat (koska teette niin. Minä teen, ja olen kirjaimellisesti "kirjoittanut kirjan").

Muista, että he eivät koskaan sano: “Ei, pomo, olen liian kiireinen, jotta sinut häiritsisi!” Sinun on autettava heitä ideoilla, joilla voit houkutella sinua kohteliaasti tavalla, joka palvelee molempia, kuten “Toki, pomo, Voin tehdä sen nyt, mutta olin tosin vain muutaman tunnin kuluttua eilen pyytämäsi raportin valmistumisesta. Se on melko monimutkaista, joten meillä molemmilla saattaa olla parempi ratkaisu, jos kääritän sen ensin. Sitten soitan sinulle viimeistään kello 3:00, valmis antamaan uutta ideasi jakamattomaan huomioni. Toimiiko se sinulle? ”

4. Kun olet rikkonut keskeytymistapansa, katso ympärillesi. Onko muita yrityksiä avustajia keskeytyksen kulttuuriin?

Nykypäivän suosittu avoin pohjaratkaisu voi vaikuttaa, etenkin jos ei ole riittävästi hiljaisia ​​paikkoja ja sääntöjä toistensa keskittymistarpeen huomioimisesta. Toinen asia on liiallinen huomioiminen erilaisiin keskeyttäviin laitteisiin ja hälytyksiin. Kysy jälleen kerran työntekijöitä keksimään paras ympäristö keskittymistarpeisiinsa.

Onko työpaikallasi myrkyllistä? Opi 4 tapaa, joilla voit muuttaa työkulttuurin inspiraation omaavaksi.