Tulevaisuus on nyt: virtuaalitoimiston todellisuus

Ajatus astua hologrammiin kuukausittaiseen henkilöstötapaamiseen saattaa edelleen vaikuttaa kaukaiselta useimmille pienyritysten omistajille, mutta laajakaistan laadun ja käytettävissä olevan tekniikan parannukset laajentavat virtuaalisia kokousmahdollisuuksia loimen nopeudella.

Silti, jopa virtuaalimaailmassa, on parasta katsoa kovasti ennen hypätä. Olitpa NASA valloittamassa Star Trek -julkaisun holodekkia kouluttaaksesi astronauteja, tai aloitteleva yrittäjä, joka kamppailee kommunikoimaan etäkumppanien tai asiakkaiden kanssa, ensimmäisen askeleen kasvavaan virtuaalimaailmaan pitäisi tehdä kotitehtäväsi löytääksesi sopivin ja kustannustehokkain -tehokas ratkaisu sinulle. Ensinnäkin, tässä on peruste saatavilla olevalle tekniikalle.

Yksinkertaisimmassa merkityksessä virtuaalinen kokous on puhelu kahden tai useamman ihmisen välillä. Hyvä ääni on välttämätöntä menestykseen. Seuraava vaihe on joko työpöytä- tai kiinteän aseman suoratoistovideo- ja tiedonjakoprosessi, joka voidaan suorittaa yksinkertaiselta - kuten suositut Skype-ohjelmat - kehittää. Kun aloitat korkealaatuisen videon ja yhtenäisen näytön lisäämisen - mikä periaatteessa varmistaa, että kaikkien kasvot ovat samankokoiset ja että kaikki voivat luoda virtuaalisen silmästä -yhteyden -, järjestelmät tulevat hieman monimutkaisemmiksi ja kalliimmiksi.

Kolmiulotteinen tekniikka tai ”upotus” -tekniikka sallivat osallistujien päästä kokoukseen ikään kuin he olisivat osa videopeliä. ”Second Life” -teknologia, monen käyttäjän virtuaalinen 3D-ympäristö, sisältää avatarit tai merkit, jotka osallistujat muotivat edustamaan itseään navigoidessaan virtuaalimaailmassa. Kun otetaan huomioon kaikki nämä nykyään saatavilla olevat asiat, auditorio, joka on täynnä hologrammeja, joihin osallistujat astuvat (ajattelevat galaktista senaattia Tähtien sotissa), ei tunnu niin kaukaa haetulta tai tieteelliseltä kuin koskaan.

Homecare Homebase, kymmenen vuotias Dallas-yritys, joka tarjoaa web-pohjaisia ​​ohjelmistoratkaisuja kotihoidon teollisuudelle, säästää huomattavia matkakustannuksia yhdistämällä Dallasin pääkonttorin henkilökunnan ja projektipäälliköiden Prospectiin, Kentuckyssa, Louisvillen esikaupungissa sijaitsevaan Prospect-teknologiaan. virtuaalikokouksen kautta. "Vietimme noin 20 000 dollaria kuukaudessa perustason matkakuluihin Dallasin ja Kentuckyn välillä", kertoo yhtiön päästrategiajohtaja Guy Conces. "Laadukkaan videojärjestelmän avulla olemme päässeet siihen ja säästäneet siellä huomattavasti rahaa."

Tällaisten järjestelmien kustannukset ja ohjelmistotarpeet ovat korkeat. Mutta ne voidaan korvata säästöillä matkakuluissa, jotka muuten aiheutuisivat kauaskantoisille joukkueille, jotka tarvitsevat vuorovaikutusta. Lisäksi, jos fyysiselle yrityksen pääkonttorille ei ole tarvetta, käynnistyksen yhteydessä voi havaita, että on kustannusten arvoinen aloittaa virtuaalinen, animoitu pääkonttori, johon ihmiset pääsevät ympäri maailmaa.

Yritykset ovat todellakin käyneet virtuaalista tietä viime vuosina, etenkin vuoden 2009 talouskriisin jälkeen, joka sai yrityksiä pienentämään matkabudjettia ja etsimään aggressiivisesti vaihtoehtoja henkilöiden välisille kontakteille, paikan päällä järjestettäville koulutustilaisuuksille ja fyysisille kauppatapahtumille. Äänen ja videon laadun ja toimitusnopeuden parannukset sekä virtuaalisten työkalujen kehitys ovat mahdollistaneet kohtuuhintaisia ​​tapoja kiertää kalliita matkakustannuksia.

Huipputekniset yritykset, jotka osallistuvat virtuaaliteknologioiden ja niihin liittyvien ohjelmistotukien käyttöönottoon - Hewlett-Packard, Second Life, Adobe, Cisco, IBM, Microsoft, Citrix ja vastaavat - ovat edelläkävijöitä malleissa, joilla vältetään monia virtuaaliselle sudenkuoppaan liittyviä sudenkuoppia.

Virtuaaliaika

Yksi yritys, joka pakotettiin virtuaalimaailmaan, kun talous nousi vuonna 2009, oli Planview, Texasissa toimiva salkunhallintaratkaisujen yritys, joka tarjoaa pääasiassa huipputason asiakkaille yritysohjelmistoja. Kun asiakkaat peruuttivat suunnitelmansa osallistua yhtiön vuotuiseen henkilökohtaiseen käyttäjän konferenssiin, "Yritimme selvittää, mitä tehdä - peruutammeko, kokeillako jotain verkossa?", Kertoo verkko- ja luovien palveluiden johtaja Kimberly Stone.

Harkitsetko verkkokokouksia? Harkitse tätä.

1. Mihin käyttötapoihin tarvitset ratkaisuja? Kuinka monta on ulkoisia? Sisäinen?

2. Hakekaa alan näkemyksiä eri ratkaisuvaihtoehtojen vahvuuksista ja heikkouksista.

3. Keitä vaihtoehdot kahteen tai kolmeen ratkaisuun ja tee ilmainen kokeilu. Testaa jokainen siitä, kuinka ratkaisu vastaa tarpeitasi.

4. Ajattele laajempia käyttötapoja. Yritä selvittää, kuinka vastata kaikkien organisaation jäsenten tarpeisiin verrattuna osajoukkoon, joka vastaa ryhmän energiankäyttäjien kriteereihin.

5. Rakenna organisaatiollesi sopiva lisenssisopimus.

”Emme oikein ymmärtäneet, mikä virtuaalinen tapahtuma oli tuolloin. Menin Virtual Edge -huippukokoukseen tutkimaan vaihtoehtojamme ja pystyin palaamaan todellisilla ideoilla, kuinka virtuaalisuunnitelmat voisivat vastata tarpeisiimme ”, hän sanoo. 350 työntekijän yritys, jolla on toimistoja ympäri maailmaa, suunnitteli virtuaalisen version vuotuisesta live-tapahtumastaan. ”Luettelimme tapahtuman kaikki komponentit käytäväkeskusteluihin saakka nähdäksemme, kuinka voimme luoda virtuaalisen alustan uudelleen. Puhuimme tapahtumatavoitteistamme ja kehitimme ominaisuusmatriisin ja arvioimme sitten myyjiä kyseisen matriisin perusteella.… Oikea käyttökokemus ja helppokäyttöisyys olivat välttämättömiä matriisillemme. ”

Planview: n ja Unisfairin, joukkueen, jonka se palkkasi auttamaan tapahtuman tuottamisessa, joukkueet tekivät yhteistyötä ja lopputulos oli valtava menestys - osallistujamäärän lisääntyminen 250 prosentilla live-tapahtumaan nähden. Planview palasi live-tapahtumiin ensi vuonna, mutta tutkii nyt hybridiä.

Organisaation optimaalisten virtuaalivaihtoehtojen tutkiminen vie tutkimusta, kuten mikä tahansa osa liiketoimintasuunnitelmaa. "Yritetään vertailla virtuaalisia ohjelmistovaihtoehtoja on kuin omenoiden, appelsiinien, persikoiden ja luumujen vertaaminen", sanoo Michael Doyle, vuonna 2008 perustetun Virtual Edge Institute -yrityksen perustaja ja toimitusjohtaja. Järjestö auttaa yrityksiä hyödyntämään tekniikkaa yleisen tapahtumakokemuksen ja tuottaa tuloja. ”Se mitä sanomme ihmisille heidän tekevän, on ensin selvittää, mitä he haluavat saavuttaa. Yksi ohjelma voi olla hyvin erilainen kuin toinen, vaikka molemmat kuuluisivat yritysluokkaan. ”

Kartoitetaan se

Useimmille yrityksille virtuaalisuunnittelu alkaa pienestä mittakaavasta. Mutta olipa se sitten ensin luonnosteltu kokoushuoneen plasmatelevisioon, valkotauluun, kannettavaan tietokoneeseen tai vanhan koulun lailliseen alustaan, polun virtuaalimaailmaan tulisi alkaa organisaation tiekartalla, joka ilmoittaa, kuka haluaa tehdä mitä - tehtävät, viestintä, kuinka monta ihmistä otetaan mukaan jne. Tämä kartoitus johtaa suoraan sellaisiin laitteisiin, jotka tukevat näitä tarpeita, selittää HP: n Halo-päätutkija Mark Gorzynski, joka luo upeita videoneuvotteluhuoneita, joita pääasiassa käyttävät suuret valmistajat ja suuret pelaajat rahoitus-, terveys- ja vakuutusalalla.

Pienempien organisaatioiden on mietittävä käyttötapauksiaan harkittaessaan verkkoneuvotteluteknologiaa, sanoo Adobe Londkin, joka tarjoaa Adobe Flash -tekniikkaan perustuvien verkkoneuvotteluratkaisujen tarjoamiseen verkkokokouksia, eLearningia ja webinaareja, johtava Michael Londgren. kaikki koot.

”Onko tärkeätä päästä ihmisiin organisaation sisällä tai sen ulkopuolella tai molemmille?” Hän kysyy. Pitäisikö yksilöiden tai ryhmien päästä helposti mukaan kokouksiin ilman, että lataat lisäohjelmia? Onko tärkeätä tukea erilaisia ​​mobiililaitteita? Onko tärkeää jakaa useita erilaisia ​​sisältötyyppejä? Onko tärkeää perustaa kokoushuone erilaisiin käyttötarkoituksiin verrattuna siihen, että jokaisella kerralla on upouusi kokoushuone?

Selvittääkseen yrityksen virtuaaliset tarpeet, Gorzynski ja HP ​​Experience Design Manager Mike Derocher jakavat kokousten tavoitteet neljään toimintoon.

Sosiaalistuminen: Ryhmä ihmisiä kokoontuu vain tuntemaan paremmin toisiaan tai luomaan luottamusta.

Koordinointi: Ryhmä ihmisiä yrittää tehdä yksinkertaisen tehtävän, kuten esimerkiksi synkronoida aikataulut.

Yhteistyö: Ryhmä kysyy ihmisiltä mielipiteitään tai jakaa taloudellisia tietoja, vastaa kysymyksiin tai saa palautetta. Todellinen vuoropuhelu tapahtuu.

Todellinen yhteistyö: Ryhmä ihmisiä luo uutta sisältöä ja tuottaa tietoa yhdessä.

"Osa tästä on tietokeskeistä ja osa siitä ihmiskeskeistä", Gorzynski sanoo. ”Ääni on kaiken valuutta; et voi tehdä paljon ilman hyvää äänijärjestelmää. Koordinointia varten tarvitset yksinkertaista dataa diojen jakamiseen, joten tarvitset hyvän verkkoneuvottelujärjestelmän ja äänikanavan. Se on kaikki mitä tarvitset. Kun pääset yhteistyöhön ja yhteistyöhön, alat monimutkaista tietoja, ja se auttaa pystymään tekemään useampaa kuin yhtä asiaa kerrallaan ja omaamaan tarvitsemiasi tietotyökaluja; Esimerkiksi, voitko jakaa sovelluksesi onnistuneesti? ”

Kasvot ovat tärkeitä

Käytettävissä olevien yhteistyö- tai verkkoneuvotteluohjelmistojen arviointi tarpeidesi suhteen voi tarjota ohjeita.

"Toinen asia, joka tapahtuu, on se, että seurustelu tulee entistä tärkeämmäksi näissä muissa kokouksissa", Gorzynski sanoo. "Silloin videon merkitys alkaa tulla näkyviin - esimerkiksi yhteistyökokouksessa ihmisten kasvojen näkeminen tulee entistä tärkeämmäksi."

Hän sanoo, että työpöytäratkaisut ovat yleensä hienoja sosialisointiin ja koordinaatioon, mutta eivät yhtä tehokkaita yhteistyön ja yhteistyön kanssa. ”Oletetaan esimerkiksi, että tapaat toisen yrityksen toimitusjohtajan kanssa kumppanuutta tai yrityskauppaa. Työskentelet verkkokameran parissa ja näytät hieman epäammattimaiselta. Soitat ruokasalistasi tai väärin valaistuista kokoushuoneista, ja näytät siltä, ​​että kamera paistaa nenääsi. Pöytäkonferenssit menettävät nopeasti viehätysvoimansa. ”

Valaistus, tausta ja kameran sijainti ovat kriittisiä ammattimaiselle näytölle mediaa käytettäessä, Gorzynski sanoo. Harkitse sijoittamista parempaan kameraan, tasapainoisempaan tasavalaistukseen, puhtaaseen taustaan ​​ja kokeile, mihin kamera tulisi asentaa, hän ehdottaa. ”Kamera tulisi asettaa silmästä silmään - jos käytät kannettavaa tietokonetta, se tarkoittaa kameran työkalun nostamista silmäkorkeudelle. Jos olet tehnyt kaiken tämän suunnittelun, olet todennäköisesti 90 prosenttia muista yrittäjistä edellä, sijoittamatta kaikenlaista rahaa. ”

Verkkokokoukset ovat koko järjestelmän selkäranka, hän sanoo. ”Voit muodostaa yhteyden äänen ja datan kanssa milloin tahansa. Kerrostat parempia videoita, koska tarvitset hienostuneempia kokouksia. Suurin osa pienistä ja keskisuurista yrityksistä kääntyy ensin halpaverkkopohjaisiin verkkopohjaisiin järjestelmiin, jotka palvelevat niitä hyvin osaan heidän kokoontumistarpeistaan. Suurilla videojärjestelmillä on etuna seurustelu ja yhteistyö, jotka vaativat tarkkaa huomiota sosiaaliseen dynamiikkaan. Yritysten tulisi kääntyä näiden puoleen vahvistaessaan tarvetta rakentaa kokousympäristöjä tukemaan seurustelua ja etäyhteistyötä. "

Ja älä unohda, Derocher lisää, että helppokäyttöisyys on kriittinen käyttöasteelle.

Nyt kun olet valmis virtuaalisiin kokouksiin, tässä on viisi vinkkiä sen onnistumiseen.